Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: onsdag den 20. december 2017 kl. 08:30
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Britta Boel, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard
Fraværende: Side 681 Punkt 308 Lars Peter Mosgaard deltager i mødet kl. 9.00-9.30
Referent:Charlotte Kirk Larsen
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
308
Opstart af nyt Byråd og udvalg
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/13788, Sagsinitialer: anel

Sagsfremstilling

Pr. 1. januar 2018 træder det nye Byråd samt udvalg i funktion.

 

For at sikre det bedst mulige udgangspunkt, bedes Direktionen drøfte opstarten – både for Byrådet som helhed samt i udvalgene.

Anbefaling

Kommunaldirektøren anbefaler,

at Direktionen drøfter opstartsforløbet for nyt Byråd og udvalg

Beslutning Direktionen den 20-12-2017

Punktet blev drøftet.

309
Finansloven 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/13532, Sagsinitialer: mope

Sagsfremstilling

Regeringen og Dansk Folkeparti har indgået Aftale om finansloven for 2018.

 

Parterne er enige om at gennemføre nye initiativer på følgende områder:

Bedre sundhed

Styrket ældrepleje

Udlændinge

Tryghed og sikkerhed

Skatteinitiativer

Infrastruktur

Et bedre skattevæsen

Fair og lige konkurrence på arbejdsmarkedet

Trepartsaftale om styrket og mere fleksibel voksen-, efter- og videreuddannelse

Styrkelse af dansk kulturarv

Uddannelse

Grønland og færøerne

Øvrige initiativer

Finansiering

Anbefaling

Kommunaldirektøren anbefaler,

at Direktionen drøfter Finansloven for 2018

Beslutning Direktionen den 20-12-2017

Punktet blev drøftet.

310
Databeskyttelsesrådgiver og IT-Sikkerhedsopgave
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/12390, Sagsinitialer: lmos

Sagsfremstilling

EU har vedtaget en ny databeskyttelsesforordning, der træder i kraft den 25. maj 2018.

Justitsministeriet har desuden udsendt udkast til dansk lov, der supplerer EU forordningen. Ministeriet har endvidere annonceret nærmere vejledning til forordningen i løbet af efteråret 2017 og foråret 2018.
 

EU’s Persondataforordning bygger grundlæggende på de nuværende regler i den danske persondatalov, men stiller desuden væsentlige nye krav til både private som offentlige organisationers arbejde med persondatasikkerhed.

Samtidig må det konstateres, at Varde Kommune – ligesom en række andre offentlige og private organisationer – har et efterslæb, når det kommer til overholdelse af de administrative regler og procedurer i den danske persondatalov.

Implementeringen af EU-Persondataforordningen i Varde Kommune vil derfor kræve væsentlige ressourcer og stor ledelsesopmærksomhed i de kommende år, både i fagforvaltningerne (der anvender persondata) og i Centralforvaltningen, der har det overordnede ansvar for kommunens persondatasikkerhed.

 

De væsentligste nye tiltag i EU Persondataforordningen er:

-Bødestraf ved overtrædelse af forordningen

-Krav om gennemførelse af en dataflow-analyse, der skal give et overblik over organi-sationens persondata, samt de personer, processer og systemer, der håndterer dem

-Krav om ansættelse af en databeskyttelsesrådgiver ”Data Protection Officer” (DPO), dvs. en person, der har det overordnede ansvar for organisationens persondatasikkerhed

-Større opmærksomhed på persondatasikkerhed ifm. implementering af nye processer og systemer (”Privacy by design” og ”Privacy by default”)

-Øgede krav til risikostyring, herunder afdækning af betydning for den registrerede borger ved implementering af nye processer og systemer (Privacy Impact Assesment)

-Krav om underretning til Datatilsynet indenfor max 72 timer efter en persondata lækage

-Større krav til styring og procesdokumentation af organisationens egenkontrol.

 

Allerede i dag er der opgaver indenfor It sikkerhed, som udføres i It & Digitalisering.

Grundet omlægninger i afdelingen og besparelser, er hovedparten af disse opgaver i den seneste periode varetaget af It & Digitaliseringschefen i mangel af medarbejderressourcer.

Forvaltningens vurdering

Udgangspunktet er, at en stor del af EU Persondataforordningen vil være opfyldt ved overholdelse af ISO 27001, der er en international standard for styring af it-sikkerhed.

Varde Kommune har påbegyndt en omlægning fra DS484 til ISO27001, som dog ikke er fuldført.

 

Da Varde Kommune anvender store mænger persondata i løsningen af kommunens opgaver, kræver forberedelsen til at efterleve den nye forordning dedikerede ressourcer.

En markant opprioritering af IT-sikkerhedsarbejdet, er en forudsætning for at kunne efterleve kravene fra persondataforordningen.

 
Hovedopgaverne er oplistet nedenfor:

 

Opgaver for hhv. IT-sikkerhedsfunktionen og Databeskyttelsesrådgiveren

 

IT-sikkerhed:

Deltage i KL sikkerhedsprogram frem til 2020

Oprette og vedligeholde fællesfortegnelser jf. Artikel 30, stk. 17

Vedligeholde systemoverblik i samarbejde med systemejere

Risikovurdere systemer i samarbejde med systemejere

Foretage leverandørstyring mhp. efterlevelse af indgåede kontrakter og databehandleraftaler i samarbejde med systemejere

Sikre korrekt anvendelse af KLE-numre. KL Emnesystematik (KLE) er en retskildebaseret kommunal taksonomi (journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven (handlingsfacetterne) på den enkelte sag. KL Emnesystematik tilstræber til enhver tid at reflektere den del af den danske lovgivning, der omfatter den kommunale forvaltning. 

Det er forvaltningens vurdering, at der hos nogle ansatte mangler forståelse for vigtigheden af en korrekt journalisering hvilket forventeligt betyder, at kvaliteten ikke er på et tilstrækkeligt niveau for at kunne efterleve de skærpelser som persondataforordningen kræver.

Færdiggøre omlægning af IT-sikkerhedspolitik fra DS484 til ISO27001.

Rådgive om og sikre at nye processer/systemer følger forordningens krav (eks. ”Privacy by design” og ”Privacy by default”).

Opbygge og vedligeholde årshjul for sikkerhed for at sikre løbende overholdelse af forordningen.

Opbygge og vedligeholde overordnet beredskabsplan samt teste i henhold til planen.

Ansvar for uddannelse i sikkerhed og awarenes aktiviteter.

Sikre systematiske målinger i samarbejde med systemejere.

Forestå årlig afrapportering til Sikkerhedsudvalget (direktion). 

 

Databeskyttelsesrådgiver

Projektleder for implementering af databeskyttelsesforordningen i Varde Kommune

Deltage i undervisning med henblik på certificering til ISO

Orientere og rådgive organisationen om forpligtelser som følge af forordningen

Overvåge at forordningen overholdes

Rådgive system-/dataansvarlige om risiko-/konsekvensanalyser

Være bindeled til relevante myndigheder og eksterne samarbejdspartnere

Samarbejde med og fungere som kontaktperson til tilsynsmyndigheden

Være kontaktperson for registrerede personer ved spørgsmål om behandling af deres oplysninger. 

 

Tidsforbruget vurderes ligelig fordelt mellem sikkerhedsarbejdet og arbejdet som databeskyttelsesrådgiver.

 

Rollen som databeskyttelsesrådgiver er en beskyttet og uafhængig funktion.

Det er eksplicit nævnt i forordningen, at hvervet som databeskyttelsesrådgiver ikke kan bestrides af HR eller IT-chef, men vurderingen fra Kommunernes Landsforening er, at referencen for funktionen godt kan ligge hos f.eks. IT-chefen, der dog ikke kan have nogen instruktionsbeføjelser ift. rollen som databeskyttelsesrådgiver.

Referencen vil på dette område skulle være til kommunaldirektøren, kommunalbestyrelsen eller et særligt sikkerhedsudvalg, hvor bl.a. kommunaldirektøren deltager for at sikre uafhængighed.

Flere kommuner har valgt en placering – herunder Esbjerg – hvor databeskyttelsesrådgiveren har reference til IT-chefen, mens København har valgt en placering i kommunens interne revision.

 

Ressourcebehovet i forbindelse med forberedelse til og efterlevelse af Persondataforordningen afhænger generelt dels af kommunens størrelse og dels af hvordan man i forvejen har grebet arbejdet an med efterlevelse af de nuværende regler om IT-sikkerhed.

I andre kommuner af sammenlignelig størrelse (Billund og Vejen), har man oplyst, at det anslåede ressourceforbrug til både IT-sikkerhedsopgaver og funktionen som databeskyttelsesrådgiver udgør 1 årsværk, fordel på ½ årsværk til hver del.

I Esbjerg kommune har man netop ansat en databeskyttelsesrådgiver, og anvender samlet set 2 årsværk på opgaver med IT-sikkerhed og implementering af persondataforordningen.

 

Forvaltningen har afsøgt muligheden for at etablere et samarbejde med Esbjerg om databeskyttelsesrådgiver funktionen, hvilket ikke er muligt.

 

Endvidere er muligheden for at få opgaven varetaget eksternt undersøgt. BDO har i den forbindelse oplyst, at der ikke er andre kommuner der har valgt at købe opgaven hos dem, og at opgaven vil koste mellem ¾ -1 årsværk hvis opgaven skal løses i deres regi. Dertil vil komme interne ressourcer i organisationen. Det vurderes derfor, at denne løsning samlet set vil betyde et større ressourceforbrug for kommunen.

 

 

Organisering:

Det er forvaltningens vurdering, at arbejdet for at nå det overordnede formål – at implementere og efterleve databeskyttelsesforordningen i Varde Kommune til ikrafttrædelse 25. maj 2018 – bør organiseres og faseinddeles:

 

Fase 

Leverance

Fase 1: Indledende overblik og planlægning

Kommissorium + oprettelse af projektorganisation

 

Fase 2: Kortlægning af persondatabehandling

 

Overordnet kortlægning af behandlingsaktiviteter i Varde Kommune

 

Fase 3: Gap-analyse

 

Afdækning af hvor Varde Kommune har udfordringer i forhold til at efterleve persondataforordningen

 

Fase 4-5: Fastlæggelse af indsatsområder og implementering

 

Udarbejdelse af handlingsplan på baggrund af de identificerede indsatsområder og implementering

 

 

Fase 6: løbende kontrol

 

Notat om roller og ansvar for løbende compliance + overdragelse

 

 

Projektledelsen og opgaverne i de enkelte faser skal primært varetages af databeskyttelsesrådgiveren, hvortil kommer et vist ressourcetræk på forvaltningsniveau.

Der vil over tid skulle investeres i forskellige værktøjer, efteruddannelse af databeskyttelsesrådgiveren samt løbende opfølgning på overholdelse af forordningen, hvorfor der også efterfølgende løbende bør afsættes budgetmidler.

 

Der forventes ikke DUT på implementering af forordningen, da EU sager normalt ikke kompenseres. Hvorvidt der vil bliver DUT-reguleret som følge af kommende ændringer af persondataloven vides ikke endnu.

Retsgrundlag

Europa-Parlamentets og Rådets forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger Artikel 15 (Databeskyttelsesforordningen).

Økonomi

Beløb i 1.000 kr.

2018

2019

2020

2021

Databeskyttelsesrådgiver/IT-sikkerhedsfunktion

 

Løbende overholdelse

 

400

 

100

 

400

 

100

 

400

 

100

 

400

 

100

 

 

Det vurderes, at udgiften ikke vil kunne finansieres indenfor rammerne af det nuværende budget i It & Digitalisering, som netop er reduceret med 500 tkr årligt som en del af besparelseskataloget.

 

Forvaltningen fraråder, at anvende midlerne dedikeret til monopolbrudsprojekter, da disse midler tidligere er afsat specifikt til projektansættelse af ressourcer til monopolbrudsaktiviteter.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Udvalget for Økonomi og Erhverv,
at der etableres en IT-sikkerhedsfunktion anslået til et ½ årsværk, samt en databeskyttelsesfunktion anslået til et ½ årsværk (samme person)
at funktionerne placeres i Digitalisering og IT med reference til Digitalisering- og IT-chefen.

at udgifterne til finansiering fra 2019 og frem drøftes på budgetkonferencen 2018.

at finansiering i 2018 afholdes med 300.00 kr. indenfor rammen i IT & Digitalisering, og 200.000 fra uforbrugte midler i forbindelse med årsafslutning for 2017.

at der etableres et projekt som beskrevet, under ledelse af funktionen som It-sikkerhed og databeskyttelsesrådgiver

Beslutning Direktionen den 20-12-2017

Anbefalingen blev godkendt.

Direktionen anmoder forvaltningen om, at afdække mulighederne for at etableret samarbejde med andre kommuner om databeskyttelsesrådgiverfunktionen.

 

311
DEKTIP 2017 - Handlingsplan
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/7816, Sagsinitialer: ledr

Sagsfremstilling

TIP Benchmarking 2017

Digitalisering og IT har i foråret 2017 bedt IT Optima gennemføre en it-analyse (TIP Benchmarking) af it-servicen i kommunen. Analysen gennemføres hvert 3. år.

 

Formålet med benchmarking-analysen er at opgøre kommunens samlede omkostninger til it samt at skabe en dyb indsigt i brugernes oplevelse af it-servicen.

 

Ved hjælp af benchmarking af resultaterne med andre kommuner afdækkes det, om niveauet i Varde Kommune er højere eller lavere. Dermed etableres et solidt grundlag for fremtidige it-beslutninger.

 

Analysen

Fokusområdet for denne undersøgelse er brugernes evaluering af it-servicen og omkostningerne hertil.

 

Rapporten er tidligere sendt til Direktionen og gennemgået på direktionsmødet den 5. oktober 2017.

Analysen har en række punkter, der giver anledning til at justere måden vi driver vores IT-afdeling, både internt i afdelingen, men også i forhold til den øvrige organisation.

 

Herunder IT-Optima’s anbefalinger og fokusområde:

 

 

Fokusområde

Problembeskrivelse

Forslag til forbedringer

 

It-drift

Lange svartider med nogle systemer – se skema herunder

Dialog med leverandør om muligheder

 

Support på systemer

Mange brugere ved ikke, hvor de skal henvende sig for at få support på systemerne.

Klarlæg supportstrukturen og informer brugerne

 

Support på udstyr

Brugerne er mindre tilfredse med supporten på næsten alt udstyr

Undersøg servicemin-dedhed blandt support-medarbejderne.

Indfør spørgeskema til brugerne om leveret service efter endt behandling

 

Digitalisering og procesunderstøttelse og samarbejde med forretningen

Stort behov for ny funktionalitet med systemerne og samarbejde

Tjek brugernes kommentarer og se om der er gode forslag, som skal vurderes

 

Brugernes vurdering af de forskellig systemer:

 

 

Forvaltningens vurdering

Handleplan:

 

Fokus område 1 - IT-Drift:

Der er allerede løsninger på vej vedr. flere af ”de røde felter” i ovenstående skema. KMD Structura, DUBU, KMD Opera, og TK2 er systemer, hvor de enkelte fagområder/afdelinger selv har kontakt med leverandørerne, og flere af systemerne bliver erstattet af nye versioner eller helt andre systemer (Struktura afløses af Acadre Atom, DUBU er i fællesoffentligt udbud, KMD Opera forventes afløst af KMD Momentum.

 

GIS systemet tilhører Digitalisering og IT og her er der en god og positiv udvikling.

 

Fokus område 2 - Support på systemer:

Digitaliserings- og IT-afdelingen er i gang med at etablere et nyt sagssystem, med en tilhørende selvbetjeningsportal. Vi forventer at den nye selvbetjeningsportal vil løse flere at problemstillingerne som nævnt i fokusområde 2.

 

På selvbetjeningsportalen vil der være et punkt, der hedder ”support” – herunder vil der bl.a. være en mulighed for at se, hvor man kan få support på de enkelte systemer. Ligesom det vil være nemt at finde svar og løsninger, da der også er en vidensdatabase, som er meget let tilgængelig og let at søge på.

 

Brugerne skal oprette sager til Servicedesk fra selvbetjeningsportalen, hvilket betyder, at man som bruger jævnligt vil besøge siden og derfor blive fortrolig med den.

Fokus område 3 - Support på udstyr:

I den nye selvbetjeningsportal er der en indkøbsportal med mere specifik information om de ting, man kan købe herunder:

 

Leveringstid

Hvordan leveres varen

Hvad forventes der at brugeren selv skal gøre og hvad gør Digitaliserings- og IT-afdelingen (forventningsafstemning)

Hvilke valgmuligheder der er indenfor den enkelte vare – f.eks. en ny bærbar PC.

 

Vi vurderer, at det vil være med til at give bedre service, da en stor del af kommentarerne i undersøgelsen viser, at man som bruger ofte er usikker omkring, hvordan man bestiller og får ting leveret.

 

Desuden har vi i Servicedesk talt meget om, at vi skal være imødekommende over for brugerne. Nye og midlertidige medarbejdere (som vi har en del af i Servicedesk), skal have en god instruktion i, hvordan vi kommunikerer med brugerne, inden de begynder at ”ekspedere kunder”.

 

Fokus område 4 - Digitalisering og procesunderstøttelse og samarbejde med forretningen:

Ud fra DekTip undersøgelsen kan vi se, at ”forretningen” efterspørger et tættere samarbejde med IT afdelingen.

 

På den baggrund vil vi arbejde på,

at opstille et forslag til en Governancemodel, en samarbejdsmodel og skabe klarhed i og omkring ledelsesstrukturer, der til sammen skaber en handlingsplan for en styrkelse af de digitale ledelseskompetencer i Varde Kommunes organization,

at styrke og optimere Digitalisering og IT til at håndtere både de kendte og ukendte udfordringer,

at skabe en tydelig strategi for IT Service Management, hvor målet er at øge værdien i IT-serviceleverancerne gennem en smartere tilgang til design (af de ydelser Digitalisering og IT leverer), herunder levering og styring af ydelserne,

at tænke udvikling gennem en god samskabelsesproces med fagforvaltninger, afdelinger og øvrige interne/eksterne interessenter. Nøgleordet er merværdi ved at skabe nyt frem for at reproducere det allerede eksisterende.
Ledergruppen i IT-afdelingen er i gang med denne proces.

IT- og Digitaliseringsafdelingen vil 2-4 gange om året have et status- og udviklingsmøde med de forskellige fagområder.

Der skal være en samarbejdsmodel, således der bliver forventningsafstemt med fagområderne, inden et projekt går i gang. En IT-person skal deltage i projektgruppen fra start.

Der skal etableres en Servicearkitektur, så fagområderne oplever, at Digitalisering og IT og service på tværs af organisationen hænger bedre sammen. Derfor skal der opbygges en fælles servicearkitektur for sikker og effektiv deling af tværgående viden og processer.

Som sparring og proceskonsulent har Digitalisering og IT indledt et samarbejde med konsulent firmaet BusinessNow, som har erfaring fra lignende opgaver.

 

Scoren i DekTip undersøgelsen er ikke så høj som vi kunne ønske, derfor laver vi disse tiltag og forventer, at det vil give et bedre resultat næste gang, men vi vil gerne pointere, at vi er en af de billigste IT-afdelinger i undersøgelsen.

Økonomi

Omkostninger afholdes af budget i Digitalisering og IT.

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,
at der tages stilling til forvaltningens handlingsplan

Beslutning Direktionen den 13-12-2017

Handlingsplanen blev taget til efterretning.

 

Fokusområde 4 ønskes uddybet, hvorfor Lars Peter Mosgaard deltager i næste direktionsmøde.

Beslutning Direktionen den 20-12-2017

Punktet blev taget til efterretning.

312
Nye retningslinjer og procedurer for Byrådets Udviklingspulje
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/6389, Sagsinitialer: sigj

Sagsfremstilling

Byrådet afsætter hvert år et beløb til udviklings-projekter eller -aktiviteter i Varde Kommune. Der kan enten søges om et sponsorat eller Udviklingspuljemidler.
Sponsoraftaler kan deles op i to forskellige slags; én i forbindelse med sport og én i forbindelse med kultur og social ansvarlighed.
Det foreslås, at kriterierne for indgåelse af sponsoraftaler indenfor sport revideres, således at kriterierne skærpes.
Det foreslås endvidere, at ansøgningsproceduren for begge slags ansøgninger, sponsorater og udviklingspuljeansøgninger, digitaliseres for at fremme brugervenligheden samt fremme en ensartet sagsbehandling og vurdering af ansøgninger. 

Alt efter hvilken form for bevilling eller aftale der søges om, foreligger der forskellige ansøgningskriterier.
 

Sponsoraftaler
 

Definition af en sponsor & et sponsorat
 

Definitionen på en sponsor er en enkelt person, en juridisk person eller, som oftest, et firma, der dækker økonomiske udgifter i forbindelse med (eksempelvis) sport for til gengæld at blive promoveret og associeret med den givne begivenhed. Et sponsor kan også være repræsentant for aktiviteter og foreninger indenfor kultur og social ansvarlighed.

Et sponsorat er et pengebeløb, der gives til en forening til gengæld for en konkret modydelse, hvilket oftest er reklameplads og markedsføring. Et sponsorat er således en gensidig bebyrdende aftale (jf. kodeks for sponsoraftaler dok.nr. 7875-15).

 

Sponsoraftale
 

På nuværende tidspunkt findes der overordnet set to typer af sponsoraftaler som Varde Kommune indgår i: én i forbindelse med sport og én i forbindelse med kultur og/eller social ansvarlighed.
Det foreslås, at kriterierne for indgåelse af sponsoraftalen for sport revideres således kriterierne skærpes.
 

Sponsoraftale med forening/aktiviteter indenfor kultur og social ansvarlighed
 

Sponsoraftaler med foreninger/aktiviteter indenfor kultur og social ansvarlighed screenes ud fra eksisterende kodeks for sponsorater;

 

Udgangspunktet for et sponsorat er, at der er en positiv reklameværdi for Varde Kommune, dvs. at aktiviteten understøtter Varde Kommunes vision, visionspolitikker eller beslutninger i enkelte politiske udvalg.
 

Der må ikke være misforhold mellem køb af reklameydelser og det formål kommunen ønsker at opnå.
 

Aftale om sponsorat skal være indgået på markedsvilkår. Hvorvidt der er tale om markedsvilkår beror på et skøn af, om modydelsen som kommunen modtager svarer til den ydelse kommunen erlægger. Det vil sige, at reklameværdien som minimum skal svare til sponsoratet. Forvaltningen skal i forbindelse med vurdering af om der er tale om markedsvilkår have gjort sig overvejelser om modydelsens omfang set i forhold til kommunens ydelse.

  

Der skal foreligge en skriftlig sponsoraftale der bl.a. indeholder en oplistning af modydelser for sponsoratet, det vil sige, aktiviteter, rettigheder og omfanget heraf, som kommunen opnår ved erlæggelse af sponsoratet

 

Sponsoraftale med sportsforening – eliteidræt
 

Varde Kommune indgår primært sponsoraftaler med sportsforeninger, der har holdsport som omdrejningspunkt. Derudover er det en forudsætning for indgåelse af en sponsoraftale, at foreningens sport dyrkes på minimum divisionsniveau, som garanti for et vist sportsligt ambitionsniveau.

Kriteriet vedrørende ambitionsniveauet (minimum divisionsniveau) har en tydelig virkning på, hvilke sportsforeninger/klubber, der kan støttes. Dette gør sig gældende både i forhold til sportsgren og køn. Kriteriet er begrundet i afvejningen af mulighederne for at der skabes en reel modydelse til et sponsorat i form af mest mulig eksponering af Varde Kommune enten i rækkevidde eller relevans.

Det bemærkes, at det sportslige niveau ikke er ensbetydende med, at der opnås en sponsoraftale. Det sportslige niveau er dog kriteriet for, om ansøgningen sendes videre til administrativ og politisk behandling.
 

Wildcard
 

Det foreslås, at der på årsbasis gives to wildcards til sportsforeninger/klubber, der har en ambition om at opnå divisionsniveau. Ansøgere skal beskrive, hvorledes de arbejder for at nå denne målsætning - sportsligt og økonomisk i deres ansøgning.
 

Beskrivelse og vurdering af sponsoratets modydelse/r ~ markedsføring, eksponering, brandingværdi

 

Ansøgerens modydelse for et sponsorat vil oftest være markedsføring, reklameplads og positiv brandingværdi for Varde Kommune. For at Varde Kommune kan foretage en hensigtsmæssig og realistisk vurdering, forslås det at ansøgeren i ansøgningen skal gøre rede for deres hidtidige eksponering/eksponeringskanaler, samt vurdere de fremtidige muligheder.

Ansøgerens eksponering kan f.eks. være medieomtale i trykte medier, tv og på sociale medier hertil vil det også være af positiv karakter, hvis ansøgeren fremlægger tilskuerantal, Facebook følgere, besøgsantal på hjemmeside m.m.
Ansøgeren opfodres ligeledes til at præcisere, hvorledes Varde Kommune vil kunne indgå i deres medieomtale og/eller markedsføring.


Arbejdsgang

Udvalget for Økonomi og Erhverv har den 1. november 2017 besluttet, at ansøgninger om sponsorater behandles efter, at Udvalget har annonceret efter sponsoransøgninger til Byrådets Udviklingspulje med frist 1. april 2018. Behandlingen af ansøgninger sker efter fristen.
Der er intet loft for sponsoratets beløb.
 

Der foreligger en model til screening af sponsoraftaler baseret på fire kriterier jf. kodeks for sponsoraftaler, denne benytter forvaltningen i udarbejdelsen af sagsfremstillingen. Hensigten med modellen er at sikre en ensartet vurdering af alle indkommende sponsoratansøgninger. En sponsoratansøgning vurderes ikke ud fra Udviklingspuljens kriterier.

Sponsoratansøgninger modtages af Sekretariatet i Politik og Analyse, hvorefter ansøgningen sendes til screening i Kultur og Fritid og til cost-benefit analyse ved Kommunikation. Kultur og Fritid vurderer det sportslige niveau og hvorvidt deres sportslige placering kan have en brandingværdi for Varde Kommune. Kommunikation vurderer hvorvidt ydelsen Varde Kommune modtager svarer til sponsoratets værdi.
Når der foreligger en skriftlig vurdering af ansøgningen aftales det med Direktionen, hvorvidt ansøgningen fremlægges på et Direktionsmøde eller behandles direkte på et møde i Udvalget for Økonomi og Erhverv.

Forvaltningen vil på baggrund af kodeks for sponsoraftaler og de foreslåede skærpede kriterier for sponsoraftaler indenfor sport kunne afvise en sponsoransøgning, hvis denne ikke lever op til de fastlagte kriterier om eks.vis idræt på eliteniveau.
Hvis ansøgningen lever op til kriterierne og hvis værdien af modydelsen/erne vurderes at svare til sponsoratet sendes ansøgningen til politisk behandling.
 

Byrådets Udviklingspulje
 

Byrådets Udviklingspulje er øremærket til at støtte udviklings- projekter og/eller aktiviteter i Varde Kommune.
Projekter kan opnå støtte, hvis de har en almen interesse og/eller kommer en bredere gruppe til gavn. Endvidere skal projekter, der støttes, gerne have en vis volumen og skille sig ud fra eksisterende projekter/aktiviteter. 

Der er politisk vedtaget seks kriterier, udover oplysninger af formel karakter, hvoraf mindst ét af kriterierne skal være indeholdt i projektet samt beskrevet i ansøgningen for, at ansøgningen tages i betragtning til en bevilling (for uddybning henvises til dok.nr. 104768-17 Ansøgningskriterier for Byrådets udviklingspulje).

Arbejdsgang
 

Udviklingspuljeansøgninger modtages af alle afdelinger i organisationen, Borgmesteren, Kommunaldirektøren, den enkelte direktør, Fagudvalgene og/eller referencepersonen på Varde Kommunes hjemmeside (pt. er dette Vibeke Jensen, Politik og Analyse).

Borgmester, Direktør og fagudvalg sender oftest ansøgningen videre til Sekretariatet i Politik og Analyse, som foretager en vurdering og dernæst indstiller til videre politisk behandling. Ansøgninger, der modtages andetsteds foretager oftest selv vurderingen og indstiller ansøgningen til politisk behandling.
 

Digitalisering af ansøgningsproceduren
 

For at højne brugervenligheden og skabe mere ensartethed i ansøgninger til Byrådets Udviklingspulje forslås det at gøre ansøgningsproceduren digital med et særskilt ansøgningsskema for begge slags ansøgninger (sponsorater og udviklingspuljeansøgninger). Det vil sige, at ansøgningsprocedure, frister og kontaktperson/er vil stå anført på Varde Kommunes hjemmeside, således ansøgeren kan orientere sig herom inden afsendelse.
Ansøgningsskemaerne er også at tænkt som en hjælp til ansøgerne, så det sikres at ansøgninger som minimum indeholder de fastlagte kriterier inden de modtages til behandling. Dette fremmer en hurtig og ensartet sagsbehandling administrativt og politisk.

Ved en digitalisering af ansøgningsproceduren foreslås det, at der samtidig foretages en revidering af den interne organisering af sagsbehandlingen af ansøgninger (se bilag for flowdiagram).
Det er vurderingen, at en tydelig klarlæggelse af den interne organisering vil kunne give en bedre økonomistyring (bedre overblik over disponerede og frie midler i puljen), øge service niveauet (ensartet sagsbehandling og vurdering) og anskueliggør en klar intern opgavefordeling.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at en skærpelse af kriterierne for sponsoraftaler med sportsforeninger vil tydeliggøre Varde Kommunes prioritering, hvorfor det er forventningen, at kriteriet vil fremskønne antallet af relevante ansøgninger (forudsat at kriterierne er offentligt tilgængelige). Tillige, vil kriteriet fremme en mere ensartet behandling af sponsoratansøgninger med sportsforeninger og sikre at Varde Kommune indgår sportslige sponsorataftaler, hvori der foreligger bedst mulig brandingværdi.

Det er forvaltningens vurdering, at en digitalisering af ansøgningsprocessen for Byrådets Udviklingspulje vil fremme brugervenligheden, en ensartet sagsbehandling samt understøtte gennemsigtigheden både i forhold sagsbehandlingen (beslutningsgrundlag) og i forhold til de modydelser Varde Kommune får.

Konsekvens i forhold til visionen

Kodekset for sponsoraterne samt kriterierne for Udviklingspuljen sikrer, at visionen indgår som et fast perspektiv dog uden at være ekskluderende.

Retsgrundlag

Styrelsesloven
Kommunalfuldmagten

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Udvalget for Økonomi og Erhverv,

at sportssponsoraftaler indgås med sportsforeninger, der praktiserer eliteidræt
at forvaltningen på et sagligt grundlag kan afvise ansøgninger til Byrådets Udviklingspulje
at digitalisering af ansøgningsprocessen både for sponsorat og udviklingspuljeansøgninger vedtages
at der arbejdes videre med den interne organisering af indkomne ansøgninger

Beslutning Direktionen den 20-12-2017

Sagen fremsendes til Udvalg for Økonomi og Erhverv.

313
Praktikanter fra videregående uddannelser i Varde Kommune
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 16/796, Sagsinitialer: KIOL

Sagsfremstilling

Administrativ chefgruppe drøftede på mødet 12/10 2017 Varde Kommunes brug af studerende i praktik og studiejob fra universiteterne. Formålet med drøftelsen var at beslutte en fælles strategi og komme med input til en handlingsplan for brugen af universitetsstuderende fremadrettet.

 

Administrativ chefgruppe blev i drøftelsen bedt om at forhold sig til:

Hvilken værdi bibringer studiejobbere og praktikanter i dag?

Hvad skal en kommende strategi og handlingsplan indeholde?

Hvordan når vi målet?

 

I Chefgruppen er der en oplevelse af at praktikanterne bibringer organisationen noget andet og nyt og praktikanterne hjælper med at få løst opgaver, der ellers ville være nedprioriteret. Men det er også en investering i et bredere rekrutteringsgrundlag i fremtiden. Der var endvidere en opmærksomhed på, at vi i høj grad har praktikanter, der søger til Varde Kommune fordi de uddannes i nærheden. Det kræver en indsats at have en praktikant, og det skal forberedes godt, således at både organisation og praktikant får noget ud af det.

 

Administrativ chefgruppe definerede målet ved at have praktikanter og studerende som:

Talentudvikling – både for praktikanten og for mentor.

Arbejdskraft - løser opgaver som vi har nu.

Positiv indvirkning på rekrutteringen på sigt.

Kommunens image – synliggørelse af Varde Kommune som arbejdsplads.

Sikring af en bredde i kompetencerne blandt de studerende via flere forskellige uddannelser.

 

Drøftelsen i administrativ chefgruppe resulterede i tre emner der med fordel kunne fokuseres på i det kommende arbejde med praktikker og studiejobs i Varde Kommune:

Tiltrækning af kandidater fra flere relevante studieretninger

Fokus på den studerendes gode oplevelse i Varde Kommune

HR’s støtte

 

 Nedenfor er forslag til konkrete handlinger og tidsplan for hvert enkelt emne.

  

Tiltrækning af kandidater fra relevante studieretninger:

Drøftelse af både brugen og udbyttet af studerende/praktikanter i de respektive chefgrupper, for derved at sætte skarpt på de rette kandidater, opgaver og muligheder. Drøftelsen skal ske senest med udgangen af januar 2018.

Afdække kontaktpersoner og jobportaler på universiteterne. Afdækning sker ultimo 2017 af HR.

Arbejde med at målrette praktikopslag og distribution til udvalgte relevante studieretninger. Arbejdet påbegyndes i starten af 2018, arbejdet sker i de enkelte afdelinger med sparring fra HR.

Synliggørelse på hjemmesiden af erfaringer og oplevelser som de nuværende praktikanter har haft i forbindelse med praktik i Varde Kommune. Der skal ske en årlig opdatering af materialet. Nuværende materiale opdateres ultimo 2017.

 

Fokus på den studerendes gode oplevelse i Varde Kommune:

Der bør være fokus på, at opgaverne, der skal varetages er relevante for både arbejdsplads og den studerende. Opgaverne må gerne være selvstændige, men det er vigtigt, at den studerende også inddrages i den daglige gang på arbejdspladsen. Opgaver og omfang skal overvejes hver gang der tilknyttes en studerende til arbejdspladsen.

Eventuel støtte til transport/eventuel overnatning (efter kvittering) så den studerende i nogen grad holdes økonomisk neutral. Den eventuelle støtte skal vurderes lokalt i hvert enkelt tilfælde.

Introduktion til organisationen for praktikanter. Introduktionen afholdes i fællesskab med alle praktikanter, derved de studerende også får kendskab til hinanden. Introduktionen afholdes 2 gange årligt (februar og september).

 

 

HR’s støtte

HR har overblik over det antal studerende, der er tilknyttet organisationen i enten studiejob eller praktik. 2 gange årligt udarbejdes en opgørelse, som fremsendes til Direktionen og herefter til Administrativ Chefgruppe. Af opgørelsen fremgår den studerendes studieretning, afdeling i Varde Kommune og opgaver der varetages under praktikken.

HR er opsøgende i de enkelte afdelinger i forhold til hvornår praktikopslag bør udarbejdes, første gang primo 2018.

HR har overblik over kontaktpersoner og jobportaler, der er relevante i forbindelse med praktikopslag. 

HR har en række eksempler på praktikopslag, der kan bruges til inspiration.

HR yder støtte og inspiration til afdelingerne efter behov.

HR deltager fortsat i relevante job- og uddannelsesmesser.

HR sørger for den fælles introduktion til organisationen for alle praktikanter. Dette er igangsat men bliver udbygget. 

 

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at de foreslåede handlinger vurderes i forhold til dialogen på ACG og herefter godkendes.

Beslutning Direktionen den 20-12-2017

Indsatsen skal samtænkes med direktionens drøftelser i 2018 om udvikling af en talentskabende kultur.

314
Introduktion af nye ledere
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 14/15496, Sagsinitialer: lste

Sagsfremstilling

I december 2015 blev første udgave af ’intro for nye ledere’ udfærdiget med baggrund i en række andre kommuners erfaringer, samt 4 semi-struktureret interview med ledere fra Varde Kommune, som var nyansatte på daværende tidspunkt.

 

Ansættelsesansvarlig skal selv hente folderen på voresvarde.dk, og sikre koordineringen af de forskellige tiltag.

 

Nu fremsendes forslag til opdatering af folderen ’Introduktion af nye ledere’ og forslag til styrkelse af arbejdsgangen omkring introduktionen af nye ledere.

 

Anden udgave er tilrettet med baggrund i tilbagemeldinger fra chefer og nyansatte ledere, samt det vilkår at vi i 2017 (14) ansatte færre ledere end i 2016 (18).

Det har blandet andet medført aflysning af møderne med Direktionen.

I den nye udgave er der i folderen tydeliggjort, hvad de ansættelsesansvarlige har ansvar for, og hvad de øvrige stabe har ansvar for.

Samtidig er der udarbejdet en guideline til nye lederes møde med Direktionen, for at klargøre formål og indhold.

Forvaltningens vurdering

Behovet for de centrale indsatser er stadigvæk relevant, og der skal ske en tættere opfølgning fremadrettet.

Personale foreslår, at implementeringen af 2. udgave sker ved at HR giver de ansættelsesansvarlige og de konkrete nøglepersoner fra Stabene direkte besked, når Varde Kommune ansætter nye ledere, således at vi sikrer en klar og enkel opgavefordeling.

Møderne mellem nye ledere og Direktionen kan afholdes 2 gange årligt, således at det er sandsynligt der er ansat min. 5 nye ledere pr. gang.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at Direktionen drøfter oplægget og godkender indsatsen med igangsættelse 1. januar 2018

 

Beslutning Direktionen den 20-12-2017

Oplægget blev drøftet og godkendt.

 

De 2 årlige møder med en direktør er obligatorisk.

315
Samarbejdsaftale med Dansk Flygtningehjælp
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 16/9996, Sagsinitialer: leph

Sagsfremstilling

Dansk Flygtningehjælp (DFH) har et ønske om at indgå en samarbejdsaftale med Varde Kommune om en styrket indsats for flygtningebørn i foreningslivet. Formålet med aftalen er at:

 

  • Styrke fokus på værdien af flygtningebørns deltagelse i det lokale foreningsliv
  • Styrke det frivillige lokale foreningsliv til at modtage og fastholde flygtningebørn
  • Udvikle det lokale netværk som understøtter vidensdeling og som bidrager til fælles løsninger på fritidsområdet.

 

Deltagelse i fritidsaktiviteter er en helt central forudsætning for flygtninges trivsel, medborgerskab og integration i det danske samfund. Derfor har DFH etableret Fritidspuljen, som giver økonomisk støtte til fritidskontingenter og udstyr. Målet er, at styrke flygtningebørn og unge flygtninges livskvalitet og integration i det danske samfund gennem aktiv deltagelse i det lokale fritids- og foreningsliv.


Fritidspuljen er et supplement til Varde Kommunes Fritidspas og er den primære ansøgningspulje for flygtningebørn i Varde Kommune. I perioden november 2015 til juni 2017 er der bevilget 193 kontingentbetalinger (0-18 år) hvoraf 72 er ansøgninger fra kommunale medarbejdere, og 36% af bevillingerne er blevet indløst. Fritidspuljen har været lukket for ansøgninger siden 15. juni 2017, men åbner igen den 8. januar 2018 med nye kriterier. 

 

Ønsket om at indgå en samarbejdsaftale har blandt andet baggrund i to fyraftensmøder, som blev afholdt 17. november 2016 og 23. marts 2017 med deltagere fra foreningslivet, frivillige netværksgrupper, medarbejdere fra Varde Kommune, DFH m.fl. Møderne havde den største opbakning, DFH har set til sådanne møder. Konklusionerne på begge møder var, at der mangler helt konkrete brobygningsindsatser mellem foreningslivet og flygtninge i Varde Kommune.

 

I samarbejdsaftalen har Varde Kommune ansvar for:

  • At arbejde for at skabe gode rammer, som på sigt sikrer en styrkelse af flygtningebørns integration i foreningslivet
  • Udpege en tovholder for samarbejdet, som primær kontaktperson til DFH
  • Stille de nødvendige medarbejderressourcer til rådighed for de aktiviteter, som aftales i samarbejdet.

DFH har ansvar for:

  • At give støtte til kontingentbetaling for flygtningebørns fritidsaktiviteter gennem fritidspuljen i det omfang puljen har tilgængelige midler
  • At understøtte kommunens arbejde med at skabe en styrket platform for en bæredygtig integrationsindsats af flygtningebørn i foreningslivet
  • At bidrage med konsulentstøtte til de aftalte aktiviteter, som fremgår af bilaget.

 

Samarbejdsaftalen er ikke endelig, men med mulighed for at supplere og ændre efter aftale med DFH.

Forvaltningens vurdering

 Der er søgt mange penge til kontingenter i Fritidspuljen, men udnyttelsesgraden kan forbedres. Dette sammenholdt med efterspørgslen på en brobygningsindsats giver god baggrund for at indgå et samarbejde med Dansk Flygtningehjælp om en helhedsorienteret indsats for flygtningebørn i Varde Kommune.

 

Som det fremgår af bilaget til samarbejdsaftalen lægger DFH op til, at der skal dannes et Lokalt Netværk. Forvaltningen foreslår, at dette netværk tager udgangspunkt i Integrationsforum netværket. DFH kan desuden bruges til at understøtte Integrationsforum netværket med viden, sparring og yderligere kontakter.

 

For at sikre et stærkt og effektivt samarbejde med Dansk Flygtningehjælp og en flerstrenget integrationsindsats, bør samarbejdet ske på tværs af forvaltninger som arbejder med målgruppen - Jobcenteret, Børn og Læring, Børn og Familie, Sundhed og Forebyggelse samt Kultur og Fritid.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten

Økonomi

Ingen

Høring

Integrationsforum

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Udvalget for Kultur og Fritid,

at samarbejdsaftalen godkendes,

at samarbejdsaftalen sendes til høring i Integrationsforum og

at sagen sendes til orientering i Udvalg for Arbejdsmarked og Integration samt Udvalg for Børn og Læring.

Beslutning Direktionen den 20-12-2017

Anbefalingen blev godkendt.

 

Direktionen drøftede det tværgående samarbejde med baggrund i samarbejdsaftalen.

316
Gensidig orientering 20-12-2017
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 14/115, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:
 

Opfølgning på mødet i Administrativ Chefgruppe den 14. december 2017.

 

Nytårstale – emner ?

 

Gruppeformandsmøde den 18. december 2017

 

Strategimøde den 4. januar 2018, kl. 08.00 – 12.30 på Musik- og Billedskolen, Vestervold 11, 6800 Varde, i Galleriet på 3. sal

Beslutning Direktionen den 20-12-2017

  • Opfølgning på mødet i Administrativ Chefgruppe den 14. december 2017. Gode drøftelser af udkast til model for ny politikudvikling.

 

  • Nytårstale – emner ? Drøftet.

 

  • Gruppeformandsmøde den 18. december 2017 drøftet.

 

  • Strategimøde den 4. januar 2018, kl. 08.00 – 12.30 på Musik- og Billedskolen, Vestervold 11, 6800 Varde, i Galleriet på 3. sal.

Emner og dagsorden drøftet.

317
LUKKET – Fornyet drøftelse af lederlønninger
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/13788, Sagsinitialer: anel