Vores Varde Medarbejderportal
u
Telefonbog
s
Søg

Følg denne side

Få en e-mail tilsendt når der sker væsentlige ændringer på denne side.

Borgerservice sparer tid og porto med Doc2mail

Denne nyhed er publiceret den 28. August 2014


Dagene for det traditionelle brev til borgerne er talte i borgerservice. Fra den 1. november bliver det endnu mere vigtigt, at brevene fra resten af organisationen også kommer digitalt og ikke dumper ind af brevsprækken hjemme hos borgerne.

Nemt fra dag 1

1. november er skæringsdato for, hvornår alle borgere skal have en digital postkasse, så de kan modtage post digitalt.

Hos borgerservice er de godt i gang med at sende breve digitalt. De bruger nemlig Doc2mail, som er en funktion, der sender brevet elektronisk. Hvis borgeren endnu ikke har en digital postkasse, sendes brevet digitalt til KMD, som sørger for at printe, kuvertere og frankere brevet.

Dorthe Vogt Houmøller fra pladsanvisningen i borgerservice var en af dem, der var lidt skeptisk til at begynde med – i dag er hun begejstret.

– Vi har brugt Doc2mail siden årsskiftet. I starten var jeg lidt skeptisk. Især var jeg nervøs for teknikken i det – hvordan vi fik systemet til at spille sammen med vores systemer. Det viste sig dog ikke at være noget problem. Det var supernemt at bruge lige fra første dag. Den eneste ulempe er, at vi ikke længere får gået så meget, fordi vi nu ikke skal ud til printeren, siger Dorthe Vogt Houmøller. 

Mange gevinster

I pladsanvisningen oplever de mange fordele ved at bruge Doc2mail.

– Der er mange fordele ved at bruge Doc2mail. Først og fremmest er det billigere end at sende brevet på gammeldags vis. Vi sparer på porto, papir og konvolutter, og så gør det mit arbejde lettere. I stedet for at klikke print i word-dokumentet, klikker jeg blot Doc2mail, og så ryger brevet direkte ind i borgerens digitale postkasse, hvis vedkommende har sådan én, siger Dorthe Vogt Houmøller.

Det er dog ikke kun borgeren, der får sit brev hurtigere, når det sendes digitalt. Tit får Varde Kommune også hurtigere respons fra borgeren end i dagene, hvor alle breve skulle med postmanden. Dorthe Vogt Houmøller forklarer:

– I pladsanvisningen sender vi ofte breve til forældre, hvor vi tilbyder deres børn en plads i en dagpleje, vuggestue eller børnehave. Forældrene skal svare tilbage til os, om de ønsker pladsen.

– Når vi sender breve digitalt, kommer de frem med det samme. I dag oplever vi, at forældrene svarer tilbage, nærmest inden vi når at lukke dokumentet. Så kommunikationen er helt klart blevet nemmere og mere effektiv. 

Fakta

Den 1. november 2014 bliver det obligatorisk for alle borgere over 15 år at være tilmeldt digital post fra offentlige myndigheder enten via borger.dk eller e-Boks.

Varde Kommune har holdt kurser og konkurrencer, informeret og meget mere for at hjælpe borgerne med at blive tilmeldt digital post.

Mange borgere i Varde Kommune har allerede nu tilmeldt sig, men den 1. november 2014 sker det helt automatisk, hvis man endnu ikke har tilmeldt sig eller er blevet fritaget via en ansøgning til borgerservice.

Doc2mail giver ansatte i Varde Kommune muligheden for at spare på print, porto og papir. Langt de fleste borgere er klare til at modtage posten digitalt – og forventer også, at Varde Kommune sender posten digitalt frem for til postkassen ude ved vejen.

Som ansat i Varde Kommune kan du bruge løsningen Doc2mail, som selv finder ud af, om borgeren skal have brevet digitalt eller via fjernprint hos KMD.

Du skal blot kende borgerens personnummer og sende brevet hertil via Doc2mail. Når du klikker på udskriv i word, så vælger du blot Doc2mail fremfor en af printerne på din arbejdsplads.