Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: onsdag den 26. september 2018 kl. 08:00
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Britta Boel, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard
Fraværende: Side 537. Pkt. 256.
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
256
What's Up
Udskriv dette punkt
Sagsid.: , Sagsinitialer: giki

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

Punktet blev drøftet.

257
Renovering af ungdomsboliger i Apotekerhaven i Varde
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 15/7951, Sagsinitialer: brbj

Sagsfremstilling

Boligselskabet Domea Varde agter at søge Varde Kommune om godkendelse af et projekt vedrørende totalrenovering af ungdomsboliger i Apotekerhaven, Nørregade i Varde. Ungdomsboligerne i Apotekerhaven udgør 35 af i alt 51 ungdomsboliger i afdeling 90/14 Nørregade/Rådhusstræde. Ungdomsboligerne i Apotekerhaven er opført i 1985. Projektet  forventes at starte op i foråret 2019, således det er klar til indflytning i foråret 2020.

 

Der er udarbejdet en byggeteknisk rapport for ungdomsboligerne i Apotekerhaven og med baggrund i den udarbejdede tilstandsrapport samt boligforeningens ønske om at fremtidssikre mulighed for at udleje ungdomsboliger i Varde som et alternativt og attraktivt studie- og ungdomsbotilbud, er der udarbejdet en helhedsplan for Apotekerhaven. Boligerne trænger til en gennemgribende renovering og i forbindelse med renoveringen, vil der samtidig ske en sammenlægning af boligerne, så der efter renoveringen vil være 25 nyrenoverede og moderne ungdomsboliger.

 

Apotekerhaven er modsat mange øvrige ungdomsboliger karakteriseret ved at være omfattet af almenboliglovens §100 ordning, som er ungdomsboliger med godkendt støtte før 1. juli 1986 og er en meget lille ordning indenfor det almene område.

 

Ordningen adskiller sig primært ved, at Byrådet kan yde garanti og på vegne af Staten meddele tilsagn om ydelsesstøtte jf. §100, stk 1 (differencen mellem de samlede ydelser på lånet og låntagers betaling) til udbedring af byggeskader, yde direkte økonomisk støtte samt garantere for låneoptagelse ved ekstra ordinære renoverings/moderniseringsarbejder mv.

Ekstra ordinære renoveringsarbejder, finansieres via ustøttede realkreditlån.

 

Varde Kommune er forpligtiget til at indestå for eventuelle underskud på afdelingens fremtidige drift, der ikke kan dækkes af afdelingen selv. 

 

Den samlede anlægssum for projektet er 31.047.609 kr. med en beregnet husleje på 980 kr. pr. m2., hvilket organisationsbestyrelsen i Domea Varde også har fastlagt som en maksimal husleje for ungdomsboligerne.

 

Ved fremsendelse af skema A skal Byrådet godkende:

  • Godkendelse af skema A og gennemførelse af helhedsplanen for Apotekerhaven
  • Garantistillelse for låneoptagelse
  • Medvirke i en kapitaltilførsel med 1/5, svarende til 100.000 kr. Beløbet finansieres af puljen til grundkapitaltilskud.
  • Varde Kommune indestår for eventuelle underskud på afdelingens fremtidige drift.
  • Godkende huslejen på maksimum 980 kr. pr. m2.
  • Indestå for en evt. ydelsesstøtte til at refundere staten 20 % af ydelsesstøtten på det støttede lån i lånets løbetid.

Forvaltningens vurdering

Ved gennemførelse af projektet vil de nyrenoverede ungdomsboliger fremstå som tidssvarende boliger med en god størrelse og planløsning. Det er forvaltningens vurdering, at der er efterspørgsel af ungdomsboliger i Varde Midtby. Huslejen på 980 kr. pr. m2 vil for et lejemål på 50 m2 være 4.083 kr. pr. måned. Det er forvaltningens vurdering, at huslejen er på et niveau for, hvad en ungdomsbolig i Varde midtby kan ”tåle”.

 

Forinden fremsendelse af Skema A ansøgning fra Domea forelægges sagen til orientering i Direktionen, idet sagen indeholder særlige forhold sammenlignet med andre støttesager, herunder garantistillelsen, kommunens indeståelse af fremtidige underskud samt evt. ydelsesestøtte.

 

Alternativt hvis helhedsplanen ikke gennemføres, kan ungdomsboligerne nedlægges og ommærkes til almene familieboliger. Det vil betyde, at helhedsplanen skrinlægges og et nyt projekt udarbejdes med hensyntagen til almene familieboliger i stedet for ungdomsboliger. Det vil betyde, at projektet udskydes og skal behandles som en ny støttesag i Landsbyggefonden.

Retsgrundlag

Lov om almene boliger  mv.

Støttebekendtgørelsen

Økonomi

Forslag til finansiering af projektet:

 

Støttet realkreditlån

18.794.000 kr.

Ustøttet realkreditlån

4.000.000 kr.

Kortfristet banklån

3.976.609 kr.

Kapitaltilførsel

500.000 kr.

Fællespuljetilskud Landsbyggefonden

1.020.000 kr.

Organisations dispositionsfond

2.417.000 kr.

Trækningsret (Boligorg. egen trækningsret i LBF)

340.000 kr.

Samlet finansiering

31.047.609 kr.

 

Økonomi for projektet:

Opretning (gruppe 1 arbejder)

5.704.832 kr.

Ombygning/sammenlægning (gruppe 1 +2 arbejder)

13.089.289 kr.

Modernisering/vedligeholdelse (gruppe 2+3 arbejder)

12.253.488 kr.

Samlet finansiering

31.047.609 kr.

 

Varde Kommune stiller op til 100 % kommunegaranti for realkreditlånene. Den endelige  garantiprocent fastsættes ved projektets færdigmelding.

Varde Kommune skal være indstillet på at indfri garantistillelserne, idet der ikke er regaranti fra LBF på disse lån, samt være opmærksom på, at grundkapitallånet - som er ydet ved boligernes oprindelige opførelse - i tilfælde af konkurs (i yderste konsekvens) vil være anset for værende tabt.

 

Varde Kommune kan evt yde et rente og afdragsfrit lån. Et forhold som kommunen selvstændig skal tage stilling til, hvis det bliver nødvendigt.

 

Kommunen yder ydelsesstøtte og beløbet kendes først endeligt, når finansieringen er på plads. Egenbetalingen for afdelingen indeksreguleres årligt, indtil egenbetaligen svarer til lånets ydelse. I takt hermed aftrappes ydelsesstøtten indtil den bortfalder. Ydelsesstøtten afholdes af puljen for Byfornyelse - ydelsesstøtte.

 

Varde Kommune opkræver boligselskabet et kommunalt gebyr for støttesagsbehandlingen på 77.619 kr. Beløbet udgør 2,5 ‰ af skema B anskaffelsessummen.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at der arbejdes videre med helhedsplanen for Apotekerhaven.

Beslutning Direktionen den 22-08-2018

Punktet blev udsat.

Beslutning Direktionen den 30-08-2018

Direktionen ønsker en fornyet drøftelse af sagen, hvortil Domea samt Britta Bech Jørgensen, Økonomi, inviteres til at præsentere en behovsanalyse samt de økonomiske konsekvenser.

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

Sagen oversendes til drøftelse i Udvalget for Økonomi og Erhverv.

258
Ekstraordinær budgetopfølgning pr. 31. august 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/3976, Sagsinitialer: jonq

Sagsfremstilling

Det var hensigten, at der skulle udarbejdes en samlet budgetopfølgning for budgetåret 2018 tre gange i løbet af 2018 for henholdsvis 1., 2. og 3. kvartal.
Da budgetopfølgningen for 2. kvartal for fagudvalgene viste et samlet merforbrug på driftsudgifterne på 22,3 mio. kr. (i forhold til det korrigerede budget for 2018 eksklusive budgetoverførsler), besluttede Udvalget for Økonomi og Erhverv den 29. august 2018, at der skulle gennemføres en ekstraordinær budgetopfølgning pr. 31. august 2018.

 

Merforbruget kunne primært henføres til, at fagudvalgene forventedes at forbruge af budgetoverførslerne fra 2017 til 2018. Hertil bemærkes, at de samlede serviceudgifter for Varde Kommune forventedes ved budgetopfølgningen for 2. kvartal 2018 at ligge ca. 19 mio. kr. over det budgetterede.  Såfremt kommunerne samlet set overskrider servicerammen, og Varde Kommune eksempelvis overskrider de budgetterede serviceudgifter med 20 mio. kr., kan det medføre en individuel sanktion på 12 mio. kr. til kommunen.

 

Materialet til budgetopfølgningen pr. 31. august 2018 er under udarbejdelse og vil – såfremt det er muligt – blive fremsendt inden mødet eller alternativt først blive gennemgået på selve mødet. Økonomiafdelingen deltager på mødet og gennemgår budgetopfølgningen.

Forvaltningens vurdering

Det er afgørende, at Varde Kommune bidrager til, at kommunerne samlet set overholder servicerammen for at undgå sanktioner og dermed en reduktion af statens tilskud til kommunerne. KL oplyste i slutningen af august 2018, at kommunerne samlet set har indberettet, at kommunernes samlede serviceudgifter forventes at ligge 1,1 mia. kr. over servicerammen i 2018. KL’s prognose forventer dog at ligge 0,5 mia. kr. under servicerammen.
Da der er usikkerhed om, hvor kommunernes regnskab for 2018 ender, så er det afgørende, at områderne vurderer deres forbrug af budgetoverførsler i lyset af risikoen for en eventuel sanktion.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at budgetopfølgningen tages til efterretning, og

at det indstilles, at områderne holder igen med forbrug af deres budgetoverførsler.

 

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

Anbefalingen blev godkendt.

259
Opfølgning på budgetaftale 2019-2022
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/64, Sagsinitialer: MASC

Sagsfremstilling

I forhold til budgetaftalen for 2019-2022 er der følgende punkter, der skal følges op på:

  1. Oversigt over udmøntning af tidligere administrative besparelser
  2. Oversigt over effektiviseringsbidraget 2019-2022 på direktørområder og afdelinger
  3. Forslag til udmøntning af 5 mio. kr. besparelsen (fra Direktionens oplæg)
  4. Opfølgningsskema fra forligsteksten.


Materialet lægger op til en beslutning om udmøntning af 5. mio. kr. besparelsen, således den kan fordeles og udmøntes på fagområderne.

Materialet lægger også op til en fordeling af ansvar for opgaver og opmærksomhedspunkter fra forligsteksten, herunder analyser, temadrøftelser mv.

 

Det er væsentligt, at Direktionen fastlægger udmøntning af besparelser for 2019, således beløbene kan fordeles og udmøntes på områderne og ren praktisk indberettes til økonomisystemet.

Forvaltningens vurdering

Da der er stor fokus på administrative besparelser og udgifter per indbygger, er det anbefalingen, at udmøntningen af besparelserne på dette område følges tæt.

I forhold til udmøntning af effektiviseringer kan der med fordel arbejdes med at implementere og høste gevinster fra Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at materialet drøftes,

at udmøntningen af de administrative besparelser fastlægges,

at der udpeges ansvarlige for de enkelte punkter,

at skemaet over opgaver og aftaler fra budgetaftalen følges op en gang i kvartalet.

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

 

Punktet blev udsat.

260
Portal til Ledelsesinformation
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 16/9579, Sagsinitialer: niwi

Sagsfremstilling

I forlængelse af arbejdet med Ledelsesinformation i Varde Kommune, har Analyse og Økonomistyring udarbejdet en portal til topledelsen i Varde Kommune. Portalen udsendes en gang månedligt, i første omgang til Direktionen og fagcheferne.

Portalen indeholder en række rapporter, fordelt på udvalgsområder, med strategisk ledelsesinformation til direktions- og chefniveauet. Portalen er i test, og vil løbende blive udviklet, med nye rapporter og anden væsentlig ledelsesinformation.

 

Der arbejdes i øvrigt med lignende portaler til ledelsesniveauer under Direktionen, målrettet de enkelte fagområder.

 

Når portalen sendes, bliver den ledsaget af en kommentar fra Analyse og Økonomistyring, omkring ting modtagerne bør være opmærksomme på.

 

  • Indledende bliver modtagerne bedt om at se nærmere på deres hierarki i Personalerapporten, da denne ikke nødvendigvis modsvarer chefernes egen opfattelse af deres respektive organisationer.
  • Herudover bemærkes, at sygefraværet på Social og Sundhedsområdet er stigende, mens de øvrige fagområder klarer sig bedre i forhold til kommunens måltal.
  • Varde Kommune oplever i tiden et dalende indbyggertal.
  • Efter lang tids fald i timetallet på ældreområdet, er der nu takter til en svag stigning.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at portalen vil gøre det langt mere tilgængeligt at tilgå LIS-rapporter samt anden relevant ledelsesinformation, såsom budgetbogen, regnskabet, nøgletal mv.

Forvaltningen gør opmærksom på, at der er tale om en test af portalen og ikke et færdigt produkt. Det bør overvejes, om Byrådet på sigt skal have adgang til portalen.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at orienteringen tages til efterretning.

 

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

Punktet blev udsat.

261
Status på sygefravær pr. august 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/6847, Sagsinitialer: suwe

Sagsfremstilling

Måltallet for sygefraværet i Varde Kommune er fortsat 4,2%. Det gennemsnitlige sygefravær for Varde Kommune målt over de seneste 12 måneder ligger i august 2018 på 4,8%. I august 2017 lå sygefraværet på 4,6%, og dette niveau fortsatte til og med januar 2018. Herefter var der en stigning i februar til 4,7%, og siden marts har sygefraværet ligget på 4,8%.

Da Varde Kommunes sygefravær måned for måned i februar, marts, og april for første gang i flere år lå over niveauet samme tid sidste år, tog HR kontakt til nogle nabokommuner, for at høre hvordan disse måneder havde set ud hos dem. Tilbagemeldingen var, at der var stort set samme sygefraværsmønster i Esbjerg, Vejen og Ringkøbing-Skjern. Varde Kommunes sygefravær har lige siden ligget over 2017-niveauet, og dermed er den negative udvikling fortsat, dog er der tegn på efter sommerferien 2018, at sygefraværet igen er ved at falde.
 

Direktørområde

Område

Måltal for sygefraværs %

Sygefraværs % (gns.)

August 2018

Sygefraværs % (gns.)

August 2017

Børn, Læring og Job

 

-

4,4%

4,2%

 

Børn og Familie

3,5%

4,4%

3,3%

 

Dagtilbud

4,5%

4,2%

4,4%

 

Skoler

4,5%

4,3%

4,2%

 

Jobcentret

3,5%

5,4%

4,4%

Plan, Kultur og Teknik

 

2,5%

2,8%

3,2%

 

Kultur og Fritid

2,3%

3,3%

2,8%

 

Plan og Vækst

1,5%

0,9%

1,5%

 

Teknik og Miljø

1,5%

3,1%

3,0%

 

Vej og Park

3,5%

2,6%

4,1%

Social og Sundhed

 

-

6,0%

5,5%

 

Social og Handicap

4,0%

6,0%

4,8%

 

Sundhed og Rehabilitering

3,0%

3,4%

3,9%

 

Ældre

5,3%

6,2%

6,0%

Centrale stabe

 

1,4%

3,8%

3,4%

 

Personaleafd.

1,4%

1,9%

1,0%

 

Politik, Analyse og Digitalisering

1,4%

4,9%

5,4%

 

Økonomi og Borgerservice

1,4%

3,7%

2,6%

 

Direktørområdet Børn, Læring og Job har haft en stigning i sygefraværet fra 4,2% til 4,4%.  Børn og Familie er steget markant fra 3,3% til 4,4% og ligger nu over eget måltal på 3,5%. Både dagtilbud og skoler ligger fortsat under deres måltal. Jobcentret har haft et markant stigende sygefravær fra 4,4% til 5,4% og ligger noget over eget måltal på 3,5%. HR har planlagt et forløb for hele Jobcentret med start den 11. december.
 

På direktørområdet Plan, Kultur og Teknik er sygefraværet faldet fra 3,2% til 2,8% men ligger dog fortsat over måltallet på 2,5%. Sygefraværet holdes nede af Vej og Park, der er faldet fra 4,1% til 2,6%, og som dermed ligger væsentligt under eget måltal på 3,5%. HR har sammen med en arbejdsgruppe på Plan, Kultur og Teknik set på sygefraværsmønstrene i området og er i dialog med udvalgte enheder.
 

På direktørområdet Social og Sundhed ses en betydelig stigning i sygefraværet, idet det er steget fra 5,5% til 6,0%.  Sygefraværsstigningen bæres især af Social og Handicap og af Ældreområdet.
 

På Social og Handicap er der sket en markant stigning fra 4,8% til 6,0%, hvilket er betydeligt over måltallet på 4,0%. Der ses en stigning i sygefraværet på alle enheder i området. På de største enheder fordeler stigningerne sig således: Lunden fra 5,7% til 6,6%, Samstyrken fra 4,9% til 5,5% og Socialpsykiatrien fra 3,4% til 7,7%.
 

På Ældreområdet er der sket en stigning fra 6,0% til 6,2%, hvilket er markant højere end måltallet på 5,3%. Denne stigning bæres af 2 ældreområder, Sygeplejen og Visitation. Ældre Syd er steget fra 6,1% til 6,7%, Ældre Vest er steget fra 4,9% til 7,0%, Sygeplejen er steget fra 4,1% til 5,4% og Visitation er steget fra 5,6% til 8,2%. På to ældreområder er der samtidig sket et fald i sygefraværet – nemlig i Ældre Nord fra 7,0% til 6,4% og i Ældre Øst fra 7,6% til 6,1%.
 

De centrale stabe er steget fra 3,4% til 3,8% og ligger dermed betydeligt over måltallet på 1,4%. Politik, Analyse og Digitalisering er faldet fra 5,4% til 4,9% mens Personaleafdelingen er steget fra 1,0 til 1,9% og Økonomi og Borgerservice er steget fra 2,6% til 3,7%.

Forvaltningens vurdering

Varde Kommunes enheder har i år til dato haft svært ved at holde sig på eller under sygefraværsniveauet for 2017 – ikke kun i de første måneder. Der er derfor stadig et stykke vej til måltallet.
 

Det underbygger, at der er behov for fortsat fokus og konkrete sygefraværsindsatser både på individniveau og på organisatorisk niveau. På sygefraværsmøderne mellem HR og direktører/fagchefer drøftes, hvilke konkrete indsatser områderne selv iværksætter eventuelt med bistand fra HR, og hvilke udvalgte enheder med kritisk sygefravær, der skal besøges og evt. udarbejdes en sygefraværsproces sammen med.
 

HR har i efteråret et særligt fokus på besøg og sygefraværsprocesser i enheder under Social og Handicap og Ældreområdet. Mere specifikt peger HR på konkrete enheder under Lunden, Socialpsykiatrien og Samstyrken, Sygeplejen samt enheder under Ældre Vest og Ældre Syd.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at sagsfremstillingen drøftes og tages til efterretning.

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

Punktet blev udsat.

262
Analyse - opfølgning.
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/908, Sagsinitialer: mope

Sagsfremstilling

Direktionen, Udvalget for Økonomi og Erhverv samt Byrådet blev på møder i august orienteret om BDO’s analyse vedr. Tippen.

Anbefaling

Kommunaldirektøren anbefaler,
at der følges op på Tippen-sagen.

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

Punktet blev udsat.

263
Gensidig orientering - 26. september 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/53, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:
 

  • Opfølgning på Byrådets sommerudflugt den 19. september 2018.
     
  • Opfølgning på Udvalgsformandsmødet 25. september 2018.
     
  • Markering i 2020 af 100 året for Sønderjyllands genforening med Danmark – jfr. vedhæftede bilag.
    Kulturministeriet og Folketinget har afsat en pulje på 8 mio. kr. til markering af Genforeningsjubilæet i 2020. Af disse er 6 mio. kr. til rådighed i 2018 og 2 mio. kr. i 2019. Det er nu muligt at søge puljen for 2018.
     
  • DUF - Ungdomskommuneprisen 2019 - Indstil din kommune.
    DUF - Dansk Ungdoms Fællesråd uddeler hvert år ”Ungdomskommuneprisen”, der er en kåring af Danmarks bedste kommune for unge. Prisen har til formål at belønne kommuner, der gør en ekstraordinær indsats for at forbedre unges udfoldelsesmu-ligheder og levevilkår ­ gerne ved at skabe gode rammer for frivilligt arbejde med børn og unge. Indstilling skal ske inden mandag d. 13. oktober 2017 kl. 12.00.

 

  • Temamøder i Byrådet i foråret 2019?

Kommunaldirektøren foreslår nedennævnte emner til temamøderne:
Januar: Visionens formål og udvikling

Februar: Røgfri fremtid og øvrig forebyggelse

Marts: Fremtidig organisering af sundhedsområdet

April: Kørsel

Maj: Præsentation af Kontur

Juni: Fremtidig arbejdsmarkedsindsats.

 

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

Punktet blev udsat.