Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: torsdag den 6. september 2018 kl. 08:30
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard
Fraværende:
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
236
Direktionens oplæg til Budget-i-balance
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/64, Sagsinitialer: jonq

Sagsfremstilling

Udvalget for Økonomi og Erhverv besluttede den 13. august 2018 at anmode Direktionen om -  på grundlag af:

  • De 3 økonomiske målsætninger:
    • Uændret skat og grundskyld,
    • Et årligt anlægsniveau på mindst 80 mio. kr., eks. Energirenoveringer og ældreboligbyggeri,
    • En kassebeholdning på mindst 125 mio. kr. ved budgetperiodens udløb, samt
  • Partiernes budgetoplæg,
     

at udarbejde et forslag til et Budget-i-balance.

 

Partierne skal den 3. september fremsende deres forslag til ”Budget-i-balance”, hvorefter Direktionen den 7. september skal fremsende direktionens oplæg til ”Budget-i-balance” til Byrådet.

 

Økonomiafdelingen deltager på direktionsmødet.

Høring

Budgetmaterialet er sendt i høring den 22. august 2018. Der er høringsfrist den 6. september 2018. Høringssvarene fremsendes til Byrådet den 7. september.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at Direktionen færdiggør et oplæg til Budget-i-balance, som fremsendes til Byrådet den 7. september.

Beslutning Direktionen den 06-09-2018

Direktionen drøftede oplægget til Budget-i-balance. Oplægget fremsendes til Byrådet den 7. september.

237
Opfølgning på 2018 initiativer i Moderniserings- og Effektiviseringsprogrammet (MEP).
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/1209, Sagsinitialer: MASC

Sagsfremstilling

Direktionen har anmodet om en gennemgang af Moderniserings- og Effektiviseringsprogram-mets initiativer for 2018 med henblik på en vurdering af, hvorvidt der er igangsat eller planlagt effektiviseringer som følge af initiativer i programmet.

 

Det aftalte program for 2018 indeholder fem overordnede temaer, herunder en række projekter, der tilsammen skal føre til, at der kan frigøres et potentiale på 1 milliard kr. årligt (knapt 9 mio. kr. årligt for Varde Kommune ved andel på 0,88%). Halvdelen af det frigjorte potentiale forbliver i kommunerne.
 

De overordnede temaer er:
Forenkling af kommunernes rammer og styrket styring
(525 mio. kr. – 4,6 mio. kr. i Varde Kommune niveau)

De store potentialer er på det specialiserede område og ved ændring af beskæftigelseslov-givningen. Det bemærkes, at der forhandles nye overenskomster vedr. vederlagsfri fysioterapi og ridefysioterapi, som forventes at reducere kommunernes udgifter.

Mere effektiv drift gennem samarbejde og nye organiseringer
(350 mio. kr. – 3,1 mio. kr. i Varde Kommune niveau)

Initiativerne på dette område er centralisering af løn og bogholderifunktioner, facility management og større fleksibilitet i kommunale samarbejder. Der er også et initiativ vedr. mulighed for tværkommunale samarbejder, men her er der fortsat ingen konkrete udmøntede initiativer.
 

Indkøb og digitalisering
(125 mio. kr. – 1,1 mio. kr. i Varde Kommune niveau)

Indkøbsstrategisk samarbejde, herunder 6 fælles indkøb i 2018 og indførsel af fælles standardarder for E-handel samt videreudvikling af fælleskommunale forpligtende samarbejder. Det bemærkes, at Varde Kommune har et fastsat måltal for compliance på 80%.

 

De enkelte initiativer er beskrevet i bilag, hvor der er en første vurdering af gevinstrealiseringen i Varde Kommune.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen vurderer, at der er et stort økonomisk potentiale ved MEP initiativerne.

Det bemærkes, at det kræver stor ledelsesmæssig fokus og vilje at hente de planlagte gevinster.

Det vurderes, at der med fordel kan iværksættes en mere specifik opfølgning på initiativerne i forvaltningerne.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at orienteringen tages til efterretning,
at Direktionen drøfter sikring af gevinstrealisering ved MEP initiativerne.

Beslutning Direktionen den 06-09-2018

Punktet blev drøftet.
Særligt på Social- og Beskæftigelsesområderne er der initiativer, der fortsat skal dyrkes. Direktionen beder derfor analyseenheden i Økonomi om at være tovholder på en opfølgning på initiativerne om ½ år.

Sagen sendes til Udvalget for Økonomi og Erhverv til efterretning.

238
Tilfredshedsundersøgelse i Byrådet 2018 - resultater
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/5410, Sagsinitialer: chki

Sagsfremstilling

Direktionen besluttede i 2014, at der skal gennemføres en tilfredshedsundersøgelse blandt byrådspolitikerne i Varde Kommune i løbet af det første valgår.
På den baggrund blev der ultimo juni 2018 gennemført en tilfredshedsundersøgelse i Byrådet. Det er nu muligt at præsentere resultatet.

 

Den gennemførte tilfredshedsundersøgelse tager udgangspunkt i spørgerammen fra 2015, hvorfor det er muligt at arbejde kontinuerligt med resultaterne i de udarbejdede rapporter.

 

Der spørges ind til følgende temaer:

-         Tidsforbrug på politisk arbejde

-         Kvaliteten af sagsfremstillingerne i udvalg og Byråd

-         Afholdelse af byrådsmøderne/udvalgsmøder

-         Samarbejdet med forvaltningen

-         Samarbejdet i Byrådet og mellem udvalgene.

 

De overordnede tendenser er følgende:

-         Blandt byrådspolitikerne er der generelt en høj grad af tilfredshed på tværs af alle temaerne i undersøgelsen.

-         Hovedparten af byrådsmedlemmerne er godt tilfredse med introduktionen til byrådsarbejdet og introduktionen i udvalget

  • 3 af udvalgene har enkelte medlemmer, der angiver en mindre grad af utilfredshed med introduktionen til udvalgsarbejdet. Det drejer sig om følgende udvalg: Arbejdsmarked og Integration, Kultur og Fritid samt Social og Sundhed.

-         Det gennemsnitlige tidsforbrug er steget. 44% bruger mere end 20 timer i ugen på byrådsarbejdet.

-         68% og 60% oplever i høj grad/i nogen grad, at det kan være svært at forene byrådsarbejdet med henholdsvis det civile erhverv og med familielivet.

-         20% vurderer, at dagsordenen ikke kommer i god tid forud for Byrådsmøderne. Samme billede tegner sig i følgende udvalg: Kultur og Fritid, Plan og Teknik samt Økonomi og Erhverv.

-         20% vurderer, at forvaltningen ikke altid er objektiv i sagsfremstillingerne.

-         5 af fagudvalgene har enkelte medlemmer, der er utilfredse med den tværgående koordinering mellem fagudvalgene. Det drejer sig om følgende udvalg: Økonomi og Erhverv, Børn og Læring, Arbejdsmarked og Integration, Social og Sundhed samt Kultur og Fritid.

 

Der henvises til rapporterne: Politikernes tilfredshed 2018, Rapporterne for fagudvalgene og Sammenholdelse af resultaterne fra 2015 og 2018 for en uddybning af resultaterne. Disse er vedlagt som bilag.

Forvaltningens vurdering

Byrådsmedlemmerne udtrykker en høj tilfredshed med den service, de modtager fra forvaltningen både i forhold til byrådsmøderne og i forhold til udvalgsmøderne. Der er variationer på tværs af udvalgene, hvorfor det vurderes relevant at drøfte resultaterne i regi af de enkelte udvalg.

På tværs af udvalgene vurderer forvaltningen, at det kan være relevant at drøfte, hvordan oplevelsen af den tværgående koordinering højnes.

 

Forvaltningen vurderer, at undersøgelsens resultater er relevant for både forvaltning og politikere.

Retsgrundlag

Styrelsesloven.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at tage undersøgelsens resultater til efterretning,

at tage stilling til, hvorledes undersøgelsens resultater skal formidles til politikerne og forvaltningen.

Beslutning Direktionen den 22-08-2018

Punktet blev udsat.

Beslutning Direktionen den 30-08-2018

Direktionen tog undersøgelsens resultater til efterretning. Sagen genoptages i Direktionen til nærmere drøftelse.

 

Der udarbejdes en fælles sag, der fremsendes til de stående udvalg til drøftelse.

Beslutning Direktionen den 06-09-2018

Punktet blev udsat.

239
Kystturisme netværk - Cold Coast Collective
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 15/12535, Sagsinitialer: chrp

Sagsfremstilling

Efter oplæg ved European Week of Region and Cites i Bruxelles i oktober 2017, samt afholdelsen af det stiftende netværksmøde i Varde i maj 2018 er det nu muligt at præsentere ”Cold Coast Collective – a Tourism Development Network for Northern Europe”. Det er et internationalt turisme netværk, der har fokus på turismeudvikling i koldvandsdestinationer.

 
Netværket har udarbejdet et såkaldt letter of agreement og en netværksbeskrivelse, hvori fokusområder, samarbejdsformer, økonomiske forpligtelser m.m. er beskrevet. Disse er vedlagt som bilag.
Cold Coast Collective skal nu officielt formaliseres. Dette sker ved en politisk godkendelse af letter of agreement og netværksbeskrivelsen. Derfor skal dokumentet ”letter of agreement” underskrives.

 

Netværkets fokusområder:

  • Koldvandsdestinationer
  • Kapacitetsudvikling (indkvartering og produktudvikling)
  • Digitalisering
  • Færdighedsudvikling
  • Bæredygtig udvikling
  • Udvikling af ”the reason to” oplevelser.

 

For uddybning af fokusområderne henvises til bilaget ”Description of the Cold Coast Collective”.
 

Følgende partnere deltager i netværket:

  • Varde Kommune (koordinerende funktion i år 2018)
  • University of applied science of Satakunta, Finland
  • Visit Pori, Finland
  • Arendal Kommune, Norge
  • Varberg Kommune, Sverige
  • Region Halland, Sverige
  • Ostsee-Holstein-Tourismus, Tyskland
  • Jammerbugt Kommune
  • Ringkøbing-Skjern Kommune.

 

Derudover arbejder netværket på at få endnu en forskningsinstitution som medlem. På sigt er der ligeledes et fælles ønske om, at udvide netværket med medlemmer fra de baltiske lande, Polen og Storbritannien.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at Varde Kommune - med etableringen af kystturisme-netværket - har skabt og skaber internationale kontakter af værdi for den videre udvikling af kommunens turismeindsats.
Det er forvaltningens vurdering, at netværket vil medføre fordele for kommunens udvikling af turismeområdet; særligt i forhold til synliggørelse af området (lokalt, regionalt, nationalt og internationalt), ekstern finansiering og tydeliggørelse af potentialet på vores kyster.

Det er ligeledes forvaltningens vurdering, at netværksmedlemmerne er engagerede og attraktive i forhold til at indgå i fremtidige projektsamarbejder. Medlemmerne besidder endvidere en række interessante kontakter indenfor turismesektoren.

Konsekvens i forhold til visionen

Visionen indgår som en naturlig del af netværkets arbejde.

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten

Økonomi

År 1 defineret som 2018, er for medlemmerne uden økonomisk forpligtelse.

Et medlemsgebyr kan dog senere blive besluttet i forbindelse med netværkets udvikling og i tilfælde af, at de administrative opgaver og omkostninger stiger. Netværksgebyret vil i så fald skulle dække omkostninger forbundet hermed.
Sammenlignelige netværksgebyrer ligger i prislejet €1000-3000 årligt (svarende til 7.500-22.500 kr.).
Et eventuel medlemsgebyr vil kræve politisk godkendelse blandt alle medlemmer i netværket.

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Udvalget for Økonomi og Erhverv,

at netværksbeskrivelsen og ”Letter of agreement” godkendes,

at ”Letter of agreement” underskrives af udvalgsformanden, således Varde Kommune officielt er indlemmet i Cold Coast Collective.

Beslutning Direktionen den 06-09-2018

Anbefalingen blev godkendt.

240
Revision af naturkanon
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/9680, Sagsinitialer: msde

Sagsfremstilling

Miljø- og Fødevareminister Jakob Ellemann-Jensen har iværksat en proces med at opdatere Danmarks Naturkanon. Der er lagt op til en borgernær proces, hvor særligt smukke eller interessante naturområder kan indmeldes af borgere, organisationer og kommuner.

 

Tidsrammen for processen er, at der frem til den 23. september 2018 kan tilmeldes naturområder. Herefter vil en jury nominere 30 naturområder til afstemning. I perioden 8. oktober til 4. november 2018 kan der stemmes om de 15 naturområder, som kommer til at indgå i den endelige naturkanon. Områderne offentliggøres ultimo november 2018.

Juryen vil sikre, at de 15 udvalgte naturområder bliver ligeligt fordelt på landets 5 regioner.

 

Kriterier for nominering og udvælgelse er:

 

  • Det enkelte sted skal have en smuk natur og have noget særligt, der er værd at besøge.
  • Stedet skal have en væsentlig biologisk, geologisk eller landskabelig værdi.
  • Der skal være offentlig adgang til hele stedet eller til væsentlige dele af stedet og en naturlig indgang for besøgende.
  • Stedet skal være en specifik geografisk lokalitet, som nemt kan formidles.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at det vil have positiv betydning for kommunen at være repræsenteret i Danmarks Naturkanon med et eller flere naturområder. Det vil tydeliggøre kommunens naturværdier og tiltrække besøgende.

 

Forvaltningen vurderer, at naturområderne Filsø og Skallingen vil være to områder, der er oplagt at melde ind i processen.

 

Skallingen er udpeget til Verdensarv og en del af Nationalpark Vadehavet. Området er af både biologisk, geologisk og landskabelig høj værdi med en naturlig indgang og afgrænsning af området.

 

Filsø er en del af Naturpark Vesterhavet og har ligeledes høj biologisk, geologisk og landskabelig værdi. Efter genopretningen af området for 6 år siden har søen udviklet sig til et på landsplan helt enestående område for både fugle og ikke mindst de mange vandplanter, der hurtigt har indtaget det nye levested.

Konsekvens i forhold til visionen

Bliver Varde Kommune repræsenteret med et naturområde i den nye naturkanon, vil det styrke visionen og fortællingen om det gode liv i naturskønne omgivelser.

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten

Økonomi

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Udvalget for Plan og Teknik,

at Filsø og Skallingen indstilles til naturkanonen,

at Udvalget for Økonomi og Erhverv orienteres om indstillingen.

Beslutning Direktionen den 06-09-2018

Anbefalingen blev godkendt.

241
Fremadrettet organisering af projekt Frelloskolen
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/7749, Sagsinitialer: chrp

Sagsfremstilling

Efter gennemførelsen af første fase af projekt Frelloskolen, hvor der var fokus på bruger- og borgerinddragelse samt udarbejdelsen af udbudsmaterialet, skifter projektet nu fase. Udbudsmaterialet har været tilgængeligt for de totalentrepriseteams, der har ønsket at byde ind på opgaven, og pr. 29. august 2018 lukkede tilmeldingen til denne prækvalifikation.
17 teams ønsker at blive vurderet i den videre proces og inviteres til at tegne deres bud på Frelloskolen.

 

I kommende fase skal fem teams udvælges. Denne udvælgelse sker i samarbejde med de indkøbte rådgivere fra KUBEN Management. Ved årsskiftet skal hvert team have afleveret deres bud på kommunens nye skole, hvorefter den nedsatte dommerkomité skal vælge vinderprojektet. I løbet af foråret 2019 kan anlægget påbegyndes.

 

Ved færdiggørelsen af udbudsmaterialet blev projektets tidligere organisering opløst, og den tidligere styregruppe fremsatte et forslag til en fremtidig organisering af projektet. Forslaget til projektorganisering kan ses i bilag ”Organisering for projekt Frelloskolen”.

 

Forslaget tager udgangspunkt i en strømlinet projektstruktur, hvor

  • en arbejdende projektgruppe refererer til
  • en styregruppe, der træffer de løbende beslutninger under ansvar for Udvalget for Børn og Læring.
  • En større referencegruppe med bred repræsentation orienteres løbende og inviteres til at komme med input.

 

I løbet af efteråret 2018 vil projektgruppen arbejde med opgaver vedrørende konkurrence-fasen, hvor de fem udvalgte teams udarbejder deres konkurrencemateriale, ligesom bedømmelsesprocessen i januar 2019 fastlægges.

Projektgruppen assisteres af KUBEN Management. Det forventes i den forbindelse, at styregruppen skal tage stilling til forhold vedrørende konkurrencefasen, bedømmelsesproces-sen og den efterfølgende forhandling med det vindende team, ligesom der skal arbejdes med brugerinddragelse og planlægges offentliggørelse af vinderprojektet samt et ”første spadestik”.

Referencegruppen vil i denne periode være første høringspart, og blive inviteret til at komme med input.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen vurderer, at den foreslåede organisering af projekt Frelloskolen for konkurrence- og anlægsfasen sikrer en bred inddragelse af projektets interessenter, ligesom den muliggør en hyppig udveksling mellem projekt- og styregruppe, hvilket vurderes gavnligt for den fremadrettede proces.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten

Økonomi

Ingen

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til henholdsvis Udvalget for Børn og Læring samt Udvalget for Plan og Teknik,
at organiseringen godkendes, og
at begge udvalg udpeger en repræsentant til henholdsvis styregruppen og referencegruppen.

Beslutning Direktionen den 06-09-2018

Anbefalingen blev godkendt.

242
Gensidig orientering - 6. september 2018.
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/53, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:

 

  • Opfølgning på mødet i Administrativ Chefgruppe den 27. august 2018.
     
  • Opfølgning på mødet i Udvalget for Økonomi og Erhverv den 29. august 2018.
     
  • Opfølgning på Hoved-MED-mødet 29. august 2018.
     
  • Opfølgning på Gruppeformandsmødet 3. september 2018.
     
  • Opfølgning på temamødet og byrådsmødet den 4. september 2018.
     
  • Dansk Industri’s Erhvervsklimaundersøgelse 2018.
     
  • Emner til Gruppeformandsmødet den 10. september 2018.

Beslutning Direktionen den 06-09-2018

Følgende punkter blev drøftet under gensidig orientering:

 

  • Kollektiv trafik og busbetjening

 

  • Opfølgning på mødet i Administrativ Chefgruppe den 27. august 2018.
     
  • Opfølgning på mødet i Udvalget for Økonomi og Erhverv den 29. august 2018.
     
  • Opfølgning på Hoved-MED-mødet 29. august 2018.
     
  • Opfølgning på Gruppeformandsmødet 3. september 2018.
     
  • Opfølgning på temamødet og byrådsmødet den 4. september 2018.
     
  • Dansk Industri’s Erhvervsklimaundersøgelse 2018.
     
  • Emner til Gruppeformandsmødet den 10. september 2018.