Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: onsdag den 3. oktober 2018 kl. 08:30
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Britta Boel, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard
Fraværende: Side 552. Pkt. 264.
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
264
What's Up
Udskriv dette punkt
Sagsid.: , Sagsinitialer: giki

Beslutning Direktionen den 03-10-2018

Punktet blev drøftet.

265
Opfølgning på budgetaftale 2019-2022
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/64, Sagsinitialer: MASC

Sagsfremstilling

I forhold til budgetaftalen for 2019-2022 er der følgende punkter, der skal følges op på:

  1. Oversigt over udmøntning af tidligere administrative besparelser
  2. Oversigt over effektiviseringsbidraget 2019-2022 på direktørområder og afdelinger
  3. Forslag til udmøntning af 5 mio. kr. besparelsen (fra Direktionens oplæg)
  4. Opfølgningsskema fra forligsteksten.


Materialet lægger op til en beslutning om udmøntning af 5. mio. kr. besparelsen, således den kan fordeles og udmøntes på fagområderne.

Materialet lægger også op til en fordeling af ansvar for opgaver og opmærksomhedspunkter fra forligsteksten, herunder analyser, temadrøftelser mv.

 

Det er væsentligt, at Direktionen fastlægger udmøntning af besparelser for 2019, således beløbene kan fordeles og udmøntes på områderne og ren praktisk indberettes til økonomisystemet.

Forvaltningens vurdering

Da der er stor fokus på administrative besparelser og udgifter per indbygger, er det anbefalingen, at udmøntningen af besparelserne på dette område følges tæt.

I forhold til udmøntning af effektiviseringer kan der med fordel arbejdes med at implementere og høste gevinster fra Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at materialet drøftes,

at udmøntningen af de administrative besparelser fastlægges,

at der udpeges ansvarlige for de enkelte punkter,

at skemaet over opgaver og aftaler fra budgetaftalen følges op en gang i kvartalet.

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

 

Punktet blev udsat.

Beslutning Direktionen den 03-10-2018

Anbefalingen blev godkendt.

266
Portal til Ledelsesinformation
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 16/9579, Sagsinitialer: niwi

Sagsfremstilling

I forlængelse af arbejdet med Ledelsesinformation i Varde Kommune, har Analyse og Økonomistyring udarbejdet en portal til topledelsen i Varde Kommune. Portalen udsendes en gang månedligt, i første omgang til Direktionen og fagcheferne.

Portalen indeholder en række rapporter, fordelt på udvalgsområder, med strategisk ledelsesinformation til direktions- og chefniveauet. Portalen er i test, og vil løbende blive udviklet, med nye rapporter og anden væsentlig ledelsesinformation.

 

Der arbejdes i øvrigt med lignende portaler til ledelsesniveauer under Direktionen, målrettet de enkelte fagområder.

 

Når portalen sendes, bliver den ledsaget af en kommentar fra Analyse og Økonomistyring, omkring ting modtagerne bør være opmærksomme på.

 

  • Indledende bliver modtagerne bedt om at se nærmere på deres hierarki i Personalerapporten, da denne ikke nødvendigvis modsvarer chefernes egen opfattelse af deres respektive organisationer.
  • Herudover bemærkes, at sygefraværet på Social og Sundhedsområdet er stigende, mens de øvrige fagområder klarer sig bedre i forhold til kommunens måltal.
  • Varde Kommune oplever i tiden et dalende indbyggertal.
  • Efter lang tids fald i timetallet på ældreområdet, er der nu takter til en svag stigning.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at portalen vil gøre det langt mere tilgængeligt at tilgå LIS-rapporter samt anden relevant ledelsesinformation, såsom budgetbogen, regnskabet, nøgletal mv.

Forvaltningen gør opmærksom på, at der er tale om en test af portalen og ikke et færdigt produkt. Det bør overvejes, om Byrådet på sigt skal have adgang til portalen.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at orienteringen tages til efterretning.

 

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

Punktet blev udsat.

Beslutning Direktionen den 03-10-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.

267
Status på sygefravær pr. august 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/6847, Sagsinitialer: suwe

Sagsfremstilling

Måltallet for sygefraværet i Varde Kommune er fortsat 4,2%. Det gennemsnitlige sygefravær for Varde Kommune målt over de seneste 12 måneder ligger i august 2018 på 4,8%. I august 2017 lå sygefraværet på 4,6%, og dette niveau fortsatte til og med januar 2018. Herefter var der en stigning i februar til 4,7%, og siden marts har sygefraværet ligget på 4,8%.

Da Varde Kommunes sygefravær måned for måned i februar, marts, og april for første gang i flere år lå over niveauet samme tid sidste år, tog HR kontakt til nogle nabokommuner, for at høre hvordan disse måneder havde set ud hos dem. Tilbagemeldingen var, at der var stort set samme sygefraværsmønster i Esbjerg, Vejen og Ringkøbing-Skjern. Varde Kommunes sygefravær har lige siden ligget over 2017-niveauet, og dermed er den negative udvikling fortsat, dog er der tegn på efter sommerferien 2018, at sygefraværet igen er ved at falde.
 

Direktørområde

Område

Måltal for sygefraværs %

Sygefraværs % (gns.)

August 2018

Sygefraværs % (gns.)

August 2017

Børn, Læring og Job

 

-

4,4%

4,2%

 

Børn og Familie

3,5%

4,4%

3,3%

 

Dagtilbud

4,5%

4,2%

4,4%

 

Skoler

4,5%

4,3%

4,2%

 

Jobcentret

3,5%

5,4%

4,4%

Plan, Kultur og Teknik

 

2,5%

2,8%

3,2%

 

Kultur og Fritid

2,3%

3,3%

2,8%

 

Plan og Vækst

1,5%

0,9%

1,5%

 

Teknik og Miljø

1,5%

3,1%

3,0%

 

Vej og Park

3,5%

2,6%

4,1%

Social og Sundhed

 

-

6,0%

5,5%

 

Social og Handicap

4,0%

6,0%

4,8%

 

Sundhed og Rehabilitering

3,0%

3,4%

3,9%

 

Ældre

5,3%

6,2%

6,0%

Centrale stabe

 

1,4%

3,8%

3,4%

 

Personaleafd.

1,4%

1,9%

1,0%

 

Politik, Analyse og Digitalisering

1,4%

4,9%

5,4%

 

Økonomi og Borgerservice

1,4%

3,7%

2,6%

 

Direktørområdet Børn, Læring og Job har haft en stigning i sygefraværet fra 4,2% til 4,4%.  Børn og Familie er steget markant fra 3,3% til 4,4% og ligger nu over eget måltal på 3,5%. Både dagtilbud og skoler ligger fortsat under deres måltal. Jobcentret har haft et markant stigende sygefravær fra 4,4% til 5,4% og ligger noget over eget måltal på 3,5%. HR har planlagt et forløb for hele Jobcentret med start den 11. december.
 

På direktørområdet Plan, Kultur og Teknik er sygefraværet faldet fra 3,2% til 2,8% men ligger dog fortsat over måltallet på 2,5%. Sygefraværet holdes nede af Vej og Park, der er faldet fra 4,1% til 2,6%, og som dermed ligger væsentligt under eget måltal på 3,5%. HR har sammen med en arbejdsgruppe på Plan, Kultur og Teknik set på sygefraværsmønstrene i området og er i dialog med udvalgte enheder.
 

På direktørområdet Social og Sundhed ses en betydelig stigning i sygefraværet, idet det er steget fra 5,5% til 6,0%.  Sygefraværsstigningen bæres især af Social og Handicap og af Ældreområdet.
 

På Social og Handicap er der sket en markant stigning fra 4,8% til 6,0%, hvilket er betydeligt over måltallet på 4,0%. Der ses en stigning i sygefraværet på alle enheder i området. På de største enheder fordeler stigningerne sig således: Lunden fra 5,7% til 6,6%, Samstyrken fra 4,9% til 5,5% og Socialpsykiatrien fra 3,4% til 7,7%.
 

På Ældreområdet er der sket en stigning fra 6,0% til 6,2%, hvilket er markant højere end måltallet på 5,3%. Denne stigning bæres af 2 ældreområder, Sygeplejen og Visitation. Ældre Syd er steget fra 6,1% til 6,7%, Ældre Vest er steget fra 4,9% til 7,0%, Sygeplejen er steget fra 4,1% til 5,4% og Visitation er steget fra 5,6% til 8,2%. På to ældreområder er der samtidig sket et fald i sygefraværet – nemlig i Ældre Nord fra 7,0% til 6,4% og i Ældre Øst fra 7,6% til 6,1%.
 

De centrale stabe er steget fra 3,4% til 3,8% og ligger dermed betydeligt over måltallet på 1,4%. Politik, Analyse og Digitalisering er faldet fra 5,4% til 4,9% mens Personaleafdelingen er steget fra 1,0 til 1,9% og Økonomi og Borgerservice er steget fra 2,6% til 3,7%.

Forvaltningens vurdering

Varde Kommunes enheder har i år til dato haft svært ved at holde sig på eller under sygefraværsniveauet for 2017 – ikke kun i de første måneder. Der er derfor stadig et stykke vej til måltallet.
 

Det underbygger, at der er behov for fortsat fokus og konkrete sygefraværsindsatser både på individniveau og på organisatorisk niveau. På sygefraværsmøderne mellem HR og direktører/fagchefer drøftes, hvilke konkrete indsatser områderne selv iværksætter eventuelt med bistand fra HR, og hvilke udvalgte enheder med kritisk sygefravær, der skal besøges og evt. udarbejdes en sygefraværsproces sammen med.
 

HR har i efteråret et særligt fokus på besøg og sygefraværsprocesser i enheder under Social og Handicap og Ældreområdet. Mere specifikt peger HR på konkrete enheder under Lunden, Socialpsykiatrien og Samstyrken, Sygeplejen samt enheder under Ældre Vest og Ældre Syd.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at sagsfremstillingen drøftes og tages til efterretning.

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

Punktet blev udsat.

Beslutning Direktionen den 03-10-2018

Sygefraværet på områderne blev drøftet på baggrund af orienteringen, som blev taget til efterretning.

268
Regeringens regelforenklingsforslag.
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 08/1106, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Finansministeriet oplyser, at Regeringen vil luge ud i bøvl og bureaukrati i den offentlige sektor, så der bliver mere tid til velfærd. Som et af flere initiativer i en kommende afbureaukratiseringsreform vil regeringen derfor imødekomme over 300 forslag til regelforenklinger, der er meldt ind med kampagnen 'Meld en regel'.
Hvilke regler og registreringskrav i den offentlige sektor, mener du er overflødige?

Det spørgsmål har regeringen stillet borgere, medarbejdere i det offentlige, faglige organisationer og virksomheder, for at få input til, hvordan der kan luges ud i regeljunglen og frigøres tid til velfærd.

I kampagneperioden fra 1. oktober 2017 til 1. februar 2018 er der indsendt omkring 1.200 forslag til regelforenklinger. Heraf vedrører omkring 1.000 statslige regler, mens godt 80 vedrører decentrale regler på kommunernes og regionernes område. Omkring 80 af de indsendte forslag vurderes uden reelt indhold.

Regeringen har allerede imødekommet eller arbejder på at imødekomme forslag inden for flere områder, bl.a.:
- Smidigere og lettere puljeadministration
- Én handleplan for udsatte borgere og familier
- Forenkling og koordination af tilsyn
- Forenkling af ligestillingsredegørelsen
- Ensretning på tværs af forsyningssektoren
- Forenkling af elevplanen
- Registreringsgebyr for behandlingsstedsregister
- Forenkling af beskæftigelsesområdet
- Forenkling af reglerne for udbetaling af børnepenge
- Digitalisering af lovgivning og processer.

Afbureaukratiseringsreformen er et af i alt seks reformspor i regeringens Sammenhængsreform, der skal gøre den offentlige sektor bedre og mere sammenhængende.

Læs mere på fm.dk

Anbefaling

Kommunaldirektøren anbefaler,
at regeringens regelforenkling drøftes.

Beslutning Direktionen den 03-10-2018

Regeringens forslag til regelforenkling blev drøftet og taget til efterretning.

269
Brugerundersøgelser i Varde Kommune
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 14/3890, Sagsinitialer: chki

Sagsfremstilling

Direktionen har bedt om et oplæg som baggrund for at kunne drøfte arbejdet med brugerundersøgelser i Varde Kommune.
Vedhæftet findes et notat indeholdende:

  • Beskrivelse af praksis omkring brugerundersøgelser i Varde Kommune
  • Muligheder og begrænsninger ved brugerundersøgelser
  • Overvejelser om hvordan man udnytter undersøgelsernes fulde potentiale
  • Anbefalinger til et revideret årshjul og en ensartet organisering på tværs af kommunen
  • Et estimat af de ressourcer der anvendes på brugerundersøgelser.

 

Oplægget præsenterer fem anbefalinger til arbejdet med brugerundersøgelser:

  • Undersøgelsen skal have et klart defineret formål
  • Undersøgelsen skal have en stærk kobling til fagområdet og målsætningerne her
  • Der er defineret succeskriterier forud for undersøgelsen, der gør det muligt at evaluere herpå
  • Resultaterne af undersøgelsen bør behandles på politisk, chef/leder-, medarbejder-, og brugerbestyrelsesniveau for at sikre medinddragelse
  • Brugertilfredshedsundersøgelser på de store velfærdsområder gennemføres hvert andet år.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen anbefaler i det vedlagte oplæg til drøftelse, at man gennemfører en reduktion i antallet af undersøgelser gennemført i et fast årshjul, samt at man forankrer årshjulsundersøgelserne i fagforvaltningerne og forankrer Ad-hoc undersøgelser i Politik, Analyse og Digitalisering.
Dette anbefales på baggrund af en vurdering af, hvordan det fulde potentiale i brugerundersøgelser bedst udnyttes.

Konsekvens i forhold til visionen

Visionen kan indgå som et punkt i brugerundersøgelser, hvor det findes relevant.

Økonomi

Der skal afsættes ressourcer til at gennemføre brugerundersøgelser.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at drøfte vedlagte notat, herunder relevansen af de forskellige typer af brugerundersøgelser og ressourceforbrug,

at godkende det foreslåede årshjul,

at godkende den foreslåede organisering af arbejdet med brugerundersøgelser.

Beslutning Direktionen den 03-10-2018

Direktionen drøftede brugerundersøgelser generelt, og besluttede at der på alle direktørområder skal gennemføres brugerundersøgelser én gang i hver valgperiode.

Det nærmere omfang fastlægges gennem dialog med de enkelte direktører.

 

Det er Udvikling i Politik, Analyse og Digitalisering der forestår brugerundersøgelserne i samarbejde med områderne.

 

Udvikling udarbejder en oversigt over de brugerundersøgelser, der skal laves og en nærmere beskrivelse af opgavefordelingen i forbindelse med brugerundersøgelser, som drøftes i Direktionen.

270
Analyse - opfølgning.
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/908, Sagsinitialer: mope

Sagsfremstilling

Direktionen, Udvalget for Økonomi og Erhverv samt Byrådet blev på møder i august orienteret om BDO’s analyse vedr. Tippen.

Anbefaling

Kommunaldirektøren anbefaler,
at der følges op på Tippen-sagen.

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

Punktet blev udsat.

Beslutning Direktionen den 03-10-2018

Punktet blev udsat.

271
Gensidig orientering - 3. oktober 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/53, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:

 

  • Emner til Gruppeformandsmødet 23. oktober 2018.
     
  • Opfølgning på Byrådets sommerudflugt den 19. september 2018.
     
  • Opfølgning på Udvalgsformandsmødet 25. september 2018.
     
  • Markering i 2020 af 100 året for Sønderjyllands genforening med Danmark – jfr. vedhæftede bilag.
    Kulturministeriet og Folketinget har afsat en pulje på 8 mio. kr. til markering af Genforeningsjubilæet i 2020. Af disse er 6 mio. kr. til rådighed i 2018 og 2 mio. kr. i 2019. Det er nu muligt at søge puljen for 2018.
     
  • DUF - Ungdomskommuneprisen 2019 - Indstil din kommune.
    DUF - Dansk Ungdoms Fællesråd uddeler hvert år ”Ungdomskommuneprisen”, der er en kåring af Danmarks bedste kommune for unge. Prisen har til formål at belønne kommuner, der gør en ekstraordinær indsats for at forbedre unges udfoldelsesmu-ligheder og levevilkår ­ gerne ved at skabe gode rammer for frivilligt arbejde med børn og unge. Indstilling skal ske inden mandag d. 13. oktober 2017 kl. 12.00.

 

  • Temamøder i Byrådet i foråret 2019?
    Kommunaldirektøren foreslår nedennævnte emner til temamøderne:
    Januar: Visionens formål og udvikling
    Februar: Røgfri fremtid og øvrig forebyggelse
    Marts: Fremtidig organisering af sundhedsområdet
    April: Kørsel
    Maj: Præsentation af Kontur
    Juni: Fremtidig arbejdsmarkedsindsats.

Beslutning Direktionen den 03-10-2018

Direktionen drøftede:

 

  • Emner til Gruppeformandsmødet 23. oktober 2018.

 

  • Opfølgning på Byrådets sommerudflugt den 19. september 2018.

?

  • Opfølgning på Udvalgsformandsmødet 25. september 2018.

 

  • Markering i 2020 af 100 året for Sønderjyllands genforening med Danmark – jfr. vedhæftede bilag.

Kulturministeriet og Folketinget har afsat en pulje på 8 mio. kr. til markering af Genforeningsjubilæet i 2020. Af disse er 6 mio. kr. til rådighed i 2018 og 2 mio. kr. i 2019. Det er nu muligt at søge puljen for 2018.

 

  • DUF - Ungdomskommuneprisen 2019 - Indstil din kommune.

DUF - Dansk Ungdoms Fællesråd uddeler hvert år ”Ungdomskommuneprisen”, der er en kåring af Danmarks bedste kommune for unge. Prisen har til formål at belønne kommuner, der gør en ekstraordinær indsats for at forbedre unges udfoldelsesmuligheder og levevilkår gerne ved at skabe gode rammer for frivilligt arbejde med børn og unge. Indstilling skal ske inden mandag d. 13. oktober 2017 kl. 12.00.

 

  • Temamøder i Byrådet i foråret 2019

Kommunaldirektøren foreslår nedennævnte emner til temamøderne:

Januar: Visionens formål og udvikling

Februar: Røgfri fremtid og øvrig forebyggelse

Marts: Fremtidig organisering af sundhedsområdet

April: Kørsel

Maj: Præsentation af Kontur

Juni: Fremtidig arbejdsmarkedsindsats.

 

Efter drøftelse besluttedes det, at fastlæggelsen af emner drøftes på næste gruppeformandsmøde.