Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: onsdag den 6. juni 2018 kl. 13:30
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Britta Boel, Claus Fjeldgaard
Fraværende: Side 329. pkt. 160
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
160
What's Up
Udskriv dette punkt
Sagsid.: , Sagsinitialer: giki

Beslutning Direktionen den 06-06-2018

Følgende emner blev drøftet:

 

  • Budgetprocedure

 

161
Aflevering af arkivversion til Rigsarkivet - Acadre
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/5593, Sagsinitialer: pkha

Sagsfremstilling

Varde Kommune skal i 2019 aflevere en digital arkivversion af alle afsluttede bevaringsværdige sager i ESDH systemet Acadre til Rigsarkivet.

 

Der er indgået aftale med Formpipe om, at udarbejde en arkivversion. Der er afsat 915.000 kr. i budgettet til arkivopgaver i kommunen. Formpipes tilbud er på ca. 500.000 kr. afhængig af forskellige tilvalg.

 

En arkivversion skal godkendes af Rigsarkivet. De kigger blandt andet på, hvor meget versionen fylder datamæssigt, og laver stikprøvetjek af indholdet i sagerne.

 

Umiddelbart ser det ud til, at der er et stykke vej inden vi er klar til at aflevere data til arkivversionen. Vores opgørelser i forhold til antal sager i Acadre viser, at der i alt er 193.502 sager i systemet. For at sikre, at alle de sager der skal med i arkivversionen (de afsluttede sager) er journaliseret korrekt i forhold til især journalkoder, facetter og kassationskoder skal der igangsættes en oprydningsfase, hvor den enkelte medarbejder skal gennemgå egne sager.

 

I oprydningsfasen skal der blandt andet vurderes på:

  • Om en sag kan afsluttes og dermed indgå i arkivversionen,
  • Om en sag er journaliseret korrekt (journalkode, facet og kassationskode som vil afspejle, om sagen er bevaringsværdig),
  • Om der på de bevaringsværdige sager kun ligger bevaringsværdige dokumenter – eller om nogle dokumenter skal flyttes over i sager, som kan kasseres efter x antal år.

 

Det foreslås, at der etableres en projektgruppe, der skal beskrive opgaven og beslutte hvordan og hvornår gennemgangen af sager skal være på plads. Samtidig vil gruppen være kontakten for Rigsarkivet og for leverandøren af arkivversionen.

 

Når Formpipe har lavet første udtræk af arkivversionen vil der foreligge en liste med alle dokumenter der fejler i versionen. Det kan fx være på grund af filformat eller dokumenter med koder på dokumenter. Listen skal gennemgås og de fejl der kan rettes, skal rettes. Det betyder, at man skal vurdere på, om hvert enkelt dokument skal rettes, eller det kan udgå af arkivversionen.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at gennemgang og tilretning af sager i ESDH systemet er nødvendig for at kunne få godkendt en arkivversion hos Rigsarkivet.

 

På grund af opgavens størrelse og omfang forslås etableret en projektgruppe der kan arbejde med at få planlagt processen, så vi er klar til aflevering af arkivversionen til rigsarkivet i 2019.

 

Der er udarbejdet oplæg til projektplan, som er vedlagt.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Arkivloven

Økonomi

Udgiften finansieres af det afsatte budget til formålet.

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at Direktionen godkender projektplan for udarbejdelse af arkivversion af ESDH systemet Acadre CM, og

at Direktionen drøfter opgavens omfang.

Beslutning Direktionen den 06-06-2018

Anbefalingen blev godkendt, dog bedes projektplanen tilpasset øvrige større opgaver, der er i gang i øjeblikket.

Sagen forelægges for Administrativ Chefgruppe.

162
Besparelser og budgetreduktioner opnået gennem udbud/indkøb
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/3547, Sagsinitialer: likr

Sagsfremstilling

Varde Kommune har gennem de senere år indarbejdet besparelser, der har skullet opnås gennem udbud af varer og tjenesteydelser. Sagen omhandler dels de akkumulerede indarbejdede besparelser sammenholdt med de reelle opnåede besparelser, der er sket i årene 2013 – 2017.

Økonomi

Af vedhæftede bilag fremgår de akkumulerede resultater. Der er indarbejdet besparelser for i alt 11 mio. kr., mens de opnåede besparelser har givet et samlet resultat på 27,7 mio. kr.

I 2018 stiger de indarbejdede besparelser med yderligere 5,7 mio. kr.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at orienteringen om udbud/indkøb tages til efterretning.

Beslutning Direktionen den 06-06-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.

163
Reduktion af kørselsudgifter budget 2018-2021
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/4767, Sagsinitialer: kimh

Sagsfremstilling

Det er politisk vedtaget at der skal indarbejdes besparelser ved en reduktion af kørselsudgifter på 800.000 kr. fra budgetårene 2019 og fremadrettet. I budgetforslaget blev der peget på nogle muligheder, bl.a. lokale aftaler om udbetaling af lav takst, indkøb eller leasing af flere kommunebiler, og mere ledelsesmæssig fokus og styring i afdelinger, hvor der er kommunebiler til rådighed, da disse benyttes uensartet.

 

Mulighederne for at indarbejde besparelserne er blevet vurderet i en arbejdsgruppe bestående af:

Martin Højgaard Jensen, Intern Service

Peder Sandfeld, Økonomi

Bente Kristiansen, Personale

Kirsten Mørch, Personale.

 

Gruppen har gennemgået følgende 4 løsningsmuligheder med fordele og ulemper ved disse.

 

  1. Forholdsmæssig reduktion i kørselsbudgettet
  2. Forholdsmæssig reduktion i lønsummen
  3. Leasing af flere kommunebiler
  4. Nye retningslinjer for befordringsgodtgørelse, således at vi anvender lav takst til al kørselsgodtgørelse, hvor det er muligt og lovligt, dvs. til alle møder, kurser og uddannelse, og desuden afregner al tjenestekørsel i egen bil på baggrund af korteste vej.

 

Arbejdsgruppen har desuden haft indkaldt ledere med stort kørselsforbrug, til at give input i forhold til hvordan mulighederne vil fungere.

 

Punkt 1 vil have en indbygget skævvridning. Enheder med meget borgerrettet kørsel har stort kørselsbudget. Der er ikke lige adgang til kommunebiler for alle, og de der har adgangen – rådhusafdelinger - har i forvejen mindre kørselsbudgetter, end de der ikke har adgang. 

 

Punkt 2: Det var ledernes (de indkaldte ledere med stort kørselsforbrug) vurdering, at en besparelse på lønsummen vil få direkte konsekvenser for normeringen. Dette mener arbejdsgruppen dog, kan afbødes, hvis det tænkes sammen med andre tiltag. Ud fra udtræk vurderer arbejdsgruppen, at langt de fleste enheder vil kunne hente en del af besparelsen ved selve kørselsudgifterne i dag. Der er nogle få enheder, der i dag bruger meget få midler på kørsel, men disse enheder findes ikke på et enkelt fag- eller direktørområde. Besparelseskravet er ikke højt, for en stor enhed med en lønsum på eksempelvis 50 mio. kr. vil besparelsen beløbe sig til 30.000,- kr. årligt.

 

Punkt 3: I det oprindelige budgetforslag blev der peget på et stort potentiale ved flere kommunebiler. Dette vil for det første kræve en noget større besparelse, da leasing af biler er en løbende udgift og ikke en engangsinvestering som forudsat i forslaget. 

Mange store institutioner/enheder, fx ældreområderne, sygeplejen, socialpsykiatrien mv. har desuden i forvejen leaset biler, og har haft fokus på denne mulighed. Intern Service bidrager dog gerne med beregninger af, om der kan hentes yderligere potentiale. 

 

Lederne har peget på, at det er væsentligt for brug af biler, at de står på den adresse, hvor de ansatte arbejder. Det udelukker ”puljeordninger”, hvor flere institutioner går sammen om leasing.

 

Det er muligt, at der vil komme øget pres på rådhusenes kommunebiler, hvis kørselstaksten sænkes, da medarbejderne på rådhusene har meget mødevirksomhed. Omvendt giver det ikke mening, at hele kommunen skal finansiere en større bilpark for rådhuset. Derfor må det vurderes efterfølgende, om rådhusafdelinger selv skal bidrage til finansiering af flere biler.

 

Det skal bemærkes, at der tilsyneladende allerede er ved at ske en ændring i forhold til en samlet bilpark, da enheder har leaset eller overvejer at lease biler selv, så de udover kommunebiler har rådighed over egen bilpark. Dette kan give udfordringer, f.eks. med parkeringspladser.

 

Punkt 4 kræver tydelighed om, hvad der i den enkelte institution/afdeling berettiger til høj takst. Via udtræk har vi konstateret, at en del chefer og ledere får udbetalt meget kørselsgodtgørelse, hvilket naturligt hænger sammen med stor mødeaktivitet i deres stillinger. Det er derfor et opmærksomhedspunkt, at disse vil rammes forholdsvis mere end udførende medarbejdere. Dog har en del chefer og ledere også mulighed for at benytte sig af kommunebiler.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at besparelsen bedst indhentes via en forholdsvis reduktion af lønsummen i alle enheder svarende til ca. 0,06 %, og at dette kobles med nye retningslinjer for befordringsgodtgørelse.

 

Det vurderes, at især sænkning af kørselsgodtgørelsen til lav takst vil anspore de administrative enheder til øget brug af nuværende kommunebiler.

Endvidere vurderes det, at besparelsen sammenholdt med lav takst kan forøge tendensen til at afdelinger leaser egen bilpark.

 

Der arbejdes fra digitaliseringsteamet på, at reducere kørsel ved at gøre det muligt at afholde sikre videomøder. Muligheden testes af fra ca. maj til september.

 

Det skal bemærkes, at en del andre kommuner allerede har eller er i gang med at indføre lav takst til alt andet end regelmæssig tjenestekørsel.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Aftale om godtgørelse for benyttelse af eget transportmiddel på tjenesterejser indgået mellem KL og Forhandlingsfællesskabet 2015.

Økonomi

Reduktionen på 0,06% af art 1.0 lønninger svarer til ca. 850.000 kr. årligt. Dog skal puljer til barsel og langtidssygdom ikke reduceres.

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at besparelsen sker via reduktion i lønsummen,

at besparelsen understøttes ved hjælp af nye retningslinjer for befordringsgodtgørelse samt på sigt øget brug af videomøder,

at beslutningen sendes til orientering i HMU og Lederforum.

Beslutning Direktionen den 06-06-2018

Direktionen besluttede,

at besparelsen/reduktionen i lønsummen skal ske på en måde, således den i rimelig grad afspejler, hvor der er mulighed for at hente besparelserne på befordringsgodtgørelse.
Der ønskes en beskrivelse af, hvilke grupper der fortsat er berettiget til høj takst.

at besparelsen understøttes ved hjælp af nye retningslinjer for befordringsgodtgørelse samt på sigt øget brug af videomøder,

at beslutningen sendes til orientering i HMU og Lederforum.

164
Kommissorium for §17 stk. 4 udvalg vedr. Implementering af fælles ejendomscenter
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/10390, Sagsinitialer: thja

Sagsfremstilling

Byrådet besluttede den 29. maj 2018 at nedsætte et §17 stk. 4 udvalg til at følge implementeringen af et fælles ejendomscenter i Varde Kommune. Forvaltningen har på den baggrund udarbejdet et forslag til kommissorium for udvalgets sammensætning og arbejde.  ”Kommissorium for § 17, stk. 4 udvalg Implementering af fælles ejendomscenter i Varde Kommune” er vedlagt som bilag til nærværende sagsfremstilling.

 

Formålet med implementeringen af et fælles ejendomscenter for Varde Kommune er som følger:

  • At bidrage til realiseringen af den kommunale ejendomsstrategi.
  • At udvikle og effektivisere det kommunale ejendomsområde.
  • At samle det tekniske servicepersonale i decentrale teams samt sørge for personalemæssig tilknytning til et nyoprettet fælles ejendomscenter med selvstændig chef med reference til direktøren for Plan, Kultur og Teknik. Dette gøres for at sikre, at de faglige kompetencer udnyttes så godt som muligt på tværs af hele kommunen.
  • At samle budgettet for bygningsvedligehold for mere effektiv udnyttelse af de økonomiske ressourcer. En del af budgetansvaret skal placeres og udmøntes decentralt.
  • At sikre, at den service, der ikke direkte er forbundet med bygningsvedligehold også fremadrettet leveres til de kommunale institutioner.

 

Den foreløbige projektplan for implementeringen af et fælles ejendomscenter, ”Udkast til projektplan for implementering af fælles ejendomscenter”, er vedlagt som bilag til nærværende sagsfremstilling.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen vurderer,

at implementeringen og etableringen af et fælles ejendomscenter kan bidrage til realiseringen af den kommunale ejendomsstrategi samt udvikle og effektivisere det kommunale ejendomsområde, således der opnås en organisatorisk og økonomisk gevinst. 
 

at nedsættelsen af et §17 stk. 4 udvalg - til at følge implementeringen af et fælles ejendomscenter for Varde Kommune - kan medvirke til at sikre, at lokalpolitikere, forvaltningen og fagpersonalet arbejder sammen omkring implementeringen af et fælles ejendomscenter samt være med til at skabe et grundlag for, at relevante aktører involveres tidligt i drøftelser vedrørende implementeringen af et fælles ejendomscenter. Nedsættelsen af et §17 stk. 4 udvalg giver udvalgets medlemmer mulighed for at komme med anbefalinger til, hvordan implementeringsprocessen realiseres bedst muligt, og dette kan bidrage til, at der udarbejdes en model for et fælles ejendomscenter, som sikrer, at også den service, der ikke direkte knytter sig til bygningsvedligehold, fortsat leveres til institutionerne.
 

at implementeringen af et fælles ejendomscenter kræver ansættelse af en chef med reference til direktøren for Plan, Kultur og Teknik, Thomas Jaap.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Lov om kommunernes styrelse.

Økonomi

Der afsættes midler til studieture eller andre arrangementer af relevans for udvalgets arbejde.


Udgifter forbundet med udvalgets arbejde afholdes fra kontoen for kommunalbestyrelsesmedlemmer, hvilket der skal budgetteres med.

 

Lønsummen til ansættelse af en ny chef for det fælles ejendomscenter finansieres af bestående midler til lederlønninger.

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Udvalget for Økonomi og Erhverv,

at den foreløbige projektplan for implementering af fælles ejendomscenter for Varde Kommune tages til efterretning,

at kommissoriet for §17 stk. 4 udvalget for implementering af et fælles ejendomscenter i Varde Kommune godkendes,

at ansættelse af en centerchef for det fælles ejendomscenter for Varde Kommune godkendes.

Beslutning Direktionen den 06-06-2018

Anbefalingen blev godkendt.

Kommissorium og projektplan tilrettes med de faldne bemærkninger.

165
Totalentreprisekonkurrence for anlæg af Frelloskolen i Varde by
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/7749, Sagsinitialer: chrp

Sagsfremstilling

Som en del af forliget omkring fremtidens skole og dagtilbud, besluttede Byrådet den 30. maj 2017, at der skal bygges en ny skole ved Fritidscenteret i Varde - Frelloskolen.

 

Frelloskolen skal dels erstatte den nuværende Brorsonskole på Nordre Boulevard, og dels modtage 2/3 af eleverne fra den nuværende Sct. Jacobi Skole.

 

Styregruppen for fase 1 for Frelloskolen fremlægger forslag til konkurrenceprogram for anlæg af Frelloskolen. I styregruppen har der været repræsentanter fra Udvalget fra Børn og Læring, forvaltningen, medarbejdere og forældre fra både Brorsonskolen og Sct. Jacobi Skole samt fællestillidsrepræsentanterne fra Danmarks Lærerforening og Børne- og Ungdomspædagogernes Landsforbund.

 

Konkurrenceprogrammet består af et pædagogisk program (godkendt af Udvalget for Børn og Læring den 20. marts 2018) samt et teknisk program, som beskriver krav og ønsker til bygningens funktioner og tekniske installationer. Dette materiale er udarbejdet i et tæt samarbejde mellem forvaltningen, de involverede skoler, forældrerepræsentanter, det tekniske servicepersonale samt kommunens rådgiver på anlægsprojektet, KUBEN Management.

 

Konkurrenceprogrammet offentliggøres til prækvalifikation ultimo juni 2018, og efterfølgende indbydes 5 totalentrepriseteams til totalentreprisekonkurrence.

 

De 5 udvalgte teams udarbejder i den efterfølgende periode deres bud på Frelloskolen. Ved konkurrenceperiodens udløb, skal der kåres et vinderteam, som tildeles anlægsopgaven. Dette udvælges af en dommerkomité sammensat af repræsentanter fra Byrådet, forvaltningen og skolerne. Dommerkomitéens opbygning og sammensætning er beskrevet i vedlagte bilag, ”Oplæg til dommerkomité”.

 

Dommerkomitéen vurderer de indkomne projektforslag efter en række fastsatte kriterier for tildeling.

Tildelingskriterierne og deres vægtning er som følger:

1)     Funktion - vægtning 40 %

2)     Arkitektur og design - vægtning 35 %

3)     Kvalitet og holdbarhed - 25 %

Tildelingskriterierne er nærmere beskrevet i vedlagte bilag, ”Tildelingskriterier”.

 

I udbudsmaterialet gives der mulighed for et forhandlingsforløb i forbindelse med udvælgelse af vinderprojektet. Dette giver mulighed for at optimere vinderprojektet.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen vurderer, at:

-         processen for og inddragelsen af en lang række faglige medarbejdere i udarbejdelsen af konkurrenceprogrammet, har bidraget til at sikre ejerskab omkring indholdet i programmet,

-         dommerkomitéen til udvælgelse af vinderprojektet er sammensat, således der sikres en bred repræsentation af relevante interessenter,

-         de fastsatte tildelingskriterier og deres vægtning sikrer, at Varde Kommune får en skole, som opfylder de ønsker og krav, der er formuleret i det pædagogiske og tekniske byggeprogram.

Konsekvens i forhold til visionen

Vi bygger skole i naturen.

Retsgrundlag

EU-udbudsdirektivet 2014/24/EU

Kommunalfuldmagten.

Økonomi

Der er afsat 180 mio. kr. til skolebyggeri og øvrige arbejder til anlægsinvesteringer som følge af ny struktur på skole- og dagtilbudsområdet.

Udgifterne forbundet med totalentreprisekonkurrencen afholdes inden for det eksisterende anlægsbudget. 

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Byrådet,
at der udpeges et byrådsmedlem til dommerkomiteen,

at sammensætningen af dommerkomitéen godkendes,

at tildelingskriterierne med tilhørende vægtning godkendes.

Beslutning Direktionen den 06-06-2018

Anbefalingen blev godkendt.

166
Gensidig orientering - 6. juni 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/53, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:

 

  • Opfølgning på Byrådets studietur den 31. maj – 1. juni 2018
     
  • Kvartalsvis opfølgning på tidligere behandlede direktionssager – jfr. vedhæftede oversigt.
     
  • Drøftelse af emner til Udvalgsformandsmødet den 19. juni 2018. 
     
  • Sygefraværsstatistikken pr. april 2018.
     
  • Chefers adgang til bilag vedr. Direktionens møder.
     
  • Status fra Sikkerhedsudvalget.

Beslutning Direktionen den 06-06-2018

Direktionen drøftede:

  • Opfølgning på Byrådets studietur den 31. maj – 1. juni 2018.
    En veltilrettelagt tur af Anna Ellesgaard og Pia Koch Hauge.
     
  • Kvartalsvis opfølgning på tidligere behandlede direktionssager – jfr. vedhæftede oversigt. Listen drøftes på førstkommende stabschefmøde.
     
  • Emner til Udvalgsformandsmødet den 19. juni 2018. 
     
  • Sygefraværsstatistikken pr. april 2018.
     
  • Chefers adgang til bilag vedr. Direktionens møder.
    Der ændres p.t. ikke på chefers adgang til bilagene.
     
  • Status fra Sikkerhedsudvalget.