Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: onsdag den 10. oktober 2018 kl. 12:30
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Britta Boel, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard
Fraværende: Side569 Punkt 272
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
272
Oplæg om overgang til Office 365 i Varde Kommune
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/11753, Sagsinitialer: pkha

Sagsfremstilling

Databeskyttelsesforordningen (efterfølgende GDPR) gældende fra 25. maj i år stiller markante krav til sikkerhed herunder bl.a. dokumentation, styring og efterlevelse af datasikkerheden.  Dette oplæg beskriver hvordan Varde Kommune kan imødekomme kravene.

 

For at skabe overblik omkring faktisk sikkerhed i forhold hertil, fik Varde Kommune i foråret foretaget en GAP analyse (forskellen på den nuværende og den ønskede situation) af sikkerhedsfirmaet Draware (sag nr. 18/6180).  

 

GAP analysen påviste store og grundlæggende mangler i Varde kommunes IT-sikkerhed og anviste 7 områder, hvor vi ikke overholder minimumskravene på IT-sikkerhedsområdet (Bek. nr. 528 af 15/06/2000). Krav som er blevet yderligere skærpet med implementeringen af GDPR. 

 

  • Inventory & Asset Management (overblik/styring af kommunens informationsaktiver) 
  • Sårbarhedsscanning og rettelse af samme (evnen til at opdage og rette sikkerhedsbrister i IT-systemer) 
  • Administrative privilegier og password (styring af rettigheder til informationsaktiver) 
  • Logning/SIEM (registrering af hvem der tilgår hvilke oplysninger hvornår) 
  • Endpoint Security & Behaviour (beskyttelse mod cyberangreb herunder virus) 
  • Beskyttelse af (person)følsomme data 
  • Målbar awareness træning (dokumentation for at medarbejder har viden om GDPR)    

 

Draware analysen indeholder alene anvisninger på forskellige løsninger, som kan sikre efterlevelse af GDPR hos Varde Kommune.  

 

Med baggrund i analysen bad Digitalisering og IT Microsoft, der er anerkendt som leverandør af cloud baserede produkter, der efterlever GDPR, om et alternativt tilbud. 

 

Microsoft løsningen baserer sig på deres Office365E5 suite, hvor efterlevelse af GDPR-bestemmelserne er indlejret i deres forskellige produkter f.eks. Office, Exchange, Skype for Business, Sharepoint etc.  

 

Modsat Draware, som alene løser GDPR sikkerhedsdelen, har Microsoft deres GDPR-sikkerhed som en del af grunddesignet i f.eks. Word, Excel, Outlook, Teams, Stream etc., hvilket betyder, at der automatisk følger de velkendte kontorprogrammer med, blot med udspring i Microsoft cloud løsning.  

 

Office365E5 giver derudover adgang til en lang række nye samarbejdsplatforme også på mobile eller private enheder. Eksempelvis Steam, som er en (GDPR sikker) platform til opbevaring og deling af videomateriale med kollegaer og samarbejdspartnere. (efterspørges i Børn og Familie samt PPR).  

 

De 2 løsningsforslag er, som tidligere beskrevet, ikke direkte sammenlignelige, da løsningen fra Draware alene indeholder GDPR sikkerhedsprodukter, hvorimod løsningen fra Microsoft udover GDPR-sikkerhed også indeholder markedets førende løsninger til forretningsunderstøttelse (Office, Exchange, Skype for business, Sharepoint etc.). 

 

I forbindelse med beregningen af businesscase har Digitalisering og IT fået udarbejdet en analyse af ProActive, som anviser samlede besparelsespotentialer på ca. 2,5 mio. kr. over de kommende 3 år.  

 

Besparelserne/effektiviseringerne fremkommer bl.a. gennem afvikling af serviceaftaler ifm. Cisco Jabber (chat og video) samt adgang til at gemme mails samt dokumenter fra P- og G-drev hvilket reducerer behovet for lokal serverkapacitet i Varde Kommune signifikant. 

 

Samtidig vil adgangen til Sharepoint betyde, at omkostninger til et nyt Intranet reduceres, da udgifter til basissoftware (Sharepoint) og drift er indeholdt i løsningen fra Microsoft.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen vurderer at med de givne tiltag vil vi efterleve GDPR på tilfredsstillende niveau og samtidigt få etableret en tidssvarende og solid digital platform for Varde Kommune.

 

Der vil på sigt være flere potentialer som vi kan arbejde videre med, blandt andet Skype for Business, der længe har været et udtalt ønske fra alle forvaltninger.  

Proactive har ikke lavet en tilbundsgående analyse af den direkte afledte økonomiske gevinst ved et skift til Skype for Business.
 

Analysen fra Proactive indregner herudover ikke direkte (omkostninger til licenser, servere, drift og telefonlinjer) eller indirekte (effektiviseringer gennem en sammenhængende Skype for Business telefoni, video og chat løsning mv.) gevinster.  
Proactive har dog kun erfaringer, der understøtter et yderligere potentiale ved et skift af selve telefoniløsningen til en ”ren” Skype for Business løsning. Et forsigtigt skøn fra Proactive er, at det vil koste omkring 300tkr. at afdække, designe og implementere denne sidste del og at besparelser og effektiviseringer afledt heraf efterfølgende er markant større.
 

Derudover tilbyder Office365E5 markedets mest omfangsrige palette af digitale værktøjer og kan potentielt danne basis for bl.a. konsolidering af vores 2 nuværende ESDH løsninger Acadre og KMD Nova i en Office365 baseret løsning. Dette kræver yderligere intern analyse, men alene licensomkostningerne til disse 2 ESDH systemer beløber sig årligt til 1,3 mio. kr.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningen

Økonomi

For at Varde Kommune kan indhente det sikkerhedsmæssige efterslæb og dermed opfylde minimumskravene på IT-sikkerhedsområdet skal der ske anskaffelser af IT-sikkerhedsløsninger. 

 

Ved overgangen til Office365 vil Varde Kommune være sikkerhedsmæssigt ajour samtidigt med at denne løsning på sigt giver et solidt fundament, som vi kan udvikle kommunens digitale platform på.

 

 

 

År 0 vil udgiften være 3.350.000 kr.

System

Udgift

Besparelse

Office365

2.900.000

 

Uddannelse/implementering

1.500.000

 

MS løsninger i dag

2.100.000

 

MS løsninger i dag

 

-2.100.000

Effektivisering

 

-800.000

Hjemmesiden

 

-250.000

Samlet merudgift år 0

6.500.000

-3.150.000

 

 

 

År 1 og fremefter vil udgiften være 3.000.000 kr.

System

Udgift

Besparelse

Office365

5.900.000

 

MS løsninger i dag

 

-2.100.000

Effektivisering

 

-800.000

Samlet merudgift år 1

5.900.000

-2.900.000

 

 

Finansieringen pålægges afdelingerne, hvor hver medarbejder udløser en engangsudgift på 1.200 kr. som bruges til finansiering i år 0, og 1.000 kr. i år 1 og fremefter.

 

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,
at Varde Kommune som et led i efterlevelse af Databeskylttelsesforordningen skifter platform til Office 365E5 fra 1. november 2018

at finansieringen pålægges afdelingerne, hvor hver medarbejder udløser en engangsudgift på 1.200 kr. som bruges til finansiering i år 0, og 1.000 kr. i år 1 og fremefter.

at der fremsendes en detaljeret proces- og tidsplan til godkendelse i Direktionen november 2018.

Beslutning Direktionen den 10-10-2018

Der arbejdes videre med finansieringsmodellerne. Sagen præsenteres for Udvalget for Økonomi og Erhverv i løbet af januar eller februar 2019, med henblik på at den indgår i forhandlingerne om budget 2020.

273
Varde Kommunes digitaliseringsindsats
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/894, Sagsinitialer: mope

Sagsfremstilling

På baggrund af efterårets drøftelser om digitaliseringsindsatsen i Varde Kommune ønskes en bred drøftelse af

1)     Hvad skal målene være for Varde Kommunes digitaliseringsindsats?

2)     Hvordan kan målene indfris?

Anbefaling

Kommunaldirektøren anbefaler,

at spørgsmålene drøftes.

Beslutning Direktionen den 10-10-2018

Digitalisering blev drøftet, og drøftes videre på baggrund af et oplæg fra Politik, Analyse & Digitalisering.

274
What's Up
Udskriv dette punkt
Sagsid.: , Sagsinitialer: giki

Beslutning Direktionen den 10-10-2018

Punktet blev udsat.

275
Opfølgning: Budgetproces 2019
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/64, Sagsinitialer: jonq

Sagsfremstilling

Budgettet for 2019 og budgetoverslagsårene 2020-2022 er nu godkendt. I den anledning vil det være relevant at evaluere budgetprocessen.

Er der noget i budgetprocessen, som vi skal tænke anderledes, når vi skal i gang med 2020-budgettet, herunder:

 

  1. Budgetprocedure
    • Tidsplan
    • Retningslinjer for tekniske ændringer, finansieringsforslag, samt nye drifts- og anlægsønsker
    • Forvaltningens opgaver og fagudvalgenes rolle
  2. Budgetmaterialer (hovedoversigt og beregning af indtægter, omprioriteringsforslag, drifts- og anlægsønsker)
    • Kvalitet
  3. Budgetseminar
    • Forberedelse
    • Varighed
  4. Høringssvar/MED inddragelse
    • Høringskreds
    • Høringsmateriale
  5. Pressekommunikation
    • Udmelding af økonomisk situation
    • Pressemøde efter budgetforlig
  6. Andet

 

I vedhæftede notat er ovennævnte hovedoverskrifter suppleret med diverse undertemaer, som Direktionen kan tage udgangspunkt i ved evalueringen.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen anbefaler, at Direktionen evaluerer budgetforløbet for 2019.

Forvaltningen bemærker, at der i bilag er vedlagt overvejelser fra Økonomiafdelingen.

Anbefaling

Det indstilles,

at Direktionen evaluerer budgetforløbet.

Beslutning Direktionen den 10-10-2018

Budgetforløbet blev evalueret. Overordnet set er der tilfredshed med forløbet af budgetprocessen.

276
Idekatalog over effektiviseringer og besparelser.
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/64, Sagsinitialer: mope

Sagsfremstilling

I forbindelse med budgetvedtagelsen besluttede forligspartierne, at der skal laves et idekatalog over muligheder for effektiviseringer og besparelser.

 

Det foreslås, at der arbejdes efter følgende plan:

 

  • Fase 1: Økonomi laver en sektorvis oversigt over, hvor stor differencen er mellem Varde Kommunes udgifter og så den kommune, der har de laveste udgifter i den pågældende sektor.

 

  • Fase 2: På baggrund af fase 1 laver det pågældende direktørområde et kortfattet notat, hvor man i 10-15 punkter beskriver, hvad man skal kigge på for at bringe sine udgifter på niveau med landets billigste kommune.

 

  • Fase 3: Den samlede oversigt omtalt i Fase 2 drøftes af politikerne med henblik på at afdække, om der er besparelsesemner, som ikke skal bringes i spil i den videre analyse.

 

  • Fase 4: Et eksternt konsulentfirma, fx KLK, anmodes om at give deres bud på alle besparelsesmuligheder på de enkelte områder, dog med undtagelse af de emner, som man politisk i fase 3 har sagt ikke skal undersøges.

 

Direktionen er af den opfattelse, at ved brug af et konsulentfirma erhverves de bedste muligheder for at få viden udefra til, hvordan Varde Kommunes udgifter kan reduceres, ligesom der i forhold til den politiske proces også kan være en værdi i, at det er eksterne konsulenter, der forestår analysen. Det må forventes, at det vil koste et sekscifret beløb at få et konsulentfirma til at forestå denne opgave.

 

Uanset om der anvendes eksterne konsulenter eller ej må det dog forudses, at der vil være en ganske betydelig primær administrativ ressource forbundet med dette analysearbejde.

Økonomi

Udgiften til at hyre et konsulentfirma afholdes af konsulentkontoen.

Anbefaling

Kommunaldirektøren anbefaler over for Direktionen og Udvalget for Økonomi og Erhverv,
at der igangsættes en proces med at se på muligheder for effektiviseringer og besparelser i alle dele af den kommunale organisation,

at et eksternt konsulentfirma hyres ind til at løse den mere beskrivende del af opgaven (fase 4), og
at udgiften hertil afholdes af konsulentkontoen.

 

Beslutning Direktionen den 10-10-2018

Anbefalingen blev tiltrådt.

277
Evaluering af decentralisering af annoncekroner til ugeaviserne
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 16/5093, Sagsinitialer: mpet

Sagsfremstilling

Indtil januar 2017 varetog Politik & Analyse opgaven med at bestille og designe alle annoncer på vegne af kommunens øvrige afdelinger.

 

Det blev ændret gennem en direktionsbeslutning 23. november 2016 (dok.nr. 12901), og derfor har hver enkelt afdeling siden starten af 2017 selv haft ansvaret for at administrere deres individuelle annoncebudgetter ud fra det beløb, Direktionen har tildelt.

 

På Direktionens møde 23. november 2016 blev det besluttet at fordele budgettet ud fra følgende fordelingsnøgle:

 

  • 50 procent til forvaltningernes og virksomhedernes egne budgetter efter en model, hvor de får tilført den procentandel af midlerne, som de annoncerede for i 2016.

 

  • 25 procent til annoncering på de sociale medier.

 

  • 25 procent til annoncering og kampagner fra Politik og Analyse, herunder information om fx valg og andre begivenheder.

 

De 25 procent til annoncering på sociale medier er en del af det budget, der er øremærket fælleskontoen for annoncering under Politik, Analyse og Digitalisering (i 2018: 208.690 kr. – se evt. bilag).

Forvaltningens vurdering

Den nye ordning har forenklet arbejdsgangen i Politik & Analyse og desuden givet hver enkelt afdeling mulighed for selv at prioritere annoncekronerne ifm. deres egne indsatser.

 

Det er vanskeligt at konkludere endegyldigt på brugen af annoncekronerne på baggrund af tal fra et enkelt år (eller halvandet). Det skyldes, at der er nogle afdelinger, der er mere følsomme overfor særlige begivenheder ift. annoncering end andre afdelinger, hvor annoncebehovet er mere ligeligt fordelt fra år til år. Dog lader det til, at det beløb der er afsat til annoncering i 2017 og 2018 er højere end det samlede behov.

 

Derudover er det tvivlsomt, hvorvidt der er behov for at øremærke midler specifikt til annoncering på sociale medier, når brugen af disse midler alligevel ligger under Politik, Analyse og Digitaliserings ansvarsområde og derfor i praksis ikke er adskilt fra de øvrige midler til annoncering i denne afdeling

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Økonomi

I 2016 blev der samlet brugt 380.321 kr. på annoncering ud af et budget på 338.113 kr.

I 2017 blev der samlet brugt 398.901 kr. på annoncering ud af et budget på 632.945 kr.

I 2018 er der pr. 31/08 brugt 259.014 kr. på annoncering ud af et budget på 669.110 kr.
 

Se vedlagte bilag, der viser hver enkelt afdelings budgetter og forbrug ifm. annoncer i henholdsvis 2016, 2017 og 2018 (til og med 31. august 2018).

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at ordningen med decentralisering af budgettet til annoncer videreføres.

at der i hver enkel direktørs regi kigges på, om fordelingen af budgettet til annoncer svarer til alle afdelingers individuelle behov for at annoncere.

at midlerne, der er til rådighed ifm. annoncering i Politik, Analyse og Digitalisering ikke fremadrettet er opdelt i henholdsvis sociale medier og øvrig annoncering, men i stedet frit kan prioriteres i Politik, Analyse og Digitalisering efter konkrete behov.

at midlerne til annoncering i Politik, Analyse og Digitalisering (her skal medregnes de midler, der i dag er øremærket brug på sociale medier) ændres fra de nuværende 208.690 kr. til ca. 100.000 kr.

at det overvejes, om det samlede budget til annoncer bør sænkes.

Beslutning Direktionen den 10-10-2018

Punktet blev udsat.

278
Oprettelse af Facebook-gruppe for naturelskere (Vi i Naturen)
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/2541, Sagsinitialer: char

Sagsfremstilling

I forlængelse af, at kommunikationsafdelingen har overtaget de kommunikative kanaler for visionen, er der blevet arbejdet på en justering af visionens profil på sociale medier, jf. bilag 92896/18.

 

Justeringen indebærer oprettelse af en Vi i Naturen-gruppe på Facebook i tillæg til Vi i Naturen-siden på Facebook. Formålet med gruppen er at skabe et forum, hvor brugere kan ”tale” direkte med hinanden. Gruppen henvender sig primært til nuværende borgere i Varde Kommune.

 

I den forbindelse er der udarbejdet nogle retningslinjer, der beskriver, hvad formålet med gruppen er, herunder hvad der er tilladt og ikke tilladt at slå op i gruppen, jf. bilag RETNINGSLINJER. Retningslinjerne vil fremgå af gruppens ”Om”-beskrivelse på Facebook.

 

Tankerne bag gruppen blev præsenteret på et Vi i Naturen-rådsmøde i marts, hvor tankerne om retningslinjerne blev diskuteret flittigt. Konklusionen på mødet blev, at Kommunikation skulle udarbejdede et oplæg og bringe det ind i Direktionen, ”som træffer beslutning om den videre proces i forhold til de politiske udvalg” (bilag 46984/18, pkt. 3). Det er hermed gjort.

Forvaltningens vurdering

Det er oplagt at udnytte ”vi’et” i visionen til at skabe et online-community i form af en Facebook-gruppe. Det vil automatisk gøre visionen borgernær, og kommunen(s natur) vil blive brandet af borgerne selv. Samtidig vil der stadig ske branding ud over kommunegrænserne i form af Facebook-siden og den kommende Instagram-profil.

 

Forvaltningen vurderer, at oprettelsen af Facebook-gruppen ligger inden for rammerne af kommunikationsstrategien ”Kommunikation – politik og strategi”. Om sociale medier siger kommunikationsstrategien: ”Varde Kommune skal være i stand til at omstille sin indsats på de sociale medier, i takt med at nye medier kommer til, og andre ikke længere er attraktive i forhold til de målgrupper, vi ønsker at være i dialog med.”

Konsekvens i forhold til visionen

Visionen vil blive mere synlig for borgere i Varde Kommune.

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten

Økonomi

Ingen

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at tage orienteringen om oprettelse af Facebook-gruppen samt retningslinjerne til efterretning.

Beslutning Direktionen den 10-10-2018

Punktet blev udsat.

279
Analyse - opfølgning.
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/908, Sagsinitialer: mope

Sagsfremstilling

Direktionen, Udvalget for Økonomi og Erhverv samt Byrådet blev på møder i august orienteret om BDO’s analyse vedr. Tippen.

Anbefaling

Kommunaldirektøren anbefaler,
at der følges op på Tippen-sagen.

Beslutning Direktionen den 26-09-2018

Punktet blev udsat.

Beslutning Direktionen den 03-10-2018

Punktet blev udsat.

Beslutning Direktionen den 10-10-2018

Punktet blev udsat.

280
Gensidig orientering - 10. oktober 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/53, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:

 

  • Opfølgning på mødet i Udvalget for Økonomi og Erhverv den 3. oktober 2018.
     
  • Opfølgning på temamødet og byrådsmødet 9. oktober 2018.
     
  • Drøftelse af Sygefraværsstatistikken

 

  • Arbejdsmiljøkonference den 9. oktober 2018

 

  • Dagsorden til gruppeformandsmøde den 23. oktober 2018

 

Beslutning Direktionen den 10-10-2018

Punktet blev udsat