Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Hvad må jeg, når jeg arbejder med persondata og fortrolige oplysninger?

Overordnet skal vi som kommune altid slette alle oplysninger som, kommunen ikke har et formål med at opbevare. Men der er også retningslinjer for, hvordan vi skal arbejde med dem.

Har du oplevet en hændelse, hvor du mener, der er sket brud på reglerne?

Hvis du har oplevet en hændelse, hvor du mener, at der kan være sket et brud på reglerne eller hvis du har mistanke om, at data er blevet behandlet forkert, kan du tage kontaket til vores databeskyttelsesrådgiver på vkdpo@varde.dk

Alle hændelser der rapporteres ind via vores databeskyttelsesrådgiver behandles fortroligt og under tavshedspligt.

Opbevaring på computer, mobil eller tablet

På computer:

  1. Opbevar din oplysninger i fagsystemerne, ESDH-systemet eller på dit P-drev. Undlad at opbevare oplysninger på dit C-drev. Grunden hertil er enkel. Falder din computer i de forkerte hænder, er de oplysninger, der er placeret på C-drevet lettest at få fat i…
  2. Du må kun tilgå eller opbevare oplysninger, der er nødvendige for at løse dine faglige opgaver
  3. Du skal gemme sager i ESDH løsningerne eller fagsystemerne – lad være med at have dem i din mailbakke eller på dine drev (dette gælder også usb-stik)
Opbevaring på papir

Til forskel fra computerløsningerne, som er beskyttet af kryptering (kode) så er papir ganske ubeskyttet. Derfor kræver opbevaringen af oplysninger i papirform mere forsigtighed.

  1. Brug sund fornuft, når du printer og gemmer papirer og overvej følgende:
    1. Er det nødvendigt at printe?
    2. Hvor opbevarer du dine papirer? Lås dem inde, hvis du forlader dit skrivebord
    3. Vurder fra gang til gang hvilken karakter af fortrolighed papirerne indeholder - nogle skal muligvis beskyttes bedre end andre
  2. Er du i tvivl om reglerne, kan du bede din nærmeste leder udstede retningslinjer for jeres afdeling
  3. Vær ekstra opmærksom på, hvordan du opbevarer papirer, hvis du tager dem med til eksterne møder eller med hjem. Her skal du huske, at risikoen for at glemme eller miste dem er større end på din arbejdsplads.
Deling - eksternt
  1. Du skal sikre dig, at du ved deling af fortrolige oplysninger benytter dig af sikret kommunikationskanaler.

• Send via SIKKER MAIL, når du sender til personer udenfor @varde.dk, især hvis mailen indeholder persondata eller andre fortrolige oplysninger. Har du ikke SIKKER MAIL, skal du kontakte ServiceDesk for at finde en løsning.
• Send SIKKER MAIL til andre kommuner. De er også uden for @varde.dk

 

2. Du skal sikre dig, at du ved deling af persondata eller andre oplysninger med eksterne kun deler tilladte oplysninger.

• Deling med eksterne kræver, at borgeren har givet samtykke eller at der er anden lovmæssig hjemmel (f.eks. aktindsigt)
• Er du i tvivl om, hvorvidt der er lovmæssig hjemmel, skal du spørge din nærmeste leder.
• Lovmæssig hjemmel skal altid være på plads og dokumenteret, før oplysningerne må deles
• Alle delinger af persondata eller fortrolige oplysninger skal journaliseres (notatpligt)
• Du skal altid foretage en konkret og individuel vurdering, når du deler persondata og andre fortrolige oplysninger med eksterne. Vær især ekstra opmærksom, hvis der er tale om en aktindsigt. Husk at afveje, hvilke oplysninger, der kan frigives til ansøgeren.

Deling - internt

Ved intern deling af fortrolige oplysninger

  1. Du skal sikre, at du ved deling af fortrolige oplysninger benytter dig af sikret kommunikationskanaler.


• Benyt ESDH-løsningerne til delingen af oplysningerne – og henvis så hertil – på den vis dokumenteres sagsgangen.  
• Send kun til @varde.dk mailadresser – ikke medarbejdernes personlige mails.
• Undlad at bruge USB-stik.
• I forbindelse med delingen af fortrolige oplysninger med interne partner er det vigtigt, at du afvejer hvilke oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af denne kollegas arbejdsopgaver. Er du i tvivl, skal du spørge din nærmeste leder.

Sletning fra computer

Overordnet skal vi som kommune altid slette alle de oplysninger, som kommunen ikke har et formål med at opbevare. Sletningen af data beror derfor på en konkret og individuel vurdering. Der skal forelægge overordnede retningslinjer på afdelingsniveau, hvoraf sletningsfristerne for oplysninger i sagerne fremgår.

At en sag er afsluttet, er derfor ikke ensbetydende med at oplysningerne skal slettes. Men opbevaring af oplysningerne skal bero på vurdering og skal som udgangspunkt beskrives og dokumenteres. I tilfælde hvor Varde Kommune har en lovmæssig opgave eller hvor der foreligger et eksplicit samtykke fra borgeren, kan oplysningerne bevares.

På computer:

  1. Sletningen i computersystemer skal ske efter nærmere instruks fra den nærmeste leder.
  2. Sletning i ESDH løsningerne sker efter direktiv fra ESDH konsulenterne.
  3. Husk også at slette dine mails – også i mappen ”slettet post”
Sletning af papirformat

Overordnet skal vi som kommune altid slette alle de oplysninger, som kommunen ikke har et formål med at opbevare. Sletningen af data beror derfor på en konkret og individuel vurdering. Der skal forelægge overordnede retningslinjer på afdelingsniveau, hvoraf sletningsfristerne for oplysninger i sagerne fremgår.

At en sag er afsluttet, er derfor ikke ensbetydende med at oplysningerne skal slettes. Men opbevaring af oplysningerne skal bero på vurdering og skal som udgangspunkt beskrives og dokumenteres. I tilfælde hvor Varde Kommune har en lovmæssig opgave eller hvor der foreligger et eksplicit samtykke fra borgeren, kan oplysningerne bevares.

Papir:

  1. Destruktionen af fortrolige oplysninger i papirform, når oplysningerne ikke længere er relevante
  2. Husk at bruge sund fornuft - og hvis du er i tvivl, kan du bede din nærmeste leder om at udarbejde retningslinjer for jeres afdeling
Samtykke

Samtykke betyder, at en borger indvilliger i at borgerens data må behandles af kommunen i et større omfang end almindelig lovgivninger giver kommunen ret til.

Dvs. at vi som kommune godt må behandle en lang række data uden samtykke, fordi vi har lovhjemmel.

Eksepmler på data, hvor vi skal bede om samtykke, kan være brug af billeder eller videoer af borgeren. Det kan også f.eks. være et citat til en artikel eller at opbevare en mailadresse til at sende nyhedsbreve til.

Hvis du er i tvivl, kan du spørge din nærmeste leder eller kontakte ServiceDesk:

Kontakt ServiceDesk

Opret sag i ServiceDesk Portalen
Telefon: 79 94 68 88
Lokal: 68 88

Opret en sag i ServiceDesk Portalen