Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: onsdag den 31. januar 2018 kl. 08:00
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Britta Boel, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard
Fraværende: Side 57. pkt. 26
Referent:Charlotte Kirk Larsen
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
26
Budgetprocedure for 2019
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/64, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Foreløbige overvejelser vedr. budgetproceduren for 2019.
 

Maiken Schmiegelow deltager i punktets behandling.

Anbefaling

Kommunaldirektøren anbefaler,
at budgetproceduren for 2019 drøftes.

Beslutning Direktionen den 31-01-2018

Budgetproceduren for 2019, herunder programmet for strategiseminaret blev drøftet.

27
Gennemsigtighed i den administrative normering.
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/11782, Sagsinitialer: hgan

Sagsfremstilling

Direktionen godkendte den 7. dec. 2017 kommissorium for gennemsigtighed i den administrative normering.
 

Efterfølgende har Heidi Gantzel den 10. januar 2018 drøftet data med Direktionen, og deltager påny i mødet den 31. januar, hvor 2. datatræk vedr. gennemsigtighed i den administrative normering, vil blive gennemgået.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,
at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Direktionen den 31-01-2018

Datagennemgangen vedr. den administrative normering og den videre proces blev taget til efterretning.

28
Databearbejdning af byggeafdelingens data
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/9020, Sagsinitialer: hgan

Sagsfremstilling

I forbindelse med at Erhvervscenteret skifter fagsystem fra Structura til ATOM, er der sket en udredning og bearbejdning af de eksisterende data i de tre fagsystemer: Structura, Byg og Miljø (BOM) og Acadre.

 

Formålet med bearbejdningen er at opbygge et ledelsesinformationssystem på baggrund af et stærkt datagrundlag.

 

Ledelsesinformationen viser blandt andet: Antal sager, varighed af sager, fordeling af sager i forhold til fase og enhed, samt flowet af sager i Erhvervscenteret.

 

Konsulent Heidi Gantzel præsenterer data og ledelsesinformation på mødet.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten

Økonomi

Ingen

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at direktionen drøfter den fremlagte ledelsesinformationen.

Beslutning Direktionen den 01-11-2017

Udsættes indtil videre.

Beslutning Direktionen den 31-01-2018

Heidi Gantzel’s orientering om sagsbehandlingstider vedr. byggesagsbehandling samt arbejdet med ledelsesinformationssystemet, blev taget til efterretning.

Den samme orientering gives i Udvalget for Økonomi og Erhverv samt Udvalget for Plan og Teknik.

29
Kørselsopgaver i udbud
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/3520, Sagsinitialer: hmar

Sagsfremstilling

Kontrakten på en del af kommunens kørselsopgaver udløber 1. august 2018. Kontrakten vedrører den del af kørselsopgaverne, der ligger udover kollektiv trafik, og den blev indgået pr. 1. august 2012 for 4 år med mulighed for forlængelse på 2 gange 1 år. Muligheden for forlængelse er blevet udnyttet, og det er nu tid til indgåelse af ny kontrakt.

 

Udbuddet dækker følgende kørselstyper:

Specialundervisning for børn

STU og specialundervisning for unge og voksne

Almen skolekørsel

Børn og unge med handicap

Voksne med handicap og klagesager

§ 117 og daghjemskørsel

Afprøvning af kropsbårne hjælpemidler

Læge- og speciallægekørsel

Genoptræningskørsel.

 

Herudover er der i udbuddet bedt om, at der oplyses en pris på ad hoc kørsel til f.eks. udflugter eller anden ikke planlagt kørsel i både store, mellemstore og mindre køretøjer med og uden lift. Som udgangspunkt må der foretages samkørsel på tværs af alle kørselstyper. Der kan forekomme undtagelser ved specifikke borgere, som ikke må samkøres med andre borgere eller borgergrupper.

 

Vi har i udbudsprocessen benyttet os af assistance fra konsulentfirmaet Deloitte, som har gennemført en stor analyse af kørselsdata for at kunne vejlede om, hvorledes kørslen bedst muligt kan udbydes. Man er nået frem til, at det gunstigste for Varde Kommune er at udbyde kørslen efter en fast effektiv timepris. Det betyder, at leverandøren vil få betaling for det antal timer, der er passagerer i køretøjerne. Der er ikke garanteret noget bestemt antal timers kørsel pr. uge.

 

De krav, som er formuleret i materialet, og de tidsfrister, det indeholder omkring bestilling af kørsler med mere, har været drøftet med interessenter fra hele organisationen (skoler, ældrecentre, daghjem og genoptræningsinstitutioner). Flest mulige hensyn er medtaget i materialet.

 

Vi har i udbudsmaterialet fastholdt det hidtidige serviceniveau på langt de fleste områder. Oversigt fremgår af notat, der er vedlagt punktet. Der er taget højde for de uhensigtsmæssigheder, som har været gældende i den gældende kontrakt.

 

Det er et krav til den kommende leverandør, at der sikres den størst mulige grad af samkørsel og koordinering, således tidsforbruget til løsning af kørselsopgaverne bliver mindst muligt.

 

Det er fortsat alene medarbejdere i skoleafdelingen (for specialklassebørnenes vedkommende) og medarbejderne på Kørselskontoret, der visiterer borgere til kørsel. Visitering sker efter de gældende standarder, som har været gældende siden 2012.

 

 

Kontrakten på kørsel de næste 4 år (med mulighed for forlængelse i yderligere 2 x 1 år) vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det tilbud med det for Varde Kommune bedste forhold mellem pris og kvalitet.

 

Vægtningen sker efter følgende model:

Pris 60 %

Leveringssikkerhed 20 % (krav til planlægning, udførelse, rettidighed)

Kvalitet 10 % (krav til materiel og chauffører)

IT og rapportering 10 %.
 

Udbudsmaterialet bliver offentliggjort i uge 3 med en frist for afgivelse af tilbud den 26. februar 2018. Forvaltningen evaluerer de indkomne tilbud i uge 9-11. I uge 12 og 13 vil der blive forelagt en orienteringssag i relevante politiske udvalg, ligesom Handicaprådet og Ældrerådet vil blive orienteret. Endelig kontrakt underskrives i uge 16 med kontraktstart

1. august 2018.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at den forudgående analyse af kommunens geografi og borgersammensætning har betydet, at prismodellen i udbuddet vil give Varde Kommune den gunstigst mulige pris. Interessentinddragelse og sparring med konsulenterne fra Deloite har betydet, at udbuddet indeholder de krav og betingelser, der vil sikre stabil og sikker drift samtidig med en høj kvalitet i kørslen både for borgere og institutioner.

Konsekvens i forhold til visionen

Et gunstigt tilbud på ad hoc kørsler til udflugtsformål vil give mulighed for, at institutioner og andre vil få billigere adgang til at benytte friluftstilbud i kommunen.

Økonomi

Den nye pris for kørsel kendes ikke på nuværende tidspunkt.

I 2017 har de samlede kørselsudgifter excl. kollektiv trafik udgjort 19.430.000 kr.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,
at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Direktionen den 24-01-2018

Punktet udsættes til nærmere drøftelse.
Helle Marquertsen inviteres til direktionsmøde når punktet drøftes igen. Direktionen ønsker en politisk involvering inden udbuddet.

Beslutning Direktionen den 31-01-2018

Direktionen anbefaler udbudsmaterialet til godkendelse, men anmoder om et alternativt bud (option) på op til uændret 19 specialbørn i busserne.

30
Gensidig orientering - 31. januar 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/53, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:
 

Opfølgning på byrådsseminar den 29.-30. januar 2018
 

 

Beslutning Direktionen den 31-01-2018

Opfølgning på byrådsseminar den 29.-30. januar 2018.
Blev drøftet.

31
LUKKET – Tildeling af kontrakter på Udbud Økonomi, Løn og Debitor systemer
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/5950, Sagsinitialer: syfr