Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: onsdag den 20. juni 2018 kl. 08:00
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Britta Boel, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard
Fraværende: Side 357. Pkt. 176
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
176
What's Up
Udskriv dette punkt
Sagsid.: , Sagsinitialer: giki

Beslutning Direktionen den 20-06-2018

Punktet blev drøftet.

177
Forankring af visionen Vi i Naturen i det nye byråd og vitalisering af visionen i øvrigt
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/2541, Sagsinitialer: likj

Sagsfremstilling

På direktionens strategimøde den 14. maj 2018 blev der givet en status på arbejdet med visionen ”Vi i Naturen” (fremover visionen) og fremlagt forslag til Vi i Naturen Rådets fremtidige virke.

I sagsfremstillingen blev der endvidere lagt op til en drøftelse af, hvordan visionen forankres i det nye Byråd. Sidstnævnte ønskede Direktionen en drøftelse af på et direktionsmøde sammen med en drøftelse af, hvordan visionen i øvrigt kan vitaliseres. Dette med afsæt i visionstræet og visionens social media profil, som Direktionen blev præsenteret en justering af på strategimødet.

Ud over konsulent Lisbeth Lynge Kjær, deltager turistchef Colin Seymour også under sagens behandling som inspiration til drøftelsen. 

 

Mål for visionen og visionstræet

Udvalget for Økonomi og Erhverv godkendte i januar 2016 strategi for implementering af visionen. Strategien indeholdt følgende mål –jfr. Bilag 16350/16:

 

  • Visionen danner udgangspunkt og ramme for Varde Kommunes aktiviteter og ydelser
  • Visionen er en positiv og ansvarsskabende fortælling om naturens værdier og muligheder for både offentlige som private aktører
  • Visionen kendes og bruges aktivt af alle i Varde Kommune
  • Visionen tilfører de kommunale ydelser merværdi
  • Visionen styrker virksomhedernes grundlag
  • Visionen gør Varde Kommune til et endnu bedre sted at bo og leve.

 

Målene udmøntes i fire strategiske indsatser, som yderligere kan inddeles i konkrete handlinger:

 

  1. Arrangementer og netværk
  2. Kommunikation og markedsføring
  3. Varde Kommune – lokal forankring
  4. Netværk.

 

De strategiske indsatser og tilhørende handlinger er afbilledet i visionstræet – jfr. bilag 8935/16.

 

Visionens Social Media Profil

I forlængelse af, at kommunikationsafdelingen har overtaget de kommunikative kanaler for visionen, er der blevet arbejdet på en justering af visionens Social Media profil, jfr. bilag 92896/18.

 

Justeringen indebærer forslag om oprettelse af en vi-i-naturen-facebookgruppe i tillæg til vi-i-naturen-facebooksiden. Formålet med gruppen er at skabe et forum, hvor brugere kan ”tale” direkte med hinanden. Gruppen henvender sig primært til nuværende beboere i Varde Kommune.

Ligeledes foreslås det, at supplere vi-i-naturen-hashtagget (#) på Instagram med en vi-i-naturen-profil på Instagram, hvor der løbende kan vises naturbilleder fra Varde Kommune. Målgruppen for profilen er ikke kun nuværende beboere, men også potentielle tilflyttere.

 

Såfremt Direktionen godkender justeringen, vil der blive arbejdet videre med at definere retningslinjer for gruppen og Instagram-profilen. Her vil der bl.a. blive taget højde for de input, som Vi i Naturen Rådet kom med, da de drøftede forslaget på sidste møde i rådet.

Forvaltningens vurdering

Det nye byråd drøftede visionen på byrådsseminar i januar. Forvaltningen vurderer, at der her var opbakning til visionen. Byrådet gav udtryk for, at de bl.a. ser visionen som et redskab til at binde kommunen sammen i en hel kommune, men oplever samtidig, at visionen giver mulighed for, at hvert enkelt lokalområde kan lægge deres egen fortolkning ind over visionen.

 

Forvaltningen vurderer, at det er afgørende, at der etableres et ejerskab til visionen i det nye byråd, og at Direktionen får lejlighed til at drøfte, hvordan visionen kan vitaliseres i øvrigt.  Dette aktualiseres af, at ansvaret for visionsarbejdet er blevet lagt ud til de enkelte stabe og fagområder, og at der ikke er én person, som er ansat til at drive arbejdet med visionen frem.

Konsekvens i forhold til visionen

Sagsfremstillingen omhandler visionen.

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten

Økonomi

Ingen

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at det, med afsæt i sagsfremstillingen, drøftes, hvordan arbejdet med visionen skal forankres i det nye byråd,
at drøfte, hvordan visionen kan vitaliseres i øvrigt.

Beslutning Direktionen den 20-06-2018

Punktet blev drøftet. Direktionen lægger op til et temamøde med Byrådet, hvor visionens formål og udvikling drøftes.

178
Status på vækststrategiens handleplaner
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/9517, Sagsinitialer: joni

Sagsfremstilling

Økonomi- og Erhvervsudvalget godkendte den 29. november 2017 iværksættelse af en række af Vækststrategiens handleplaner, herunder

 

Iværksætteri og forretningsudvikling:

  • Vækstcentre i Varde Kommune
  • Forretningsudvikling i eksisterende virksomheder
  • Digitalisering og automatisering i virksomhederne
  • Finansieringsmuligheder for iværksættere og mindre virksomheder
  • Turisme – forretnings- og oplevelsesudvikling.
     

Kvalificeret arbejdskraft:

  • Strategisk kompetenceplan for virksomheder
  • Kobling mellem læringsinstitutioner og virksomheder (eksisterende)
  • Kobling mellem læringsinstitutioner og virksomheder (nye).
     

Rammevilkår:

  • Sikker og hurtig adgang til E20
  • Arbejdskraftens mobilitet
  • Varde Kommune på Danmarkskortet for nye virksomheder
  • Nye pladskrævende virksomheder
  • Inddragelse og gennemsigtighed i indkøb og udbud
  • Danmarks største kystferiedestination – trækplaster for nye gæster og borgere
  • Transparent og kvalificeret sagsbehandling. 

 

Planchef Tove Wolff og Chefkonsulent Jørgen Nielbæk giver en mundtlig redegørelse for status, herunder nye pladskrævende virksomheder.

Forvaltningens vurdering

Der arbejdes prioriteret og målrettet med handleplanerne for vækst i Varde Kommune.
Der gives en mundtlig redegørelse på mødet.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen.

Retsgrundlag

Lov om erhvervsfremme

Økonomi

Ingen.

Høring

Ingen.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at tage orienteringen til efterretning.

Beslutning Direktionen den 20-06-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.

179
Personaleredegørelse 2017
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/4921, Sagsinitialer: suwe

Sagsfremstilling

Formålet med Personaleredegørelsen 2017 er at give et samlet overblik over Varde Kommunes ansatte og arbejdet på personaleområdet i løbet af 2017.

Første halvdel belyser gennem især lokale fortællinger, hvordan der konkret er arbejdet med strategiske indsatser som samskabelse, arbejdsmiljø, sygefravær, kompetenceudvikling m.v.

 

Anden halvdel består af statistikker, der gennem konkrete data belyser personaleområdet på en række forhold som antal ansatte, personaleomsætning, etnicitet, ansættelsesvilkår m.v.
Fra og med Personaleredegørelsen 2016 er lønstatistikken og fraværsstatistikken blevet indarbejdet i Personaleredegørelsen.

 

Tallene i redegørelsen stammer primært fra KRL (Kommunernes og Regionernes Løndatakontor) og i mindre grad fra Danmarks Statistik, InsuBiz og eget lønsystem. Tallene fra KRL er de nyeste tilgængelige trukket pr 31.12.2017.

 

Udvalget for Økonomi og Erhverv har fået tilsendt redegørelsen til drøftelse og efterretning til mødet den 13. juni.

 

Personaleredegørelsen 2017 er vedhæftet som bilag og udleveres på mødet i fysisk udgave.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at redegørelsen kommer godt rundt om de væsentligste personaleforhold og opfylder formålet.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at Personaleredegørelsen drøftes og tages til efterretning

Beslutning Hoved MED-udvalg den 19-06-2018

Punktet blev udsat til mødet i august.

 

På mødet fremlægger Kim Jørgensen, Anne Puggaard Jørgensen og Ina Kristensen hvad de ser som bemærkelsesværdigt i redegørelsen.

Beslutning Direktionen den 20-06-2018

Personaleredegørelsen blev taget til efterretning. Direktionen udvælger et emne fra redegørelsen som tema til et senere møde i Administrativ Chefgruppe.

180
KL's Ledertræf 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/6747, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

KL’s Ledertræf 2018 foregår den 29. oktober 2018 i ODEON i Odense, hvor årets tema er "Mod til ledelse".

 

På konferencen tages tråden op i forhold til en række af Ledelseskommissionens fokusområder og sætter spot på en række andre centrale og aktuelle ledelsestemaer i den kommunale sektor.

 

Konferencen er målrettet kommunaldirektører og direktører, niveau 2-ledere og decentrale ledere. Derudover er chefer og medarbejdere, der arbejder med ledelsesudvikling i kommunerne velkomne.

Læs mere om konferencens indhold og tilmelding kan ske: http://tilmeld.kl.dk/Ledertraef2018

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,
at invitationen til KL’s Ledertræf 2018 samt deltagerkredsen drøftes.

Beslutning Direktionen den 20-06-2018

Deltagelse i KL´s ledertræf 2018 blev drøftet. Hver direktør udpeger deltagerne fra eget område.

181
Mødeplan 2019 vedr. administrative mødefora
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/6260, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Der er for 2019 udarbejdet forslag til mødekalender for det administrative område, hvoraf bl.a. fremgår de planlagte direktionsmøder samt strategimøder, møderne i Administrativ Chefgruppe samt i Lederforum.
Der er i mødeplanlægningen taget hensyn til den godkendte politiske mødeplan for 2019.

 

Direktionens almindelige ugentlige møder er fortsat placeret onsdage fra kl. 8.00 – 10.30, dog med undtagelse ved sammenfald med helligdage.
 

Direktionens strategimøder – 4 møder samt et 2-dages seminar er foreslået afholdt fra kl. 08.00 til ca. 12.00.

 

Administrativ chefgruppemøder afholdes i lille kantine på Bytoften 6 gange årligt fra kl. 12.30 – 15.30. Der er ikke indlagt seminar i 2019.

 

Lederforums møder foreslås fastlagt følgende 4 fredage fra kl. 8.15 til ca. 12.00:

Fredag den 22. februar 2019,
Fredag den 24. maj 2019,

Fredag den 6. september 2019 samt
et seminar den 31. oktober og 1. november 2019.

Retsgrundlag

Styrelsesloven.

Økonomi

Der vil være udgifter til mødeforplejning samt evt. lokaleleje.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,
at de foreslåede mødedatoer for såvel Direktionens almindelige møder som strategimøderne i 2019 godkendes,

at den Administrative Chefgruppes mødedatoer i 2019 godkendes,

at de foreslåede mødedatoer i Lederforum i 2019 godkendes

at der ikke afholdes seminar i 2019 for Administrativ Chefgruppe.

Beslutning Direktionen den 20-06-2018

Anbefalingen blev godkendt.

182
Ledelseskommissionens rapport
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/6844, Sagsinitialer: mope

Sagsfremstilling

Ledelseskommissionens nye rapport ”Sæt borgerne først” om ledelse i den offentlige sektor med fokus på udvikling af driften, vedhæftes til drøftelse.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,
at rapporten drøftes.

Beslutning Direktionen den 20-06-2018

Punktet blev udskudt til drøftelse på Direktionens strategimøde 3. august.

183
Ændret finansiering af kaffe til møder på BCV og Rådhuset
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 08/14015, Sagsinitialer: mahj

Sagsfremstilling

Kantinerne på Borgercenter Varde (BCV) og Rådhuset oplever en stigende tendens til, at afdelingerne undlader at bestille kaffe til møder, men alene bestiller brød, og selv medbringer kaffen fra te-køkkener.

Dette betyder, at kantinen går glip af indtægterne, og at udgifterne til te-køkkener er stigende. I udgangspunktet burde udgifterne til te-køkkenerne i det store hele finansieres via medarbejderbetaling på kaffe, men fortsætter tendensen med, at mødekaffen tappes ”gratis”, vil det betyde, at medarbejderne skal ”holde for”, for at der er sammenhæng mellem udgifter og indtægter, hvilket medarbejderne nok ikke vil finde rimelig.

Forvaltningens vurdering

Der har været overvejet forskellige modeller, og ønsket fra kantinerne er at finde en model, hvor bestilleren kan tappe kaffen hvor de ønsker, og hvor kantinen ikke skal agere politi.

Der har været dialog med enkelte ledere og afdelinger om, hvordan der kan laves en ordning som sikrer, at udgifterne dækkes og som samtidig er enkel og fleksibel for alle parter.
Det har ført til følgende forslag:

Vi fortsætter i 2018 med den nuværende ordning, men med opfordring til lederne på Rådhuset og BCV om, at kaffe til møder med eksterne deltagere skal købes i kantinen.

Fra 1.1.2019 ændres kaffeprisen til møder til 0,- kr., så alle afdelinger frit kan vælge, om de selv tapper kaffen i te-køkkener eller bestiller den i kantinen.

Til gængæld bliver hver afdeling bon’et for en andel af de skønnede samlede udgifter, via en årlig ompostering i januar måned – første gang 1.1.2019.
Afdelingens andel vil stå i forhold til lønsummen.

Økonomi

Den samlede mødekaffeudgift er – med udgangspunkt i 2017-forbruget - opgjort til 315.000 kr., der fra 1.1.2019 skal fordeles efter lønsummen mellem afdelingerne på BCV og Rådhuset.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at mødekaffen på BCV og Rådhuset fra 1.1.2019 finansieres ved, at afdelingerne pålægges en forholdsmæssig del af de 315.000 kr. beregnet efter lønsum,

at afdelingerne fra 1.1.2019 frit kan vælge, om de selv tapper mødekaffen i te-køkkener eller bestiller den i kantinen, hvor den leveres ud uden betaling.

Beslutning Direktionen den 20-06-2018

Punktet blev udsat.

184
Gensidig orientering - 20. juni 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/53, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:

 

Opfølgning på mødet i Udvalget for Økonomi og Erhverv den 13. juni 2018.
 

Opfølgning på temamødet og byrådsmødet den 19. juni 2018.
 

Opfølgning på Udvalgsformandsmødet 19. juni 2018.
 

Drøftelse af emner til Direktionens Nyhedsbrev.

 

 

 

Beslutning Direktionen den 20-06-2018

Gensidig orientering om:

 

  • Møde i udvalget for Økonomi & Erhverv den 13. juni 2018.

 

  • Temamøde og møde i Byrådet den 19. juni 2018.

 

  • Udvalgsformandsmødet den 19. juni 2018.

 

  • Emner til Direktionens Nyhedsbrev.