Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Referat

Referat

Mødedato: tirsdag den 8. januar 2019 kl. 08:00
Mødested: Flexrum ved Direktionen, Bytoften
Udvalg: Direktionen
Medlemmer: Mogens Pedersen, Britta Boel, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard
Fraværende: Side1 Punkt 1
Punkt Titel Udskriv hele dagsordenen
1
What's Up
Udskriv dette punkt
Sagsid.: , Sagsinitialer: giki

Beslutning Direktionen den 08-01-2019

Drøftet.

 

2
Opfølgning på delmål i Direktionens strategiplan 2019 - 2020
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 19/85, Sagsinitialer: lobh

Sagsfremstilling

Direktionens strategiplan 2019 - 2020 er nu fastlagt.

For hver af de fire temaer i strategiplanen, er der fastlagt en række delmål.
Med henblik på at sikre opfølgning og implementering af de enkelte delmål i strategiplanen, lægges op til, at der udpeges tovholdere for de enkelte delmål.

Forvaltningens vurdering

Udpegning af tovholdere for de enkelte delmål vil sikre opfølgning og implementering af delmålene i strategiplanen.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Ingen

Økonomi

Ingen

Høring

Ingen

Anbefaling

Kommunaldirektøren anbefaler,

at Direktionen udpeger tovholdere for delmålene i strategiplanen.

Beslutning Direktionen den 08-01-2019

Udsat.

3
Dialogcafé
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 19/49, Sagsinitialer: lobh

Sagsfremstilling

Med henblik på at styrke samarbejdet på tværs af organisationen, foreslås at der afholdes 6 dialogcafémøder rundt i kommunen i løbet af marts måned 2019.

Alle medarbejdere inviteres til at deltage i et café-møde. Ved hvert møde deltager 2 direktører.

På møderne drøftes de emner, som har betydning for de fremmødte medarbejdere.

Møderne finder sted i Varde, Tistrup, Oksbøl, Agerbæk, Outrup og Alslev.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen vurderer, at møderne vil bidrage til at binde organisationen bedre sammen.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten

Økonomi

Udgifter til forplejning og evt. leje af lokaler afholdes af Direktionens konto.

Høring

Ingen

Anbefaling

Kommunaldirektøren anbefaler,
at der afholdes 6 dialogcafémøder i løbet af marts måned 2019.

Beslutning Direktionen den 08-01-2019

Anbefalingen blev godkendt, idet det bemærkes, at dialogcafémøderne afholdes i kommunens egne lokaler.

4
LUKKET – Analyse af Varde Kommune - til budget 2020
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 19/7, Sagsinitialer: jonq
5
Opgavefordeling og afgrænsning vedrørende forsikring af frivillige - revideret
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 17/3216, Sagsinitialer: chrp

Sagsfremstilling

I foråret 2018 besluttede Udvalget for Økonomi og Erhverv, at Varde Kommune fremover vil forsikre frivillige indsatser, som en lovændring i Social- og Serviceloven muliggjorde det pr.
1. juli 2017.

 

Inden beslutningen træder i kraft, er det tilrådeligt, at der tages stilling til en række forhold vedrørende forsikringsdækningen af frivillige indsatser. I nærværende sagsfremstilling præsenteres de forhold, forvaltningen vurderer, der skal ske afklaring omkring.
Forvaltningen har været i dialog med fire andre kommuner for at udarbejde anbefalinger til nærværende sagsfremstilling. 

 

Det er væsentligt at afklare, hvem der er omfattet af forsikringsdækningen, før den træder i kraft.

 

Frivillige omfattet af ordningen har indgået en forhåndsaftale med en relevant kommunal leder eller medarbejder med uddelegeret kompetence. I denne forhåndsaftale har den frivillige og lederen aftalt den frivilliges indsats, der er tale om i de enkelte tilfælde. Den frivillige indsats skal ske i et samarbejde med Varde Kommune, således det sikres, at den frivillige udfører indsatser i tilknytning til den kommunale opgavevaretagelse.

Hvis en borger for eksempel - af egen drift og uden forudgående aftale - vælger at løse en opgave, som vedkommende mener er til gavn for kommunen, og i den forbindelse kommer ud for en skadesituation, er vedkommende ikke omfattet af forsikringen.

Hvis en borger derimod har en aftale med en kommunal leder, som har vurderet, at opgaven giver værdi for Varde Kommune, kan vedkommende være omfattet at forsikringen. 

 

De kommunale institutionsledere vil i den forbindelse få følgende konkrete opgaver:

-          Foretage en vurdering af, om opgaven er i tilknytning til den kommunale opgaveløsning

-          Aftale med den frivillige, hvilket arbejde der skal udføres (hvilket må formodes allerede at ske i dag)

-          Informere om eller udlevere information om vilkårene for forsikring af frivillig indsats.

Aftalen skal sikre, at der er enighed mellem den frivillige og lederen om udførelsen af opgaven. Det vil være vigtigt i forhold til, om den frivillige senere kan være omfattet af forsikringen. Aftalen mellem leder og den frivillige behøver ikke være skriftlig, og der skal heller ikke i forvejen være udarbejdet skriftlige oversigter over frivillige. 

 

Når forsikringsdækningen træder i kraft, vil der være behov for, at der i forbindelse med en skade sker en afklaring af, hvorvidt den frivillige i skadessituationen udfører et job i tilknytning til løsning af en kommunal opgave, som lovteksten foreskriver. Denne afklaring skal ske hos den kommunale leder, som fungerer som den frivilliges arbejdsgiver. Afklaringen er nødvendig, såfremt der skal tages stilling til en skade og for den efterfølgende skadebehandling.

 

Opstår der således en skadesituation, skal institutionslederen anmelde skaden i Insubiz, som også benyttes ved indberetning af øvrige skader i Varde Kommune, og derfor er kendt.

Derudover skal institutionslederen udfylde en anmeldelsesblanket som nærmere beskriver forholdene i forbindelse med skaden – blandt andet, om den frivillige udførte en aftalt opgave i forbindelse med den kommunale opgaveløsning.

 

Ud over ovenstående skal det besluttes, om forsikringen alene skal omfatte frivillige bosat i Varde Kommune eller om samtlige borgere, som udfører en frivillig indsats i tilknytning til den kommunale opgaveløsning i Varde Kommune, skal være omfattet – uanset disses bopæl.

 

Varde Kommune benytter sig af mange forskellige frivillige, og en række af disse udsendes af forskellige foreninger. Varde Kommunes forsikringsdækning af frivillige indsatser gælder kun for de frivillige, som er direkte organiseret af en kommunal leder.

 

Der skal sørges for, at der oplyses om den nye forsikringsdækning til hele Varde Kommunes organisation, heriblandt især til de institutioner, som benytter sig af frivillige – og til de frivillige borgere.

 

Når ordningen har fungeret i et år, evalueres den med særligt fokus på økonomi og ressourcer, således der er mulighed for at tilpasse ordningen.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen vurderer, at det er nødvendigt, at der træffes beslutning omkring de ovenstående forhold, forud for at forsikringsdækningen af frivillige indsatser træder i kraft.

 

Forvaltningen vurderer derudover, at forsikringsordningen vil medføre merarbejde for de berørte afdelinger, herunder især Indkøb og Forsikring og den Juridiske afdeling, men også i Udviklings- og Kommunikationsafdelingen. Merarbejdet anslås af Indkøb og Forsikring at beløbe sig til cirka 50.000 kr.

 

Forvaltningen vurderer slutteligt, at de enkelte institutionsledere, som gør brug af frivillige, får en mindre opgave i at sikre, at de frivilliges opgavevaretagelse sker i overensstemmelse med den kommunale opgaveløsning.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Styrelsesloven samt Social- og Serviceloven.

Økonomi

Jf. sagsfremstilling nr. 17/16632 er det anslået, at der skal afsættes kr. 100.000 til erstatningsudbetaling pr. år. Ligeså er det i nævnte sagsfremstilling anført, at der skal afsættes kr. 50.000 til ekstern sagsbehandling pr. år.

 

Økonomiafdelingens udtalelse foreligger til direktionsmødet.

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Udvalget for Økonomi og Erhverv,
at Varde Kommunes forsikringsdækning af frivillige indsatser træder i kraft pr. 1. februar 2019,

at det italesættes, at de institutionsledere, som gør brug af frivillige, skal sørge for, at de frivillige indsatser sker i overensstemmelse med den kommunale opgavevaretagelse, samt at der foreligger en mundtlig eller skriftlig aftale mellem den enkelte frivillige og Varde Kommune,

at ansvaret for at afklare, om en skadelidt frivilligt er omfattet af forsikringsdækningen for frivillige indsatser ligger hos den pågældende frivilliges arbejdsgiver. Varde Kommunes juridiske afdeling kan assistere institutionslederne, 

at forsikringsdækningen omfatter alle de borgere, der udfører en frivillig indsats i Varde Kommune uanset den frivilliges bopæl,

at Varde Kommunes forsikringsdækning af frivillige indsatser kun dækker frivillige, som er direkte organiseret af en leder fra Varde Kommune. For frivillige, som er organiseret i en forening, gælder, at foreningen er ansvarlig for vedkommendes forsikringsforhold,

at Udviklingsafdelingen og Kommunikationsafdelingen i Politik, Analyse og Digitalisering udarbejder en informationsbrochure rettet mod institutionslederne vedrørende forsikringsdækningen i samarbejde med Indkøb og Forsikring,

at Politik, Analyse og Digitalisering står for at oplyse og orientere hele organisationen omkring den nye forsikringsdækning i samarbejde med Indkøb og Forsikring,

at forsikringsordningen evalueres efter udgangen af år 2019. Evalueringen gennemføres af Politik, Analyse og Digitalisering i samarbejde med Indkøb og Forsikring.

Beslutning Direktionen den 08-01-2019

Anbefalingen blev godkendt og fremsendes til orientering for Udvalg for Økonomi og Erhverv.

 

6
Projektløn til bygherrerådgivning 2018-2019
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 16/241, Sagsinitialer: sufa

Sagsfremstilling

Der er i budgettet for 2018 indregnet indtægter fra bygherrerådgivning på større anlægsprojekter i Varde Kommune på 845.400 kr. Beløbet benyttes som lønmidler til en fuldtidsstilling, en tidligere gennemført besparelse på 250.000 kr. samt til en praktikant ansat som bygherrerådgiver på deltid ca. ½ år.

 

Fra 2019 vil opførelse af en ny skole i Varde fastholde en bygherrerådgiver på fuld tid til dette ene projekt, og idet der er gang i flere store byggerier, end der har været i flere år, vil den nuværende medarbejderskare ikke kunne følge med opgaveporteføljen. Der lægges derfor op til, at der via finansiering på bygherrerådgivningen ansættes en bygherrerådgiver mere i en midlertidig stilling, mens skoleprojektet kører. Der skal derfor i 2019 udkonteres 1.396.880 kr. til bygherrerådgivning på de igangværende anlægsprojekter.

 

Det er i 2016 besluttet, at der kan ske udkontering af bygherrerådgivning på anlægsprojekter udført af alle medarbejdere i Ejendomscentret.

Forvaltningens vurdering

Forvaltningen vurderer, at der skal ansættes en bygherrerådgiver i en midlertidig stilling, mens den ny skole i Varde er under opførelse, for at kunne følge med til at gennemføre alle igangsatte og kommende anlægsprojekter. Alternativt vil der skulle ansættes eksterne bygherrerådgivere fra private rådgivningsfirmaer.

 

Det vurderes, at denne løsning ikke giver den samme kvalitet og det samme ejerskab til byggerierne, som en intern ansat bygherrerådgiver giver, ligesom det også vil blive en dyrere løsning for Varde Kommune.

 

Lønmidlerne kan finansieres via bygherrerådgiverhonorarer på de store anlægsprojekter, indenfor tidligere fastsatte rammer.

Konsekvens i forhold til visionen

Ingen

Retsgrundlag

Ingen

Økonomi

Økonomiafdelingen har i samarbejde med Ejendomsafdelingen udarbejdet forslag til finansiering af bygherrerådgiveren i 2018 og 2019 på vedlagte bilag.

 

Der skal i budgettet for 2018 udkonteres bygherrerådgivningshonorarer på større anlægsprojekter for 845.400 kr. og i 2019 for 1.396.880 kr.

Høring

Ingen

Anbefaling

Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Udvalget for Plan- og Teknik,

at der udkonteres 845.400 kr. som projektløn til bygherrerådgivning i 2018, og

at der udkonteres 1.396.880 kr. som projektløn til bygherrerådgivning i 2019.

Beslutning Direktionen den 08-01-2019

Sagen fremsendes med anbefaling til Udvalg for Økonomi og Erhverv.

7
Gensidig orientering - 8. januar 2019
Udskriv dette punkt
Sagsid.: 18/15071, Sagsinitialer: giki

Sagsfremstilling

Gensidig orientering:

 

  • Opfølgning på mødet i Udvalget for Økonomi og Erhverv den 2. januar 2019.
     
  • Emner til Gruppeformandsmødet 21. januar 2019.
     
  • Drøftelse af sygefraværsstatistikken.
     
  • Status på Sikkerhedsudvalgets arbejde.

Beslutning Direktionen den 08-01-2019

Der blev orienteret om:

 

Nytårskuren i Varde Garten.

 

Opfølgning på mødet i Udvalget for Økonomi og Erhverv den 2. januar 2019.
 

Emner til Gruppeformandsmødet 21. januar 2019.
 

Trygt natteliv.