Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: onsdag den 12. september 2018 kl. 12:30
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Britta Boel, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard
Fraværende: Side. 505. Pkt. 243.
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
243
Administrativ Chefgruppe - Dagsordenemner
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/48, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Dagsordenemner til Administrativ Chefgruppemøde den 1. oktober 2018 drøftes.
Foreløbig udkast til dagsorden vedhæftes.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,
at dagsordenemner til Administrativ Chefgruppemøde drøftes.

Beslutning Direktionen den 12-09-2018

Dagsorden til Administrativ Chefgruppe blev drøftet. Der arbejdes på en kortere og mere fokuseret dagsorden.

244
Masteransøgninger efterår 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/2668, Sagsinitialer: kimh

Sagsfremstilling

To gange årligt sendes masteransøgninger i Direktionen til fælles prioritering.

Der er pr. 1. september 2018 indkommet ansøgninger fra følgende:

 

  • Lars Offersen, skoleleder Ansager Skole, ansøger om 1 modul på master i offentlig ledelse ved SDU: Strategisk kommunikation
  • Charlotte Horn, landskabsarkitekt Naturcentret, ansøger om 1 modul på master i landskab og planlægning ved KU: Naturbaseret terapi og sundhedsfremme
  • Mette Alsaker, viceskoleleder og souschef Blåbjergskolen, ansøger om 1 modul på fleksibel master i offentlig ledelse: Organisationsteori.

Forvaltningens vurdering

Ansøgningerne vurderes relevante, idet det dog skal bemærkes:

-         Mette Alsaker: Masteruddannelse i ledelse er primært rettet mod virksomhedsledere, og den målgruppe tilhører Mette Alsaker ikke. Anbefaling af Mettes deltagelse på et enkelt modul på master skal derfor ses i forhold til den konkrete situation, hvor ændret struktur på Blåbjergskolen afføder et behov for at styrke souschefens ledelsesmæssige kompetence på et mere strategisk niveau.

-         Charlotte Horn: Uddannelsen er ikke fag-fagligt målrettet Naturcentrets arbejdsfelt, men har et tværfagligt formål. Uddannelsens målgruppe er primært beskrevet inden for det sundhedsfaglige område. Anbefaling af Charlottes deltagelse forudsætter, at der er behov for et tværfagligt samarbejde med Social og Sundhed og Børn og Læring.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Økonomi

Masteruddannelser for ledere og administrative medarbejdere finansieres af den centrale uddannelsespulje.

 

Ansøgningerne beløber sig samlet til 56.651 kr. fordelt over 2018 og 2019.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at Direktionen drøfter og prioriterer ansøgningerne.

Beslutning Direktionen den 12-09-2018

Ansøgningerne blev drøftet. Ansøgningerne vedrørende Mette Alsaker og Charlotte Horn imødekommes. Ansøgningen vedrørende Lars Offersen vurderes nærmere.

245
Tilfredshedsundersøgelse i Byrådet 2018 - resultater
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/5410, Sagsinitialer: chki

Sagsfremstilling

Direktionen besluttede i 2014, at der skal gennemføres en tilfredshedsundersøgelse blandt byrådspolitikerne i Varde Kommune i løbet af det første valgår.
På den baggrund blev der ultimo juni 2018 gennemført en tilfredshedsundersøgelse i Byrådet. Det er nu muligt at præsentere resultatet.

 

Den gennemførte tilfredshedsundersøgelse tager udgangspunkt i spørgerammen fra 2015, hvorfor det er muligt at arbejde kontinuerligt med resultaterne i de udarbejdede rapporter.

 

Der spørges ind til følgende temaer:

-         Tidsforbrug på politisk arbejde

-         Kvaliteten af sagsfremstillingerne i udvalg og Byråd

-         Afholdelse af byrådsmøderne/udvalgsmøder

-         Samarbejdet med forvaltningen

-         Samarbejdet i Byrådet og mellem udvalgene.

 

De overordnede tendenser er følgende:

-         Blandt byrådspolitikerne er der generelt en høj grad af tilfredshed på tværs af alle temaerne i undersøgelsen.

-         Hovedparten af byrådsmedlemmerne er godt tilfredse med introduktionen til byrådsarbejdet og introduktionen i udvalget

  • 3 af udvalgene har enkelte medlemmer, der angiver en mindre grad af utilfredshed med introduktionen til udvalgsarbejdet. Det drejer sig om følgende udvalg: Arbejdsmarked og Integration, Kultur og Fritid samt Social og Sundhed.

-         Det gennemsnitlige tidsforbrug er steget. 44% bruger mere end 20 timer i ugen på byrådsarbejdet.

-         68% og 60% oplever i høj grad/i nogen grad, at det kan være svært at forene byrådsarbejdet med henholdsvis det civile erhverv og med familielivet.

-         20% vurderer, at dagsordenen ikke kommer i god tid forud for Byrådsmøderne. Samme billede tegner sig i følgende udvalg: Kultur og Fritid, Plan og Teknik samt Økonomi og Erhverv.

-         20% vurderer, at forvaltningen ikke altid er objektiv i sagsfremstillingerne.

-         5 af fagudvalgene har enkelte medlemmer, der er utilfredse med den tværgående koordinering mellem fagudvalgene. Det drejer sig om følgende udvalg: Økonomi og Erhverv, Børn og Læring, Arbejdsmarked og Integration, Social og Sundhed samt Kultur og Fritid.

 

Der henvises til rapporterne: Politikernes tilfredshed 2018, Rapporterne for fagudvalgene og Sammenholdelse af resultaterne fra 2015 og 2018 for en uddybning af resultaterne. Disse er vedlagt som bilag.

Forvaltningens vurdering

Byrådsmedlemmerne udtrykker en høj tilfredshed med den service, de modtager fra forvaltningen både i forhold til byrådsmøderne og i forhold til udvalgsmøderne. Der er variationer på tværs af udvalgene, hvorfor det vurderes relevant at drøfte resultaterne i regi af de enkelte udvalg.

På tværs af udvalgene vurderer forvaltningen, at det kan være relevant at drøfte, hvordan oplevelsen af den tværgående koordinering højnes.

 

Forvaltningen vurderer, at undersøgelsens resultater er relevant for både forvaltning og politikere.

Retsgrundlag

Styrelsesloven.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at tage undersøgelsens resultater til efterretning,

at tage stilling til, hvorledes undersøgelsens resultater skal formidles til politikerne og forvaltningen.

Beslutning Direktionen den 22-08-2018

Punktet blev udsat.

Beslutning Direktionen den 30-08-2018

Direktionen tog undersøgelsens resultater til efterretning. Sagen genoptages i Direktionen til nærmere drøftelse.

 

Der udarbejdes en fælles sag, der fremsendes til de stående udvalg til drøftelse.

Beslutning Direktionen den 06-09-2018

Punktet blev udsat.

Beslutning Direktionen den 12-09-2018

Anbefalingen blev godkendt.

246
Procedurer for håndtering af ramme til byggemodninger og grundsalg
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 16/764, Sagsinitialer: sufa

Sagsfremstilling

Udvalget for Økonomi og Erhverv vedtog den 27. april 2016 en procedure, som skulle sikre, at byggemodningskontoen kan holdes på et niveau, der realistisk set kan dækkes af indtægter ved grundsalg over en årrække.

 

Hvert år budgetteres et rammebeløb til byggemodninger på 5 mio. kr. (byggemodningskon-toen) og et rammebeløb til indtægter ved grundsalg på 5 mio. kr. (grundsalgskontoen inkl. tilslutningsbidrag). Det er hensigten, at udgifter til byggemodninger og indtægter fra grundsalg over en årrække skal balancere. Byggemodningskontoen dækker udgifter til jordkøb, byggemodning og færdiggørelse m.m.

 

I forlængelse af implementeringen af proceduren er der behov for, dels tilretninger af de vedtagne procedurer og dels at tage stilling til tidligere års budgetoverførsler.

 

For at skabe sammenhæng over en årrække mellem udgifter og indtægter foreslås det, at et samlet akkumuleret underskud på byggemodnings- og grundsalgskontiene højst må svare til 25 % af den samlede værdi af parcelhus-byggegrundene ved årets begyndelse, og at underskuddet ikke må overstige 15 mio. kr. I beregningen medregnes kun værdien af parcelhusgrundene, da omsætningen her er langt større end på erhvervsjord og samtidig er alle erhvervsudstykninger fra før kommunesammenlægningen.

 

De ændrede procedurer foreslås at træde i kraft fra og med 1. januar 2017.

 

I forhold til et samlet regnskab over udgifter og indtægter har der gennem årene været forskellig praksis i forhold til overførsler af udgifter og indtægter til efterfølgende budgetår.

De senere år har der eksempelvis kun været overført resultatet på udgiftssiden (byggemodningskontoen); mens resultatet på indtægtssiden ikke har været overført til efterfølgende år; men i stedet været udlignet via kassebeholdningen.

Denne praksis har medført, at der til budget 2018 er overført et underskud på 7,3 millioner kroner på byggemodningskontoen.

Eftersom det foreslås, at procedurerne træder i kraft pr. 1. januar 2017 foreslås det, at det overførte underskud 0-stilles, således det er resultatet for 2017 på både indtægts- og udgiftssiden, der overføres som en startsaldo for området.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen vurderer, at der med de nævnte ændringer til proceduren vil opnås en bedre styring af byggemodningskontoen og overblik over hvilke midler, der er til rådighed til byggemodning og jordkøb.

 

Fremadrettet bør man endvidere overføre både på udgiftssiden og indtægtssiden. Med 2017 resultatet som udgangspunkt, skal saldoen således udlignes til 2017 resultatet, som udgjorde et underskud på 121.791 kr. Derved skal der udlignes 7,2 mio. kr. via kassebeholdningen.

 

Såfremt der ikke sker en udligning via kassebeholdningen, skal byggemodningsområdet udligne underskuddet over en årrække, hvilket kan medføre nedgang i aktiviteten på området.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten

Økonomi

I regnskabet for 2017 er der realiseret følgende resultat:

 

Byggemodningskontoen     -1.395.152 kr.

Indtægter ved grundsalg     2.812.262 kr.

Tilslutningsbidrag        -1.538.901 kr.

Resultat                    -121.791 kr.

-= underskud/mgl indtægter/merudgifter.

 

Eftersom der er overført et underskud på 7.273.198 kr. til 2018, vil den samlede budgetregulering udgøre netto 7.151.407 kr. i budget 2018 for at have 2017 resultatet som startsaldo for 2018. Beløbet foreslås udlignet via kassebeholdningen.

 

Usolgte grunde er en del af kommunens aktiver. Kommunen har aktuelt 196 parcelhusgrunde til salg med en anslået værdi på 49,5 mio. kr. inkl. tilslutningsafgifter, jf. bilag.
For så vidt angår erhvervsjord lyder den samlede salgspris på 40 mio. kr. ex. tilslutnings-afgifter, såfremt alle grunde sælges til den udbudte pris.

 

Set over en årrække, skal der som udgangspunkt være balance mellem udgifter og indtægter.

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at de tilrettede procedurer godkendes og træder i kraft fra og med 1. januar 2017,

at det indstilles til Udvalget for Økonomi og Erhverv, at det anbefales til Byrådet, at der bør ske en udligning via kassebeholdningen med 7.151.407 kr. af tidligere års overførsler, eller om der ikke bør ske en tilretning af overførslerne, hvorved byggemodningsområdet selv skal udligne underskuddet over en årrække.

Beslutning Direktionen den 12-09-2018

Direktionen anbefaler, at det indstilles til Byrådet,
at de tilrettede procedurer godkendes og træder i kraft fra og med 1. januar 2017,

at der bør ske en udligning via kassebeholdningen med 7.151.407 kr. af tidligere års overførsler.

247
Brugertilfredshedsundersøgelse på specialområdet
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/5997, Sagsinitialer: sasc

Sagsfremstilling

I efteråret 2018 gennemføres brugertilfredshedsundersøgelse (BTU) på specialområdet, som en del af Byrådets plan for gennemførelse af brugertilfredshedsundersøgelser i hele kommunen.

 

Udvalget for Social og sundhed forelægges og godkender de spørgeskemaer, der anvendes i undersøgelsen samt plan for gennemførelse af BTU’en på udvalgsmødet d. 20. september.

 

Der er udarbejdet fem spørgeskemaer, som henvender sig til forskellige grupper:
 

Spørgeskemaer:

Hvor mange spørges?

Borgere der bor på botilbud (SEL §§ 107, 108 samt ABL §105 med § 85 støtte)

Tilfældigt udtræk af ca. 25 % af borgerne i de enkelte tilbud.

Borgere der bor i eget hjem og modtager socialpædagogisk støtte (SEL § 85)

Tilfældigt udtræk af ca. 25 % af borgerne i de enkelte tilbud.

Borgere i aflastning

Borgere i aflastning i uge 40 spørges

Pårørende til borgere i et af vores botilbud

Alle pårørende får spørgeskema sendt på mail – så vidt det er muligt at skaffe mailadresser.

Pårørende til borgere i aflastningen

Alle pårørende får spørgeskema sendt på mail – så vidt det er muligt at skaffe mailadresser.

 

Alle spørgeskemaer er udarbejdet, så de kan besvares elektronisk. Borgerne får mulighed for enten selv at udfylde spørgeskemaet, få hjælp fra en pårørende eller få hjælp fra personalet. Såfremt borgeren ønsker hjælp fra personalet (elever og medarbejdere), vil det så vidt muligt ikke være det daglige personale, der hjælper borgeren. I stedet bliver der lavet en form for rotation, så det personale, som hjælper med spørgeskemaundersøgelsen spørger på andre afdelinger/tilbud, end der hvor de arbejder.

 

Spørgsmålene i spørgeskemaerne er udarbejdet med øje for, hvilke spørgsmål KL og Indenrigsministeriet har med i de spørgeskemaer, som de stiller til rådighed for kommunerne. Vi har dog kun valgt nogle af KL’s spørgsmål og så tilføjet andre, så spørgeskemaerne kommer til at passe bedst med Varde Kommunes tilbud.

 

Tidsplan for gennemførelse af brugertilfredshedsundersøgelsen vedlægges som bilag.

 

Resultatet af undersøgelsen forelægges Udvalget og Handicaprådet i november.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at de udarbejdede spørgeskemaer til brugertilfredsheds-undersøgelsen på specialområdet dækker området godt, samt at planen for gennemførelse af brugertilfredshedsundersøgelsen både giver medarbejdere, borgere og pårørende nødvendig tid til gennemførelse af undersøgelsen.

Konsekvens i forhold til visionen

Der spørges til borgernes oplevelse af naturen i spørgeskemaet.

Retsgrundlag

Intet

Økonomi

Brugertilfredshedsundersøgelsen gennemføres indenfor tilbuddenes egne budgetter.

Høring

Handicaprådet orienteres efter udvalgsmødet.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at Direktionen tager orienteringen til efterretning.

Beslutning Direktionen den 12-09-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.

248
Gensidig orientering - 12. september 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/53, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:

 

  • Opfølgning på Gruppeformandsmødet 10. september 2018.

 

  • Drøftelse af Sygefraværsrapporten for august 2018.
     
  • Emner til Udvalgsformandsmødet den 25. september 2018.
     
  • Status fra Sikkerhedsudvalget.

Beslutning Direktionen den 12-09-2018

Følgende emner blev drøftet under gensidig orientering:

 

  • Gruppeformandsmødet 10. september 2018.

 

  • Sygefraværsrapporten for august 2018.

 

  • Emner til Udvalgsformandsmødet 25. september 2018.

 

  • Status fra Sikkerhedsudvalget.

 

  • What´s up