Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Projekter og processer

I Varde Kommune gennemfører vi mange projekter og processer i og på tværs af afdelinger. Her finder du hjælp til at gennemføre processer og projekter.

Projekter

Her kan du finde forskellige dokumenter og værktøjer, der kan hjælpe dig i arbejdet med projekter - både som projektejer, projektleder og projektdeltager.

Håndbøger

Dokumenter

Som udgangspunkter er der kun ét SKAL dokument – projektplanen.

Den bruges både, når man er ved at undersøge om den idé man har, har potentiale til at blive et projekt og skal have godkendelse til at arbejder videre med idéen, og når man har et projekt som direktionen/ledergruppen skal godkende eller orienteres om.

Den er bygget op, så det ikke er nødvendigt, at alle felter udfyldes hver gang. Det er tydeligt, hvad der som minimum skal udfyldes for ledelsesmæssig beslutning
Samtidig er det projektlederens tjekliste, som sikrer, at man kommer rundt om hele projektet.

Der er lavet følgende skabeloner, som skal bruges, når der er brug for uddybning af projektplanen.

Projektstyring

Varde Kommune har et digitalt system til projektstyring - ProjectFlow. I dette system finder du også skabeloner, som du kan udfylde og gemme i systemet.

Hvis du er projektleder og gerne vil bruge systemet, skal du få din leder til at bede om adgang via Kvikservice.

Hjælp til projekter

Har du brug for hjælp til at komme godt igang med eller brug for sparring undervejs i dit projekt, er du velkommen til at kontakte Politik og Analyse.

Processer

Processer kan være mange forskellige ting, og der er mange forklaringer på, hvad det er. Her kan du få et indtryk af forskellene, og du kan læse mere om arbejdet med processer i Varde Kommune.

For at få det bedste ud af en proces, er det vigtigt at forberede sig godt på:

Fastlæg formål

Formålet med processen er afgørende for valg af form og metode. Fastlæg derfor først formålet inden du vælger, hvordan du vil løse dette formål. Du kan eventuelt lade dig inspirere af formålshierarkiet.

Former for processer

Man bruger blandt andet begrebet processer om særskilte forløb, der skal være med til at udvikle hele eller dele af Varde Kommune.  Sådanne forløb har ofte et navn, og består af flere faser, og kendetegnes ofte ved at omfatte flere møder.

Innovation

Med innovationsforløb får man nye vinkler på sin udfordring. Der er særligt fokus på at få nye idéer.

Idéerne blive så godt beskrevet (hvad giver det af værdi og for hvem, hvornår kan det være implementeret, og lignende), at man har et grundlag for at vurdere om idéen skal gennemføres, om der skal laves uddybende undersøgelser, eller om den udskydes til et senere tidspunkt.

Innovation består som udgangpsunkt af seks faser

  1. Hvad er formålet med den udfordring, der ønskes løst
  2. Hvilke behov ligger bag udfordringen
  3. Behandling af data til understøttelse af udfordringen
  4. Generering af idéer til løsning af udfordringen
  5. Udvikling af koncept for løsning af udfordringen
  6. Lancering af koncept for løsning af udfordringen

Læs mere om innovation

Lean

Med et lean-forløb får man set konkrete arbejdsgange efter i sømmene. Formålet med lean-forløbet er at gøre arbejdet mere smidigt og optimere opgaveløsningen, så den er så hensigtsmæssig som muligt.

Et lean-forløb består som udgangspunkt af fire faser:

  1. Hvordan gør vi idag
  2. Hvordan skal vi ideelt set gøre
  3. Hvad skal der til for, at vi gør det ideelt
  4. Opfølgning på, hvordan vi gør

Efter et lean-forløb vil der ofte være behov for løbende at følge op på, at aftalte ændringer foretages. Der vil også være behov for at følge op på om ændringerne har de forventede effekter.

Læs mere om lean

Brugerundersøgelse

Evaluering har mange navne i dagligdagen (evaluering, opfølgning, tilfredshedsundersøgelse). Samlet set er der tale om en undersøgelse af et givent spørgsmål. Evaluering er den mest brugte fællesbetegnelse. Den giver også association af en større opgave, end vi gør i Varde. Vi anvender derfor primært betegnelsen brugerundersøgelse.

Med en brugerundersøgelse får man et indblik i, hvordan en målgruppe opfatter en konkret situation. Situationen afhænger af det bagvedliggende formål med brugerundersøgelsen.

En brugerundersøgelse har som udgangspunkt fire faser

  1. Forberedelse
  2. Gennemførelse af undersøgelsen
  3. Analyse
  4. Afrapportering

Efter en brugerundersøgelse vil der ofte blive sat gang i en række ændrings- eller justeringsopgaver, for at imødekomme de input, der kommer frem i undersøgelsen.

Læs mere om brugerundersøgelser

Forandring

Når I står over for større forandringer rundt omkring i de forskellige institutioner/afdelinger er det en rigtig god ide at være på forkant, og nøje have overvejet processen. Derved kan der tages højde for mange ting, der kan skabe udfordringer på den lange bane, herved kan der arbejdes med fastholdelse af medarbejdernes trivsel.

Med forandringsprocesser er det mulig at få set på forhold , som er af betydning for arbejdsformer, samarbejdet og effektivitet. 

Der er ingen faste faser i forandringsprocesser.

 

Procesværktøjer

Begrebet bliver også brugt til at beskrive de øvelser en gruppe kommer igennem under et møde. I dette tilfælde er der oftest tale om værktøjer, og kendetegnes ofte ved at være ét af flere punkter på et møde.

Valget af procesværktøjer afhænger af procesformen og formålet.

Du kan få inspiration til valg af procesværktøj under hvert af ovenstående procestyper.