Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: onsdag den 27. juni 2018 kl. 08:00
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Britta Boel, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard
Fraværende: Side.373. Pkt. 185.
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
185
What's Up
Udskriv dette punkt
Sagsid.: , Sagsinitialer: giki

Beslutning Direktionen den 27-06-2018

Drøftet.

186
Sygefraværsindsatser - status og nye indsatser
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/6847, Sagsinitialer: suwe

Sagsfremstilling

På baggrund af sygefraværets udvikling de første måneder af 2018, har Direktionen udtrykt ønske om et fornyet fokus på sygefravær. Derfor vil der nedenfor blive givet en status på HR’s sygefraværsindsatser det seneste år og en redegørelse for, hvad HR ønsker at igangsætte fra august 2018.

 

Måltallet for Varde Kommune ligger fortsat på 4,2%. Efter sygefraværsprojektets afslutning medio 2017, er sygefraværsindsatsen forankret i ledelseskæden gennem opfølgningsmøder mellem HR og direktører/fagchefer/ledergrupper. Disse møder afholdes hvert halve år.

Desuden er der gennemført nedenstående sygefraværsindsatser:

 

-         HR har haft flere arbejdspladsbesøg. Nogle besøg har affødt en konkret HR-indsats. Det er sket på følgende arbejdspladser:

  • Ansager Skole (afsluttet)
  • Tistrup Skole – Labyrinten (afsluttet)
  • Solsikken (afsluttet)
  • Oksbøl (afsluttet)
  • Jobcenter Varde (igangværende)
  • Plan, Kultur og Teknik (igangværende)
  • Trane Skole (fra august 2018).

 

-         Måltalsproces på fagområderne

 

-         Indsats på langtidssygefravær i ældreområdet: Analyse af langtidssygefraværet og dialog med ældreområdernes MED-udvalg. Efterfølgende fondsansøgning på coachfunktion og bedre brug af hjælpemidler

 

-         Instruktion i LIS på arbejdspladser: Brug af LIS og anvendelse til indkredsning af udfordringer

 

-         Beskrivelse af sygefraværsprojektet ”10.000 dage til nærvær” er fjernet fra Vores Varde og erstattet med et sygefraværsafsnit for lederne om, hvordan sygefravær håndteres. Afsnittet ses ved at kopiere adressen over i en browser: http://intranet.vardekommune.dk/indhold-til-dig,-der-er/leder/sygefravaer.aspx

 

-         Kurser: ”Mere samarbejde og mindre fravær”, ”Robuste fællesskaber”, ”Styrkebaseret ledelse”, ”Grundlæggende nudging”, ”Mere overskud i arbejdslivet” og ”Hvordan håndterer vi bedst langtidssygefravær? ”
 

-         Tilbud om gratis fysioterapeutisk udredning af arbejdsrelaterede smerter i bevægeapparat.
 

HR har revurderet indsatserne og foreslår en række tiltag med det fortsatte fokus, at ansvaret for sygefraværet ligger i ledelseskæden, og at HR understøtter dette med konkrete tiltag med en mere insisterende tilgang:

 

-         Halvårlige opfølgningsmøder med direktører og fagchefer samt ad hoc møder med chef/ledergrupper

 

-         Styrket strategisk fokus gennem kvartalsvise sagsfremstillinger på direktionsmøder

  • Opmærksomhedspunkter i sygefraværets udvikling
  • De 5 bedst placerede arbejdspladser (Top 5) og de 5 dårligst placerede arbejdspladser (Bund 5) set i forhold til sygefraværets måltal og udvikling

 

-         Status på sygefravær lægges kvartalsvis på Vores Varde efter direktionsmøde

 

-         Analyse af enhedernes/ledernes brug af LIS som grundlag for håndtering af sygefraværet

 

-         Udvælgelse af arbejdspladser til HR-besøg og -indsats (kvartalsvis):

  • Udvælgelse af de 5 dårligst placerede arbejdspladser set i forhold til sygefraværets måltal og udvikling
  • Derefter ses på sygefraværets fordeling på kort- og langtidssygefravær
    • Ved langtidssygefravær: opfølgning på arbejdspladsens håndtering af langtidssygefraværet
    • Ved korttidssygefravær: indsats målrettet TRIO’s fælles ansvar for sygefraværet. Koncept udvikles i samarbejde med CABI.

 

-         Understøtte arbejdspladser der ønsker at indføre træning på arbejdspladsen. Opbygge koncept med bistand fra fysioterapeut og udbyde et antal forløb – f.eks. til 10 arbejdspladser efter først til mølle princippet
 

-         Tilbyde fysioterapeutisk udredning af arbejdsrelaterede smerter med anvisning af øvelser som arbejdspladstiltag fremfor individuel indsats. Opbygge et koncept og udbyde et antal arbejdspladsbesøg – f.eks. til 20 arbejdspladser efter først til mølle princippet

 

-         Sygefravær sættes på dagsordenen i flere sammenhænge:

  • Arbejdsmiljøuddannelsen som fast del af uddannelsesplanen (undersøges)
  • Arbejdsmiljøforum når der er relevante temaer
  • Lederforum når der er relevante temaer
  • Lederkurser når det er relevant. F.eks. indlæg på Diplommodul (fra oktober til maj)

 

-         Kurser: ”Robuste fællesskaber”, ”Hvordan håndterer vi bedst langtidssygefravær? ”, ”Håndtering af stress i praksis” og ”Grundlæggende nudging”.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at ovenstående indsatser vil sætte øget strategisk fokus på sygefraværet og understøtte arbejdspladsernes arbejde med at reducere sygefraværet.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at de beskrevne indsatser godkendes.

Beslutning Direktionen den 27-06-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.

De beskrevne indsatser blev godkendt og evalueres efter 1 år.

187
Proces for udarbejdelse af fokusområder
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/7284, Sagsinitialer: chki

Sagsfremstilling

Den 2. maj 2018 besluttede Udvalget for Økonomi- og Erhverv, at der skal udarbejdes Politiske Fokusområder gældende fra januar 2019 på baggrund af Byrådsgrundlaget, Udviklingsstrategien og de gældende politikker. Beslutningen betyder, at de Politiske Fokusområder erstatter de nuværende aftaler om udviklingsmål.

 

Der udarbejdes 3-5 politiske fokusområder – der kan være flerårige - under hvert udvalg. Udvalgene udvælger igennem de Politiske Fokusområder afgrænsede områder, som udvalgene vil fokusere på for at arbejde frem mod målsætningerne i Udviklingsstrategien og politikkerne.

 

Det fremgår af sagsfremstillingen fra Udvalget for Økonomi- og Erhverv, at de Politiske Fokusområder udarbejdes på baggrund af dialog mellem fagchefer, ledere og udvalg.

I forbindelse med udarbejdelsen af de Politiske Fokusområder skal der tages stilling til, hvilke rammer der skal være for afholdelse af dialogmøderne. Yderligere skal der tages stilling til, hvordan koblingen til udviklingsstrategien og de gældende politikker sikres. I det følgende vil der blive præsenteret overvejelser om begge disse elementer.

 

Kobling til udviklingsstrategien og gældende politikker.

De Politiske Fokusområder skal omsætte Udviklingsstrategien og de gældende politikker til konkrete politiske initiativer. Udviklingsstrategien består af strategiske målsætninger. I beskrivelsen af de strategiske målsætninger angives en retning og prioritering, der skal tages højde for i de Politiske Fokusområder. Man kan vælge, at de Politiske Fokusområder i løbet af byrådsperioden, skal adressere alle de beskrevne elementer i de strategiske målsætninger. Det kan dog også være op til de enkelte udvalg at prioritere i de forskellige elementer.  

 

Når Udviklingsstrategien skal omsættes til Politiske Fokusområder, kan man vælge at ansvarliggøre et eller flere udvalg for de enkelte strategiske målsætninger. Man kan også vælge, at de enkelte udvalg - i samspil med direktører og fagchefer - afgør hvilke strategiske målsætninger, de finder det relevant at arbejde med.

 

Dialogmøder

I udvalgene er der forskellige traditioner omkring dialogmøder. Denne forskel bygger på forskelle i struktur, organisering og opgaver. Det foreslås derfor, at de enkelte direktører får ansvaret for at tilrettelægge en proces omkring dialogmøderne, så den bedst muligt ligger op til udarbejdelsen af de Politiske Fokusområder. For at sikre en vis ensartethed på tværs af områderne foreslås en fælles ramme for dialogmøderne, da dette vil være en fordel i forhold til at tænke på tværs af udvalgsområderne.

 

Forslag til overordnet ramme for dialogmøder:

Dialogmøderne skal som minimum involvere Udvalget, fagchefer, ledere og direktør på udvalgsområdet. Der skal planlægges inddragelse af MED-systemet i processen omkring udarbejdelsen af de politiske fokusområder.

 

Dialogmøderne skal rammesættes af følgende elementer:

-         Udviklingsstrategien

-         Gældende politikker

-         Udfordringer og udviklingstendenser på området.

 

Byrådet skal i januar 2019 se en samlet oversigt over fokusområderne og på den baggrund drøfte tværgående tendenser.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at de bedste resultater af dialogmøder nås ved at skabe plads til fleksibilitet og forskellighed i processen. Derfor vurderer forvaltningen, at dialogmøderne skal planlægges i de enkelte direktørområder.

Yderligere vurderer forvaltningen, at det er væsentligt, at skabe en klar kobling mellem Udviklingsstrategien, de gældende politikker og de Politiske Fokusområder for at tydeliggøre, hvordan der arbejdes med de politiske prioriteringer.

Konsekvens i forhold til visionen

ingen

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten

Økonomi

Dialogmøderne skal afholdes inden for eksisterende budgetter.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at drøfte hvordan der kan arbejdes med de politiske fokusområder på baggrund af de gældende politikker og Udviklingsstrategien,

at de enkelte direktører udpeger en tovholder, der planlægger dialogmøder omkring de politiske fokusområder.

Beslutning Direktionen den 27-06-2018

Direktionen drøftede, hvorledes der kan arbejdes med de politiske fokusområder. Der var enighed om, at der ikke kan laves en fælles proces og direktørerne er tovholder for eget ansvarsområde.

 

Dialogen om fokusområderne skal tage udgangspunkt i de 3 elementer – Udviklingsstrategien, Gældende politikker samt Udfordringer og udviklingstendenser på området. Udvalgene vælger selv hvilke målsætninger fra Udviklingsstrategien, de vil arbejde videre med.

 

Der gives en status i Direktionen, når fokusområderne er vedtaget i udvalgene.

188
Gennemgang af budgetmateriale
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/64, Sagsinitialer: jonq

Sagsfremstilling

Fagudvalgene har i foråret behandlet omprioriteringsforslag, nye driftsønsker (og kompenserende besparelser), samt nye anlægsønsker.

 

På temamødet den 6. marts 2018 kom de politiske partier derudover med en række nye ønsker til budgettet. Forvaltningen har udarbejdet beskrivelser til disse ønsker, som ikke er blevet politisk behandlet.

 

Materialet er blevet samlet i et e-paper, som er fremsendt pr. mail til Direktionen.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen bemærker, at der bør være et særligt fokus på de ønsker, som ikke er blevet politisk behandlet.

 

Endvidere bemærkes, at der desuden er nogle forslag (O42, A2, A28 og A38), hvor der ikke er udarbejdet beskrivelser.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at der udarbejdes beskrivelser til de forslag, hvor beskrivelserne udestår,

at Direktionen drøfter og godkender det samlede materiale, og

at materialet herefter fremsendes til politikerne.

Beslutning Direktionen den 27-06-2018

De manglende beskrivelser af forslag udarbejdes.

Anbefalingen blev godkendt.

189
Orientering om aktiviteter i Work Live Stay
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 13/9575, Sagsinitialer: dolu_slettet_1

Sagsfremstilling

Varde Kommune har været medlem af Work Live Stay siden maj 2013, og nu er alle 22 kommuner i Syddanmark med i foreningen, der dækker Region Syddanmark.

 

Det overordnede formål med Work Live Stay er, at samle de syddanske indsatser der skaber gode vækstbetingelser for virksomheder og kommuner gennem tiltrækning af højtkvalificeret arbejdskraft.

 

Varde Kommune er som nævnt medlem af Work Live Stay og kommunen er derudover med i nogle af foreningens særlige satsninger, herunder:

  • Karriere på tværs, der har fokus på at tiltrække højt kvalificeret arbejdskraft fra Tyskland,
  • Karriere i Syddanmark, der har fokus på at sikre en god modtagelse af udflyttede statslige medarbejdere og deres partner,
  • Moving Global Talents, der tilsvarende har fokus på at tiltrække den højtkvalificerede arbejdskraft, som virksomhederne har brug for med en særlig indsats på steder globalt, der har overskud af den konkrete arbejdskraft.
     

Der er vedhæftet dokumenter vedr. projektbeskrivelser samt midtvejsevaluering af Destination Talent og Karriere i Syddanmark.  

 

Direktør for Work Live Stay Camilla Høholt Smith, Erhvervschef Lars Buch, Planchef Tove Wolff og chefkonsulent Jørgen Nielbæk deltager under punktet.

 

Camilla Høholt Smith præsenterer de generelle indsatser i Work Live Stay og de anførte satsninger. Hertil forventeligt nye indsatser, der er på vej.

Forvaltningens vurdering

 

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Den kommunale styrelseslov.

Økonomi

Ingen

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at indgå i en gensidig dialog om nuværende og fremtidige samarbejdsfelter.

Beslutning Direktionen den 27-06-2018

De nuværende og fremtidige samarbejdsfelter med Work Live Stay blev drøftet.

190
Orientering om DUT-midler
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/64, Sagsinitialer: jonq

Sagsfremstilling

Lov- og cirkulæreprogrammet for 2019 (DUT-aftalen) er blevet offentliggjort. Til orientering er der vedhæftet en oversigt, der viser Varde Kommunes andel af DUT-midlerne.

 

I Varde Kommune er det tidligere besluttet, at basisbudgettet ikke automatisk til- eller fraskrives de tildelte DUT midler 100%. Der udarbejdes derimod en faktisk konsekvensvurdering af, hvad ændringerne betyder for Varde Kommune. Der er besluttet en bagatelgrænse på +/- 50.000 kr., som tilfalder eller finansieres af kassen og ikke fagområdet.

 

KL udsender budgetvejledningsskrivelser ultimo juni/primo juli, hvor de enkelte lovændringer er beskrevet mere detaljeret. Økonomiafdelingen vil sammen med fagområderne vurdere, om de økonomiske konsekvenser af de nye love/lovændringer skal indregnes på fagområderne.

 

Primo august skal Direktionen tage endelig stilling til udmøntningen af DUT-midler.

Forvaltningens vurdering

Det er afgørende, at der udarbejdes en faktisk konsekvensvurdering af, hvad ændringerne betyder for Varde Kommune.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Direktionen den 27-06-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.

191
Gensidig orientering - 27. juni 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/53, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:

 

  • Opfølgning på Hoved-MED-mødet 19. juni 2018.
     
  • Opfølgning på Gruppeformandsmødet 26. juni 2018.
     
  • Drøftelse af emner til Direktionens Strategimøde 2. august 2018.

Beslutning Direktionen den 27-06-2018

Følgende blev drøftet:

 

  • Opfølgning på Hoved-MED-mødet 19. juni 2018.
     
  • Opfølgning på Gruppeformandsmødet 26. juni 2018.
     
  • Drøftelse af emner til Direktionens Strategimøde 2. august 2018.