Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: onsdag den 19. december 2018 kl. 08:00
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Britta Boel, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard
Fraværende: Side 729. Pkt. 348
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
348
What's Up
Udskriv dette punkt
Sagsid.: , Sagsinitialer: giki

Beslutning Direktionen den 19-12-2018

Punktet blev drøftet.

349
Byrådets temamøde om visionen Vi i Naturen
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/13351, Sagsinitialer: likj

Sagsfremstilling

Den 20. juni 2018 drøftede Direktionen, hvordan arbejdet med Visionen Vi-i-Naturen kan vitaliseres. Det vurderes, at der er behov for en nærmere drøftelse i det nye byråd, og derfor er visionen sat på som emne for en temadrøftelse i Byrådet den 8. januar 2019.

 

Byrådet skal have lejlighed til at (gen)drøfte visionen, og give deres bud på:

1) Visionens formål: Hvilken værdi skal visionen give?

2) Visionens udvikling: Hvordan skal der arbejdes med visionen fremadrettet? 

 

Som optakt til temamødet den 8. januar er der afholdt en workshop med relevante chefer og medarbejdere fra Varde Kommune og ProVarde.

 

På workshoppen blev der udviklet et idekatalog med konkrete ideer til, hvad vi som kommune kan gøre for, at visionen forankres bedre indenfor og udenfor kommunen. I udviklingen af ideer har der været fokus på, at vi som kommune selv skal kunne kontrollere at ideerne realiseres.
Idékataloget indeholder et skema for hver idé, der beskriver ideen, herunder formål, målgruppe samt hvilke af visionens målsætninger, som ideen understøtter. Af skemaet fremgår desuden, hvem der skal involveres fra Varde Kommune (afdelingsniveau) og sluttelig placeres idéen på to akser henholdsvis hvor mange ressourcer det kræver at virkeliggøre ideen set i forhold til den værdi, ideen skaber for visionen.

Ideerne fra workshoppen skal bruges som inspiration til Byrådets drøftelse af, hvordan vi som kommune skal arbejde for at fremme værdien af visionen fremadrettet.

Formålet med temamødet er at styrke forankringen af visionen hos Byrådet og som følge heraf på fagområderne.

 

Det indstilles, at direktionen drøfter og godkender programmet for temamødet.

 

Program for temamødet:

 

-         Oplæg fra forvaltningen om:

  1. Baggrunden for visionen, herunder visionstræet og mål for visionsarbejdet.
  2. Eksempler på, hvordan der har været arbejdet med visionen indtil nu. 

 

 

-         Med afsæt i oplægget og ideerne fra workshoppen drøfter Byrådet i en faciliteret proces: 

  1. Hvilken værdi skal Visionen give
  2. Hvordan skal Varde Kommune som organisation arbejde for at indfri den ønskede værdi?

Forvaltningens vurdering

Det er forventningen, at temamødet vil understøtte Byrådets ejerskab til visionen, og at temamødet munder ud i tilkendegivelser fra Byrådet til forvaltningen om, hvilken værdi visionen skal tilføre kommunens brand og kommunens ydelser. Det er også forventningen, at temamødet vil munde ud i tilkendegivelser fra Byrådet om hvilke tiltag, herunder fra idekataloget, der skal arbejdes videre med for at vitalisere visionen.

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten.

Økonomi

Økonomiafdelingen udtaler: Temamødet medfører ingen økonomiske konsekvenser.

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at Direktionen drøfter og godkender udkast til program for temamødet.

Beslutning Direktionen den 12-12-2018

Udsat til næste møde.

Beslutning Direktionen den 19-12-2018

Anbefalingen blev tiltrådt.

350
Automatisering af manuelle arbejdsgange- Robotsoftware
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/14957, Sagsinitialer: lmos

Sagsfremstilling

Automatisering af manuelle arbejdsgange er ofte refereret som software robotter eller Robotic Process Automation (RPA). Dette er avanceret software, som er specielt designet til at automatisere simple og rutineprægede opgaver som gentages. Robotterne består af et stykke software, som kan udføre arbejdsgange på samme måde, som en fysisk medarbejder normalt gør det.

Administrative robotter er interessante for afdelinger med mange gentagne arbejdsopgaver, og opgaver som er baseret på enkle forretningsregler, fx tastearbejde eller dataflytning mellem systemer.

 

I forbindelse med økonomiaftalen mellem Regeringen og KL i 2017 blev der vedtaget et flerårigt moderniserings- og effektiviseringsprogram (MEP). Programmet fortsætter med økonomiaftalen for 2019 og skal frigøre 1 milliard årligt på landsplan niveau. Et af temaerne i MEP-programmet omhandler ”Bedre indkøb, digitalisering og automatisering”.

Igangsætning af et projekt omkring automatisering vil dermed medvirke til, at Varde Kommune kan opnå den effektivisering, der er medtaget i regeringsaftalen. Varde Kommunes tilgang til automatisering bygger på erfaringer fra KL og andre kommuner samt det offentlige digitaliseringsfællesskab OS2.

 

KL har siden starten af 2017 arbejdet på at afdække potentialet for softwarerobotter med udgangspunkt i tre leverancespor (automatiserende processer indenfor

1)     HR, løn og personaleadministration,

2)     Teknik og miljøområdet samt

3)     Tværgående processer).

 

KL har i alt identificeret 22 manuelle processer indenfor disse tre områder, som er egnede til automatisering. Udover KL´s projekt er der også indhentet erfaringer fra henholdsvis Silkeborg og Esbjerg Kommuner. De to kommuner har arbejdet med forskellige processer og leverandører. Her er det vurderet, at det er mest relevant at læne sig op af erfaringerne fra Esbjerg Kommune – hvilket også skaber muligheden for at fortsætte det eksisterende samarbejde på It & Digitaliseringsområdet.

Udover ovenstående er der også erfaringer at hente i det offentlige digitaliseringsfælleskab OS2, herunder OS2autoproces, som er en cloud-baseret løsning til at synliggøre og kvalificere de processer og arbejdsgange i kommuner, som har et højt potentiale i at blive automatiseret. I første omgang fokuseres dog på erfaringerne fra KL og Esbjerg Kommune. 

 

Digitalisering og It forventer, at skulle bruge det første år til at gennemføre pilotprojekter i samarbejde med direktørområderne, med henblik på at udvikle en prioriteret model for organisering og finansiering af arbejdet med softwarerobotter. Til at sikre det tekniske fundament af RPA-software anvendes leverandøren Droid Agency (samme leverandør som i Esbjerg). Der igangsættes i første omgang automatisering af to processer.

 

  1. Automatisering af refusioner af sygedagpenge i HR . Denne proces gennemføres af Droid Agency. Som en del af processen uddannes 4-5 interne superbrugere i programmering med henblik på, at Varde Kommune fremadrettet selv kan programmere robotter.  

Tidsplan: Start – primo feb. – Implementering af første automatiseret proces i pilotdrift ultimo marts.

  1. Automatisering af journalisering af SMS i Jobcenteret. Der arbejdes lige nu på at finde en mere informationssikker app-løsning end den nuværende anvendelse af SMS. Som en del af løsningen forventes det at anvende robotsoftware til journalisering fra App´en til relevante fagsystemer. Projektledelsen af SMS-projektet varetages af digitaliseringskonsulent Thomas Neville i Digitalisering- og IT, samt udviklingskonsulent Kristine Gregersen fra Udvikling. Selve automatiseringsprocessen vil også blive forankret ved disse medarbejdere, med support efter behov fra Droid Agency.

Tidsplan: Start – primo jan. – Implementering af automatiserede processer i pilotdrift ultimo marts.     

  1. Afdækning af potentiale for automatisering. Første opgave er, at gennemgå de ønsker og behov til automatiseringsprocesser som allerede nu findes i organisationen (se  bilag). Som en del af projektet klarlægges også hvilke manuelle processer der ellers kan kvalificeres til at blive automatiseret i løbet af pilotperioden og efterfølgende, ligesom erfaringer fra KL og OS2 inddrages. Projektet leverer forslag til organiserings- og finansieringsmodel samt prioritering af processer til automatisering.
    Tidsplan: Start - primo feb.  Afsluttes med indstilling til Direktionen ultimo juni 2019.

 

Det foreslås, at ansvaret for at afvikle pilotprojektet om automatiseringsindsatsen placeres i It & Digitalisering, der i den indledende fase finansierer indkøb af robotsoftware og oplæring af
4-5 medarbejdere i programmering. Efter indhentelse af erfaringer, tager Direktionen stilling til den endelige model for udvælgelse af processer, organisering og finansiering.

 

Ansvaret for en forretningsproces der automatiseres, vil fortsat være placeret hos faglederen/chefen i forretningsområdet. Direktørområderne er således ansvarlige for at indgå i samarbejdet med de nødvendige ressourcer og kompetencer (herunder faglig projektleder og fagspecialister), så arbejdsgangene bliver afdækket og automatiseret korrekt.

 

Det nærmere forslag til processer og fordeling af roller og ansvar er beskrevet i vedlagte bilag.

Forvaltningens vurdering

Digitalisering & It vurderer, at softwarerobotter vil kunne frigive et potentiale mange steder i kommunen i form af kortere sagsbehandlingstid, færre fejl, sporbarhed og optimerede processer. Dermed er det relevant at kvalificere potentialet nærmere for automatisering af manuelle processer via robotsoftware, herunder at tage stilling til hvilke processer der bør automatiseres først efter udløbet af en pilotperiode.

 

Økonomi vurderer også, at arbejdet med og implementeringen af robotsoftware vil medvirke til at effektivisere de manuelle processer i de kommende år i Varde Kommune, og kan medvirke til at opnå de indarbejdede og kommende besparelser på de administrative områder.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Ingen

Økonomi

Digitalisering & It finansierer indkøb af software og konsulentbistand/implementering til pilotperioden. Udgiften til indkøb af software og konsulentbistand/uddannelse udgør ca. 250.000 kr. Dertil kommer træk på interne ressourcer i Digitalisering & It samt på fagområderne til proces/projektdeltagelse samt uddannelse af superbrugerne. 

 

I pilotperioden afholder de deltagende fagområder selv eget ressourcetræk og eventuelle øvrige udgifter forbundet med at deltage i pilotperioden, og gevinster ved automatisering forbliver i det faglige område.
 

Økonomiafdelingen har vurderet og tilsluttet sig de potentialer, der anføres ved automatisering.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler Direktionen,

at den beskrevne indsats omkring automatisering af manuelle processer med softwarerobotter iværksættes.

Beslutning Direktionen den 19-12-2018

Anbefalingen blev tiltrådt, herunder at der indgås aftale med Droid Agency om konsulent-bistand til uddannelse og software.

 

IT & Digitalisering deltager på chefmøder i direktørområderne og orienterer om beslutningen og den videre proces.

 

Der er mulighed for at uddanne 4-10 interne ressourcer i programmering.
Direktionen opfordrer direktørområderne til at overveje, om de har medarbejdere, der kan deltage i programmeringsuddannelsen, der starter primo februar 2019. Deltagere meldes ind til It & Digitaliseringschefen.

 

De erfaringer der gøres i pilotperioden centralt og decentralt, indarbejdes i indstilling til Direktionen, sammen med forslag til fremtidig organisering og finansieringsmodel.

 

351
Evaluering af tilbuddet om decentral borgerbetjening
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 16/10378, Sagsinitialer: hmar

Sagsfremstilling

Pr. 1. januar 2017 åbnede Varde Kommune for muligheden for, at benytte Borgerservice på bibliotekerne i henholdsvis Ølgod, Oksbøl, Agerbæk og Nr. Nebel, nogle timer hver uge. Ved aftalens indgåelse var der tale om en forsøgsperiode på 2 år, der udløber ved udgangen af 2018.

 

Siden da har en medarbejder fra Borgerservice haft sin arbejdsplads en dag ugentlig på hvert af de 4 steder i de tidsrum, hvor bibliotekets personale er tilstede på biblioteket.

Siden 1. august 2018 har det været muligt at tilbyde borgerne udstedelse og fornyelse af pas og kørekort og dermed svarer borgerservicetilbuddet på de 4 biblioteker, til den service man kan få i Borgerservicecentret i Varde.

 

I perioden 1. januar til og med 4. december 2018 har henvendelserne fordelt sig således:

  • Agerbæk 110
  • Nr. Nebel 262
  • Oksbøl 154
  • Ølgod 506.

 

Af de i alt 961 henvendelser er de 877 registreret som færdigbehandlede, 47 har måttet afvises (primært kørekort- og pashenvendelser før 1. august) og i 37 sager er der modtaget materiale, som er videresendt til andre afdelinger i kommunen.

 

De opgaver, som borgerne primært har rettet henvendelse om er:

  • Fornyelse af kørekort  182* 
  • Aflevering af dokumenter  140
  • Pas     108*
  • Råd og vejledning        96
  • Pensionstillæg       69.

 

*Det er alene i perioden fra 1. august 2018 til 4. december 2018 det har været muligt at betjene borgernes henvendelser om pas og kørekort decentralt.

 

Tilbuddet om decentral Borgerservice bliver benyttet af borgere i alle aldersgrupper, men størstedelen af henvendelserne er fra borgere over 65 år.

 

I Agerbæk og Nr. Nebel arbejdes der på at flytte det lokale bibliotek ind på skolen. Der er afsat plads til Borgerservice begge steder, i tilfælde af det bliver besluttet at forlænge tilbuddet om decentral borgerbetjening.

 

Der arbejdes løbende på digitalisering af kontakten mellem borgere og kommunen, ligesom man løbende ændrer på arbejdsgange, f.eks. på pas og kørekortområdet. Det betyder, at der over tid kan ske ændringer i omfanget af borgerhenvendelser, hvilket gør det nødvendigt løbende at evaluere behovet for lokal betjening.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltnings vurdering, at borgerne i de tidligere rådhusbyer sætter pris på muligheden for at blive betjent lokalt.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Økonomi

Den decentrale borgerbetjening vil som hidtil kunne holdes inden for rammen af Borgerservice

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Udvalget for Økonomi og Erhverv,

at tilbuddet om decentral Borgerservice forlænges i yderligere 2 år, og

at der ved udgangen af 2020 laves fornyet evaluering.

Beslutning Direktionen den 19-12-2018

Anbefalingen blev tiltrådt.

352
Konvertering af elevstillinger
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 15/5333, Sagsinitialer: kimh

Sagsfremstilling

I Varde Kommune er der afsat budgetmidler centralt til ansættelse af følgende typer elever:

Sosu-hjælpere og SOSU-assistenter, PA-elever samt HK-elever.

 

Der er dimensionering på SOSU-eleverne i hver kommune og en fælles dimensionering for PA-eleverne i regionen. Der er ikke dimensionering på HK-elever.

 

Vi har de seneste år ansøgt om at optage ekstra SOSU-assistent elever, da vi har mangel på uddannede SOSU-assistenter. Samtidig sænkede vi i 2017 optaget af PA-elever fra 11 til 6 elever, pga. manglende interesse for de færdiguddannelse PA’er. En del andre kommuner har ligeledes skåret ned på PA-elever, da de har vanskeligt ved at få fodfæste på arbejdsmarkedet. Ved udtræk kan vi se, at de typer ansættelser som PA’erne har her i kommunen, som oftest er på deltid (ned til ca. 10-14 timer). Det er samtidig meget sjældent, at institutioner ved ledige stillinger søger efter en pædagogisk assistent. Dette hænger sandsynligvis sammen med, at lønnen for en pædagogisk assistent ligger forholdsvist højt i forhold til en nyuddannet pædagog, og samtidig kan en pædagog varetage et bredere ansvarsområde.

 

Uddannelsen som PA kvalificerer endvidere til optag på pædagoguddannelsen, men på dette område er der også rigeligt med ansøgere, set ud fra statistik over ansøgere til pædagogstillinger.

 

Vi har derfor meldt ind i forhold til dimensioneringen, at vi forventer at sænke antallet af PA-elever yderligere i 2019 fra 6 til 4 elever.

 

I forhold til HK elever har vi pt. budget til at optage 4 elever årligt. Til generelle HK-stillinger er der ikke mangel på ansøgere, men til specialistfunktioner - fx i Økonomi, Løn og IT - er det vanskeligt at rekruttere kvalificerede ansøgere. Derfor foreslås det, at de overskydende midler omplaceres og anvendes til at ansætte yderligere, f.eks. en it-elev og en HK-elev.

 

Vi har som kommune en uddannelsesforpligtigelse, men er også nødt til at bruge midlerne på at uddanne elever, hvor vi har behov for arbejdskraft.

Forvaltningens vurdering

Det er forvaltningens vurdering, at PA’erne stadig ikke, efter uddannelsen har eksisteret i ca. 20 år, har fået solidt fodfæste på arbejdsmarkedet, og at vi bør bruge midlerne til at uddanne elever, hvor vi har behov for arbejdskraft. Med en konvertering af midlerne sikrer vi i højere grad, at vi uddanner nødvendig arbejdskraft.

Retsgrundlag

Dimensioneringsaftalen

Økonomi

En ordinær HK elev og en ordinær PA-elev koster begge 170.000 kr. for hele elevtiden. En reduktion på to PA-elever (2 x 170.000 kr.) = 340.000 kr.

 

Økonomiafdelingen har ikke yderligere bemærkninger til sagen.

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler,

at der flyttes 340.000 kr. fra kontoen for PA-elever til kontoen for HK-elever,

at sagen efterfølgende sendes videre til behandling i Udvalget for Børn og Læring, i Udvalget for Økonomi og Erhverv samt Byrådet.

Beslutning Direktionen den 19-12-2018

Direktionen anmoder om, at der laves en fornyet vurdering af, hvorvidt PA-elever kan fastholdes i kommunen efter endt uddannelse.

353
Administrativ Chefgruppe - dagsordenemner
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/15076, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Dagsordenemner til Administrativ Chefgruppemøde den 28. januar 2019 drøftes.
Foreløbig udkast til dagsordenen vedhæftes.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen anbefaler,
at dagsordenemner til Administrativ Chefgruppemøde fastlægges.

Beslutning Direktionen den 19-12-2018

Udkast til dagsorden for næste møde i Administrativ Chefgruppe blev drøftet.

 

Der er flere emner til dagsorden end der kan rummes indenfor mødetiden. Nogle punkter udsættes derfor til senere møder, andre drøftes på chefmøder i direktørområderne hvorefter en konkret vurdering er hensigtsmæssigt.

354
Gensidig orientering - 19. december 2018
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/53, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:

 

  • Opfølgning på Udvalgsformandsmødet 13. december 2018.
     
  • Opfølgning på Hoved-MED-mødet 17. december 2018.
     
  • Opfølgning på Direktionens strategimøde 18. december 2018.
     
  • Nytårs-morgenkaffe

Beslutning Direktionen den 19-12-2018

Der blev orienteret om:

 

  • Udvalgsformandsmødet den 13. december 2018. På mødet drøftedes blandt andet, hvilke politikker der skal være fremadrettet.

 

  • Møde i Hoved-MED den 17. december 2018.

 

  • Direktionens strategimøde den 18. december 2018.